Solicitação de Suprimentos

Introdução

Nesta tela, são cadastrados as Solicitações de Suprimento de Fundos.
O cadastro de Suprimento de Fundos possui três fases distintas:

• Cadastramento da solicitação do Suprimento de Fundos;
• Autorizações da solicitação pelos: Financeiro, responsável pela Concessão e o Ordenador de Despesas;
• Cadastramento das informações referentes ao empenho.

Regras

• Toda a aplicação está baseada em permissões validadas pelas senhas de acesso ao Banco de Dados.
• Teste referente às férias do Suprido.
• O sistema permite que o Suprido possua no máximo quatro solicitações com situação "Fechado", "Autorizado" ou "Liberado" simultaneamente.
• O sistema permite que o Suprido possua no máximo quatro grupos de despesas com situação "Fechado", "Autorizado" ou "Liberado" simultaneamente.
• Não poderão ser alterados os campos da Solicitação de Suprimento de Fundos (SP2010) depois que a situação for alterada para "Fechado/Autorizado".
• Se os três autorizadores já tiverem assinado a solicitação de Suprimento de Fundos, esta não poderá ser cancelada, ou seja, o sistema não permite que o Financeiro altere a situação para ‘Cancelado’.

Aba "Solicitação"

Imagem 1

Campos:

• Número e Ano da Solicitação;
• Situação: indica em que fase se encontra o suprimento, podem ser: Aberto, Fechado, Autorizado, Liberado e Cancelado;

1. Após o preenchimento de todos os campos, ao gravar <F10> será gerado a situação ‘Aberto’.
2. Quando o solicitante clicar no botão ‘Enviar E-Mail’, a situação será alterada para ‘fechado’ e será gerado um envio de protocolo do processo correspondente, com setor origem e centro de custos da regional. A situação "Fechado" sinaliza que o solicitante já finalizou toda a digitação da solicitação de Suprimento de Fundos.
3. Situação ‘Cancelado’. O responsável pelo Financeiro é o único que pode cancelar uma solicitação de Suprimento de Fundos, se a situação ‘Cancelado’ for selecionado, aparecerá uma janela com o campo Observação a ser digitado com a finalidade de expor os motivos pelos quais o Setor Financeiro está cancelando a solicitação, nesse caso o sistema envia automaticamente uma mensagem para o Suprido, avisando que a solicitação foi cancelada.

Imagem 2

  Demais situações permitidas no módulo de Suprimento de Fundos: Prest. Contas, Pendente, Comprovado, Em Análise, Em Retificação e Aprovado. Estas estão explicadas na Prestação de Contas de Suprimento.

• Suprido: nome do funcionário que receberá limite de crédito e/ ou saque para suprir futuras despesas. Após a sua escolha, pode ser utilizado o botão [ Histórico ] a direita do suprido, para visualizar um resumo dos seus últimos suprimentos, com os totais utilizados e a média por grupo de despesa;
• Número do Processo: gerado automaticamente pelo SGI;
• Especial: caixa de Seleção utilizado pelo responsável Financeiro, que ao marcar, sinalizará que o suprimento de fundos solicitado é especial, ou seja, onde o valor máximo para a nota fiscal é superior ao estipulado para as demais solicitações, sendo que o valor desta nota não poderá ultrapassar o valor limite solicitado pelo suprido.
• Finalidade: motivo pelo qual o Suprimento de Fundos está sendo solicitado;
• Prazo de Aplicação: tempo que o suprido dispõe para utilização dos recursos;
• Prazo para Prestação de Contas: tempo que o suprido dispõe para prestar contas das despesas realizadas;
• Responsáveis pela Autorização: Financeiro; Concessão e Ordenador de Despesa. Ao lado direito, a data da autorização, e a caixa de seleção, que quando preenchida, indica que foi autorizada pelo responsável em questão;
• Botão [ Enviar E-Mail ]: quando utilizado, envia e-mail para o próximo autorizador, avisando-o que existe uma Solicitação de Suprimento de Fundos para Autorizar;
• Botão [ Visualizar ]: gera um PDF com a Solicitação do Suprimento de Fundos, permitindo a sua impressão.
• Campo DICA: indica em que fase, e o que deve ser feito para o processo de suprimento passar para a fase seguinte.

Aba "Despesas"

Imagem 3

• Quadro "Valores Limites" - Cadastro dos limites disponíveis por Grupo de Despesa, deve ser selecionado o grupo de despesa (Material, Passagem, Serviço, ou Outros, dependendo do estado), e o valor máximo para o Grupo de Despesa que o suprido poderá gastar na vigência do suprimento de fundos.
• Quadro "Valores Concedidos" - deve ser informado os valores de Crédito e/ou Saque por grupo de despesa, lembrando que a soma de Credito + Saque, deve ser igual ao valor limite do Grupo de Despesa.
• Quadro "Empenho" - deve ser preenchido com as informações dos empenhos pelo financeiro, após a autorização do Ordenador de Despesas.

  - Número do Empenho;
  - Data do Empenho;
  - Data da Liberação;
  - Número da Ordem Bancária ou Ordem de Pagamento;

Lembrando que os Empenhos são por Grupo de Despesas, ou seja, para cada grupo, um empenho.
Após o cadastramento dos Empenhos, o sistema gera os prazos de aplicação e prestação de contas, a partir da data de liberação do empenho, nesse momento, libera o suprimento para digitação da prestação de contas. Para os estados que não utilizam o SIAFI, o sistema gera os Lançamentos de Despesas do Plano de Aplicação.

Botão "Visualizar"

Imagem 4

Resumo

1. Solicitante digita as informações, e envia E-mail para o Financeiro o Status passa para FECHADO.
2. O Financeiro autoriza e Envia E-mail para o Concessão.
3. O Concessão autoriza e Envia E-mail para o Ordenador.
4. O Ordenador autoriza e Envia E-mail para o Aproc. Financeiro, nesse momento o Status passa para AUTORIZADO.
5. O Financeiro recebe o E-mail que a Solicitação foi Aprovada, Na Solicitação ele informa o número do Empenho, Ordem Bancária, Data da Liberação. Ao salvar o Status passa para LIBERADO e o Solicitante recebe um E-mail de Aviso.

Voltar para 8.6 - Suprimentos de Fundos