8.12.1.2.1 Requisição de Compras (GC2010)

Cadastro Requisição de Compras

Processos

Introdução O Módulo de Compras foi desenvolvido dentro de um sistema de informações gerenciais, da mesma forma que ocorre com outros módulos, com o objetivo de melhorar a velocidade da transação, o controle das informações, o tratamento de dados, o estabelecimento de indicadores, a redução de custos, a transparência e, ao final, um ganho para os usuários e para a sociedade brasileira.

Objetivos

• Permitir a solicitação de bens, materiais ou serviços necessários para as necessidades da organização;
• Facilitar fluxo das informações e das decisões das etapas do processo de compra;
• Padronizar, utilizando modelos pré-definidos de termos de referência;
• Otimizar o uso de documentação impressa;
• Aumentar a celeridade do processo;
• Melhorar o sincronismo entre os principais atores no processo de compra;
• Auxiliar no cumprimento das regras legais;
• Verificar as restrições de integridade no ato da requisição, evitando assim o retrabalho;
• Gerar relatórios gerenciais para auxiliar na tomada de decisões;

Descrição do Processo de Requisição de Compras

1. Cadastrar a Requisição de Compra, salvar e enviar e-mail;
2. Analise e autorização do Chefe do Setor;
3. Análise, sugestão de complemento (quando o caso) e autorização do Responsável de Compras;
4. Aprovação do Ordenador de Despesas;
5. Envio de e-mail para os fornecedores solicitando cotação de preços. Em anexo os PDFs da Requisição de Compra e do Termo de Referência;
6. Cadastramento da cotação de preços dos fornecedores;
7. Aprovação do Mapa de Apuração;
8. Enquadramento da despesa e declaração do Ordenador de adequação ao Artigo 16 da Lei Complementar 101/2000.

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Tela

Imagem 2

Requisição de Compras

- Requisição/Número: campo gerado automaticamente após o solicitante preencher todos os campos e salvar <F10>;

- Ano/Data e Hora : campo gerado automaticamente com o ano corrente, data e hora, após o solicitante preencher todos os campos e salvar <F10>;

- Situação: estágio em que se encontra a requisição;

. Aberto : 1º etapa, aguardando o preenchimento dos dados. Após o cadastramento da requisição de compra, itens e termo de referência, deve ser utilizado o botão <Enviar e-mail> para que o Requisitante seja informado que possui uma Requisição de Compra para autorizar. A situação passará automaticamente para “Fechado”. Essa situação sinaliza que o solicitante já finalizou a digitação da requisição;

. Fechado : 2º etapa, o Requisitante deve autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Requerido” e será encaminhado e-mail para o chefe do setor informando-o do cadastro da requisição;

. Requerido : - 3º etapa, o Chefe do Setor deve autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para .Autorizado e será encaminhado e-mail para o responsável de compras e para o gestor de compras, informando-os da autorização da requisição;

. Autorizado : - 4º etapa, o Responsável de Compras deve selecionar o Responsável pela Pesquisa de Preços e autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Em Análise” e será encaminhado e-mail para o ordenador de despesas informando-o da aprovação da requisição;

. Em Análise : - 5º etapa, o Ordenador de Despesas deve aprovar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Aprovado” e será encaminhado e-mail para o responsável de compras, gestor de compras e responsável pela pesquisa de preços informando-os da aprovação da requisição. Também serão anexados os PDF’s (gc3010 – Requisição, gc3015 – Termo de Referência e gc3050 – Anexo - Especificação dos Itens) na ABA Anexos ;

. Aprovado - 6º etapa, fase de pesquisa de preços, ABA Mapa de Apuração, aguardando o cadastramento dos fornecedores e seus orçamentos. Após o cadastro, deve ser utilizado o botão <Gerar Val. de Referência>, bem como selecionar o Responsável pela Aprovação do Mapa de Apuração, por fim clicar em <Enviar e-mail>. A situação passará automaticamente para “Mapa Gerado” e será encaminhado e-mail para o responsável pela aprovação do mapa de apuração informando-o da geração do valor de referência;

. Mapa Gerado - 7º etapa, ABA Mapa de Apuração, o Responsável pelo Mapa de Apuração deve aprovar o mapa. A situação passará automaticamente para “Mapa Aprovado” e será encaminhado e-mail para o responsável pelo enquadramento da despesa informando-o da geração do mapa de apuração. Também será anexado o PDF (gc3030 – Mapa de Apuração – Pesquisa de Preços) na ABA Anexos;

. Mapa Aprovado - 8º etapa, ABA Enquadramento, o Responsável pelo Enquadramento da Despesa deve informar os dados do enquadramento e assinar. A situação passará automaticamente para “Enq. Gerado” e será encaminhado e-mail para o responsável administrativo financeiro informando-o da despesa para autorizar;

. Enq. Gerado - 9º etapa, ABA Enquadramento, o Responsável Administrativo Financeiro deve verificar se o valor estimado da despesa está previsto na dotação orçamentária e assinar o enquadramento. A situação passará automaticamente para “Desp. Em Análise” e será encaminhado e-mail para o ordenador de despesas informando-o da despesa para aprovar;

. Desp. Em Análise - 10º etapa, ABA Enquadramento, o Ordenador de Despesas deve aprovar a despesa. A situação passará automaticamente para “Desp. Aprovada” e será encaminhado e-mail para o responsável pela aprovação do mapa de apuração, gestor de compras, responsável pelo enquadramento da despesa e responsável pelo processo licitatório, informando-os da aprovação da despesa. Também será anexado o PDF (gc3040 – Enquadramento da Despesa), e, nos casos em que a Modalidade de contratação não for do tipo Pregão Eletrônico ou Pregão Presencial, também será anexado o PDF (gc3015 – Projeto Básico) na ABA Anexos;

. Desp. Aprovada – aguardando etapas do Processo Licitatório, tela 8.12.1.2.2 Processo Licitatório (GC2050), onde serão preenchidos os dados referente ao edital/licitação;

. Req. Atendida – encerrado o processo de compra;

. Cancelado ' – quando não for optado por dar continuidade ao processo. Deverá ser preenchido o campo descritivo CANCELAMENTO explicando o porquê do cancelamento da requisição;

. Suspenso – quando por algum motivo o certame parar, o requisitante ou gestor de compras pode optar por suspender a Requisição por tempo indeterminado, até que o impasse se resolva e possa dar continuidade com o processo de compra;

Observação 1:  na tela da Requisição de Compra, a assinatura do responsável pela etapa pode ser feita através da caixa de seleção, ao lado do seu nome, ou pela tela  8.12.1.2.3 Autorizações em Lote (GC2060).

 Observação 2: os e-mails disparados automaticamente após assinatura das etapas para os próximos assinantes ou interessados pelo andamento da Requisição de Compra, só serão enviados se forem atores diferentes.

 Observação 3: em todas as etapas o sistema gera um registro de LOG, na ABA Acompanhamento com o usuário responsável pela ação, data e uma observação referente a ação efetuada.

- Setor : setor do requisitante;

- Botão de Setores : lista de Setores (LOV);

- Processo : número do NUP / Processo Administrativo;

- Botão de Processos : lista de Processos Administrativos (LOV);

- Requisitante : responsável pela requisição;

- Botão de Requisitantes : lista de Requisitantes (LOV), mostra os requisitantes do setor selecionado, cadastrados na tela 8.12.1.3.1 Autorizações (GS2420), tipo 39.

- OK do Requisitante : quando marcado, indica que foi assinado pelo requisitante;

- Data da Autorização : data e hora em que o requisitante assinou;

- Tipo : tipo de relacionamento com o setor de contratos (Almoxarifado, Veículos, Materiais/Serviços Diversos ou Terceirização);

- Objeto : objeto da requisição de compra;

- Justificativa : texto explicativo com a necessidade da compra;

- Plano Interno : número do plano interno;

- Botão de Planos Internos : lista dos Planos Internos (LOV);

- Nº Fonte : número da fonte de recursos;

- Botão de Fontes : lista de Fontes de Recursos (LOV);

- Observação : campo liberado para informações adicionais, que não fazem parte da requisição e Termo de Referência, apenas servindo de comunicação entre atores do processo;

- Cancelamento : justificativa com o porquê do cancelamento da requisição de compra;

- Chefe do Setor responsável pelo setor requisitante;

- Botão de Chefes de Setor lista de chefes de setor (LOV), mostra os autorizadores do setor selecionado, cadastrados na tela 8.12.1.3.1 Autorizações (GS2420), tipo 4.

-OK do Chefe do Setor quando marcado, indica que foi autorizado pelo chefe do setor;

-Data da Autorização data e hora em que o chefe do setor autorizou a requisição de compra;

-Resp. Pesquisa de Preços funcionário do setor de compras responsável pela fase de pesquisa de preços;

-Responsável de Compras responsável de compras que irá dar continuidade ao processo de compra;

-OK do Responsável de Compras quando marcado, indica que foi autorizado pelo Responsável de Compras;

-Data da Autorização data e hora em que o responsável de compras autorizou a requisição de compra;

-Ordenador de Despesas responsável ordenador de despesas, que irá autorizar a utilização de recursos para a compra;

-OK do Ordenador quando marcado, indica que foi aprovado pelo ordenador de despesas;

-Data da Aprovação data e hora em que o ordenador aprovou a compra;

-Enviar E-mail indica o encerramento de uma etapa da requisição, e comunica via e-mail o autorizador em questão (Requisitante / Chefe do Setor / Responsável de Compras / Ordenador de Despesas) que possui uma requisição de compra para analisar e autorizar;

-Botão Autorizar: autoriza/assina a etapa da requisição, e comunica via e-mail o próximo autorizador que possui uma requisição de compra para analisar e autorizar;

-Botão Não Autorizar: não autoriza a etapa da requisição, retornando-a para situação Fechado, utilizando o campo Justificativa para comunicação via e-mail com o requisitante;

-Botão Retornar p/ o Requisitante: utilizado por usuários com perfil de Gestor de Compras ou Responsável Setor de Compras, para retornar uma Requisição de Compra para o Requisitante, situação Fechado, mas somente para requisições que estejam com situação (Requerido, Autorizado, Em Análise, Aprovado, Mapa gerado, Mapa Aprovado, Enq. Gerado, Desp. Em Análise ou Desp. Aprovada);

-Botão Retornar p/ Enquadramento: utilizado por usuários com perfil de Gestor de Compras ou Responsável Setor de Compras, para retornar uma Requisição de Compra para o Responsável pelo Enquadramento da Despesa, situação Mapa Aprovado, mas somente para requisições que estejam com situação (Desp. Em Análise ou Desp. Aprovada);

- Botão Suspender : habilitado para o Requisitante ou Resp. Compras/Gestor do módulo. Quando utilizado suspende a requisição, congelando o prazo da etapa que está em andamento até a data da suspensão. O sistema envia e-mail para o Requisitante/Gestor com informações da Suspensão da Requisição de Compras;

Obs: Somente requisições que não possuam processo licitatório em andamento e que não estejam com situação Req. Atendida ou Cancelado podem ser suspensas.

- Botão Cancelar Suspensão :habilitado para o Requisitante ou Resp. Compras/Gestor do módulo, e para requisições que estiverem com a situação Suspenso. Quando utilizado cancela a suspensão da requisição, retornando a contagem para termino da etapa que está em andamento a partir da data do cancelamento da suspensão. O sistema envia e-mail para o Requisitante/Gestor com informações do cancelamento da Suspensão da Requisição de Compras;

- Botão Visualizar c/ Chancela : abre a Requisição de Compra e o Termo de Referência em formato PDF com chancela eletrônica;

- Botão Visualizar s/ Chancela : abre a Requisição de Compra e o Termo de Referência em formato PDF sem chancela eletrônica;

- Botão Anexo - Itens : abre o formulário Anexo – Especificações dos Itens em formato PDF;

Regras de Negócios O usuário solicitante, geralmente o secretário do setor, preenche os dados da requisição, conforme mostrado na Imagem 2, de acordo com o que lhe foi solicitado pelo requisitante. O solicitante pode cadastrar requisições de compras para vários setores, basta informar o setor, o requisitante, o chefe do setor, os itens e suas especificações técnicas, com possibilidade de preencher um modelo de termo de referência.
Após o cadastramento da requisição, o solicitante deve utilizar o botão < ENVIAR E-MAIL > para que o requisitante (quando não for o próprio) seja informado. A situação passará para “FECHADO” e será gerado um lançamento (LOG) na ABA Acompanhamento contendo a DATA e uma OBSERVAÇÃO referente ao encerramento da primeira etapa. Após análise do requisitante, caso tenha que realizar alguma correção, RETIFICA a mesma ou informa sobre necessidades de ajustes. Caso esteja de acordo, o requisitante envia e-mail para o chefe do setor autorizar a requisição.

O requisitante, ao receber aviso em seu e-mail institucional, e não sendo ele o próprio solicitante da requisição no sistema, em havendo discordância da requisição preenchida, deve informar ao gestor de compras e/ou chefia do solicitante e/ou até os superiores, de modo a corrigir e/ou alterar seu nome enquanto requisitante. Do contrário, em aceitando a requisição e enviando ao chefe do setor, estará demonstrando ciência e concordância aos termos da requisição realizado pelo solicitante.

Enquanto a situação da requisição estiver “ABERTO” o sistema permitirá ajustes por parte do solicitante, requisitante ou responsável de compras. Nas demais situações “AUTORIZADO”, “EM ANÁLISE” e “APROVADO”, somente o campo OBSERVAÇÃO poderá ser alterado, ou se o usuário logado for o Autorizador da etapa em questão, nesse caso, poderá fazer alguns ajustes.

Itens

Item número sequencial do item. Pode ser inicializado por LOTE;

Nos casos de Requisição de Compras do tipo Terceirização, é possível detalhar os perfis/postos de trabalho de cada item de Serviço cadastrado, através do botão de acesso a tela de Detalhamento do Item, Imagem 4, entre os campos Quantidade e Número Parcelas (SRP) da ABA Itens da Requisição de Compra.
Quando o responsável de compras finalizar o processo de compra, na tela do Processo Licitatório, o sistema gera o contrato e insere o detalhamento junto aos itens do Contrato.

Imagem 4

</div>

- Lote: número do lote, caso a requisição permita cadastrar lotes (itens agrupados);

- Código : código do item do cadastro de Materiais/Serviços do INMETRO;

- Botão de Itens : lista de Materiais/Serviços do INMETRO (LOV), cadastrados na tela 8.12.1.1.1 Materiais e Serviços (CN2120);

- Unid.: unidade de medida (um, cx, pç, etc);

- SIASG número da categoria do Siasg, sistema onde são realizadas as operações das compras governamentais dos órgãos integrantes do Sisg; - Elemento Despesa elemento de despesa a partir do plano de contas;

- Qtde quantidade do item;

- Botão Detalhamento utilizado para o detalhamento de itens de Serviço de Requisições de Compra do tipo Terceirização.

- Número Parcelas (SRP)

-Qtde Mínima (SRP)

- Especificação especificação técnica do item;

- Especificação Geral dos Itens: especificação técnica geral que pode atender a todos os itens ou grande parte deles;


O cadastro dos itens é composto por itens cadastrados no cadastro de Materiais/Serviços do INMETRO.


O sistema permite ao solicitante informar somente as especificações técnicas do item.


Nos itens que não forem informados o item do cadastro de materiais e serviços do INMETRO, o responsável de compras deverá cadastrá-los e vinculá-los aos itens da requisição. Mas este cadastro e vinculação deve ocorrer antes da requisição ser confirmada pelo requisitante ou encaminhada ao chefe de setor. Isto é, após qualquer aprovação, o Setor de Compras não mais terá a condição de acrescentar os itens, devendo desmarcar a requisição retornando ao requisitante. É possível informar uma especificação técnica geral para os itens, ou seja, que atenda a todos ou quase todos os itens e, neste sentido, utiliza-se o último campo da tela.

Visualização do Formulário GC3050 (ANEXO – ESPECIFICAÇÃO DOS ITENS)

Imagem 5

Acompanhamento

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