Guia Rápido - Procedimentos para Solicitação de Compras de Materiais - Almoxarifado
1º Passo: O funcionário do almoxarifado deve cadastrar a requisição de compras para que o setor de compras proceda à aquisição dos materiais (tela 8.7.1.2.2 Requisição de Compra); deve-se clicar no botão “Enviar E-mail”, com isso a requisição ficará com a situação “Fechado” e o Gestor Almoxarifado deverá autorizá-la;
2º Passo: O Gestor Almoxarifado logo após o Responsável Compras deverão autorizar a requisição (tela 8.7.2.1 – Aprovação em Lote para Requisições de Material/Compras ou 8.7.1.2.2 Requisição de Compra),
com isso, esta ficará com a situação “Autorizada” devendo ser marcado pelo Responsável Compras o campo “Licit.”, para que o processo seja cadastrado no módulo de contratos;
3º Passo: O funcionário do setor de compras irá visualizar a requisição clicando no botão “Visualizar” (tela 8.7.1.2.2 Requisição de Compra), e deverá abrir o processo no módulo protocolo (tela 7.1.1 – Protocolo) para iniciar a fase de contratação. Uma vez concluída a compra, encaminhar o processo ao funcionário responsável pelo acompanhamento dos Contratos para cadastrá-lo no SGI;
4º Passo: Ao receber o processo, o funcionário responsável pelo Contrato deverá cadastrá-lo no SGI (tela 8.9.1.1.3 – Contratos), caracterizando-o como “Contrato de: ALMOXARIFADO”. Este cadastramento
deverá ser realizado obrigatoriamente com seus respectivos itens, conforme consta na requisição de compra, visualizada no 2º passo. Importante salientar que o contrato deve estar com a situação “Ativo” ou
“Aditado”. Após a conclusão do cadastramento do Contrato, o funcionário responsável pelos contratos deverá informar ao almoxarifado para que este proceda com uma nova requisição de compra (solicitação de
empenho) a qual será autorizada pelo Responsável Financeiro e não passará pelo Responsável Compras;
Após o preenchimento dos itens do contrato, automaticamente a requisição em questão ficará com a situação “Com Contrato”.
5º Passo: O funcionário do setor de almoxarifado deverá cadastrar uma requisição de compra (tela 8.7.1.2.2 Requisição de Compra) informando no campo “ Processo” o nº do processo ao qual está vinculado o Contrato digitado no 4° passo;
6º Passo: Os responsáveis pela autorização da requisição de compra para solicitação de empenho, primeiramente o Gestor Almoxarifado logo após o Responsável Financeiro deverão autorizá-la (tela 8.7.2.1
– Aprovação em Lote para Requisições de Material/Compras ou 8.7.1.2.2 Requisição de Compras);
7° Passo: Após a requisição totalmente autorizada, o funcionário do setor financeiro (responsável por realizar o empenho) deverá visualizar as requisições a serem empenhadas através do relatório da tela 8.7.3.16 – Req. de Compra Autorizada pelo Dir. Financeiro, informando o período inicial e final das requisições a serem empenhadas (este intervalo é referente à data de autorização do Responsável
Financeiro);
Número do memorando que foi gerado e atualizado automaticamente na requisição de compra:
8° Passo: Após efetiva realização do empenho (SIASG/SIAFI ou no sistema utilizado pelo órgão para gerar as notas de empenhos) o funcionário do financeiro deverá cadastrar a nota de empenho (tela 8.7.1.2.3 – Nota de Empenho), selecionando a requisição e cada material empenhado informando o CNPJ do fornecedor, que deverá ser o mesmo vinculado no 4° passo, no cadastro dos itens do contrato/processo para o item em questão. Concluída a seleção do fornecedor para todos os materiais de uma requisição, deve-se clicar no botão “Gerar Empenho”;
'9° Passo:'Texto em negrito Concluído o passo anterior, acessar a tela 8.7.2.4 - Previsão de Entrega do Fornecedor, selecionar o empenho gerado, que aparecerá no campo “Nº Empenho” com o valor Zero (ou consultar o empenho gerado na tela 8.7.1.2.4 - Nota Fiscal de Entrada), clicar duas vezes no campo em amarelo “Nº Empenho”, e ao ser direcionado para a tela 8.7.1.2.4 – Nota Fiscal de Entrada, deverá preencher os dados do empenho;
10° Passo: Após a realização de todos os passos anteriores, o funcionário do almoxarifado quando receber o material deverá cadastrar a nota fiscal de entrada deste, correspondente ao empenho gerado anteriormente na tela 8.7.1.2.4 – Nota Fiscal de Entrada, com isso, o movimento de estoque do material será atualizado e este poderá ser solicitado ao almoxarifado (tela 8.7.1.2.1 Requisição de Material).
