8.11.1.2.7 Trâmites (PT2130)

Trâmites

Processos

Feito por todos os setores/regionais, na tela 8.11.1.2.7 – Trâmite (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Trâmite).
Trata-se de formulários distintos para controle e movimentação de bens. Para toda movimentação patrimonial física deve ser feita um trâmite, o qual deve ser impresso para acompanhar o bem. As transferências internas servem para transferir a responsabilidade, já os trâmites registram a movimentação do bem de cada setor.
Existem vários tipos de trâmites: Serviços Externos, Outros Estados, Movimentação Eventual, Movimentação Definitiva e Portabilidade. Cada setor é responsável em gerenciar esses trâmites, sendo que o gestor do patrimônio deverá dar ciência no sistema apenas em dois trâmites: Outros estados e portabilidade.

TRÂMITE DE SERVIÇO EXTERNO

Esse trâmite é utilizado para quando um chefe de setor/regional enviar um bem para serviços feitos fora do órgão, como por exemplo, para a assistência técnica, manutenção e etc e que ele irá retornar.

• Data Prev. Retorno: preencher com a data prevista de retorno (campo obrigatório).
  
• Solicitante: Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando.
  
• Setor: irá ser preenchido automaticamente com o setor do solicitante
  
• Setor Origem: irá ser preenchido automaticamente.
  
• Finalidade e Observação: Inserir maior informação possível sobre esse trâmite.
  
• CNPJ: inserir o CNPJ da empresa para onde o bem está indo. Esse já deve estar previamente cadastrado no cadastro de proprietários.
  
• Número Patrimonial, Descrição e Valor: listar o(s) patrimônios(s) que está(ão) sendo enviado(s), com a sua respectiva descrição e o seu valor atual. Obs.: só é possível inserir os números patrimoniais pertencentes ao setor do solicitante.
  
• Conservação: será informado um dos tipos de conservação do bem:
  
  • Bom - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo - aquisição;
    
  • Regular - utiliza-se esta especificação no bem antigo, ainda em utilização;
    
  • inservível - utiliza-se esta especificação para bens que não possam ser recuperados e reutilizados;
    
  • antieconômico - utiliza-se esta especificação no bem que o valor a ser dispendido para sua recuperação, for superior a 51% do seu valor de aquisição;
    
  • irrecuperável - utiliza-se esta especificação no bem que não cabe recuperação;
    
  • obsoleto/ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom estado de conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;
    
  • fora de uso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em estado obsoleto/ocioso
    
• Valor: será o valor atual do patrimônio
  
• Botão ao lado do valor : permite que sejam associadas observações aos patrimônios, através da tela de Histórico de Observações. * Chefe Setor Origem: autorização do chefe do setor origem responsável pelos patrimônios;
  
• Botão “Visualizar”: para impressão desse documento para acompanhar a saída do bem. Esse relatório deve ser apresentado na portaria do IPEM:
  

TRÂMITE DE OUTROS ESTADOS

Esse trâmite é utilizado para quando o setor deseja informar ao setor de Patrimônio que um bem será enviado a outro estado. Além do trâmite, há outros procedimentos que deverão ser feitos pelo setor de patrimônio.

• Solicitante: Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando.
  
• Setor: irá ser preenchido automaticamente com o setor do solicitante
  
• Órgão Origem: Deve-se escolher quem envia o bem: IPEM´s ou Inmetro.
  
• Órgão Destino: Deve-se escolher o destino do bem: IPEM´s ou Inmetro.
  
• Finalidade e Observação: Inserir maior informação possível sobre esse trâmite.
  
• CNPJ: inserir o CNPJ da empresa para onde o bem está indo. Esse já deve estar previamente cadastrado no cadastro de proprietários.
  
• Aos cuidados de: É importante esse preenchimento. Normalmente se destina ao setor de patrimônio.
  
• Número Patrimonial, Descrição e Valor: listar o(s) equipamento(s) que está(ão) sendo enviado(s). Obs.: só é possível inserir os números patrimoniais pertencentes ao setor do solicitante.
  
• Conservação: será informado um dos tipos de conservação do bem:
  
  • Bom - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo - aquisição;
    
  • Regular - utiliza-se esta especificação no bem antigo, ainda em utilização;
    
  • inservível - utiliza-se esta especificação para bens que não possam ser recuperados e reutilizados;
    
  • antieconômico - utiliza-se esta especificação no bem que o valor a ser dispendido para sua recuperação, for superior a 51% do seu valor de aquisição;
    
  • irrecuperável - utiliza-se esta especificação no bem que não cabe recuperação
    
  • obsoleto/ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom estado de conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;
    
  • fora de uso = obsoleto/ocioso
    
• Valor: será o valor atual do patrimônio
  
• Botão ao lado do valor : permite que sejam associadas observações aos patrimônios, através da tela de Histórico de Observações. * Chefe Setor Origem: autorização do chefe do setor origem responsável pelos patrimônios;
  
• Autorizações: O chefe do setor e o gestor do patrimônio assinam esse trâmite.
  
• É necessário clicar no botão “enviar e-mail” após cada assinatura.
  
• Assim que o gestor do patrimônio der ciência a essa transferência, é necessário alguns outros procedimentos feito por ele:
  
• Clicar no botão “Gerar Termo”, que é um atalho para a tela: 8.11.1.2.8 – Transferência Outros Estados.
  
• É necessário clicar no botão “Visualizar” para impressão do trâmite que irá acompanhar a saída do bem. Esse relatório deve ser apresentado na portaria do IPEM:
  

TRÂMITE DE MOVIMENTAÇÃO EVENTUAL

Esse trâmite será utilizado para quando um bem patrimonial de pequeno porte sair do IPEM por no máximo 30 (trinta) dias e que terá uma data de retorno.

• Situação 1: O funcionário do setor responsável precisa levar um bem para algum serviço fora da instituição.
  
• Situação 2: Uma regional envia um bem para outro setor, por um período de tempo, e ele irá retornar.
  

• Data Prev. Retorno: é obrigatório o preenchimento dessa data.
  
• Solicitante: Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando.
  
• Setor: irá ser preenchido automaticamente com o setor do solicitante
  
• Setor de Origem: Preencher com o setor que está enviando o bem.
  
• Setor de Destino: setor que irá utilizar o bem
  
• Finalidade e Observação: Inserir maior informação possível sobre esse trâmite.
  
• Funcionário: funcionário do setor destino que irá utilizar o bem
  
• Número Patrimonial, Descrição e Valor: listar o(s) equipamento(s) que está(ão) sendo enviado(s). Obs.: só é possível inserir os números patrimoniais pertencentes ao setor do solicitante.
  
• Conservação: será informado um dos tipos de conservação do bem:
  
  • Bom - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo - aquisição;
    
  • Regular - utiliza-se esta especificação no bem antigo, ainda em utilização;
    
  • inservível - utiliza-se esta especificação para bens que não possam ser recuperados e reutilizados;
    
  • antieconômico - utiliza-se esta especificação no bem que o valor a ser dispendido para sua recuperação, for superior a 51% do seu valor de aquisição;
    
  • irrecuperável - utiliza-se esta especificação no bem que não cabe recuperação;
    
  • obsoleto/ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom estado de conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;
    
  • fora de uso = obsoleto/ocioso
    
• Valor: será o valor atual do patrimônio
  
• Botão ao lado do valor : permite que sejam associadas observações aos patrimônios, através da tela de Histórico de Observações. * Chefe Setor Origem: autorização do chefe do setor origem responsável pelos patrimônios;
  
• É necessário o aceite do chefe do setor de origem e do Funcionário e do chefe do setor destino, caso o bem esteja indo para algum setor.
  
• Entre cada aceite, é necessário clicar no botão “Enviar E-mail”.
  
• Visualizar e Imprimir o trâmite clicando no botão “Visualizar” em duas vias.
  
• Deve-se deixar uma via desse documento na Portaria e portar da segunda via, junto com o equipamento.
  
• Botão “Transferência Interna”: estará disponível apenas para os trâmites que estiverem com a situação “autorizado” e que não tiverem nenhuma informação no campo “Data Retorno”. Acessível apenas aos funcionários com o perfil 4-Chefe do setor destino do trâmite, sendo que ao ser clicado, irá perguntar se confirma a transferência de TODOS os bens do trâmite do setor origem para o setor destino. Caso afirmativo:
  
  • irá finalizar com a data/hora o campo “Data Retorno” do trâmite
    
  • Irá criar uma transferência interna já autorizada pelos chefes origem e destino, transferindo TODOS os bens para o setor destino (não permitirá transferir apenas alguns bens do trâmite, sempre será todos).
    
  • Irá finalizar a responsabilidade dos usuários dos bens no setor origem
    
  • Irá atualizar a responsabilidade dos bens com o setor destino e finalizar no setor origem
    
  • Irá atualizar o trâmite com o nro da transferência interna criada Obs.: nesse momento, os bens passarão a ser de responsabilidade do setor destino.
    
• Transferência interna: é o nro da transferência criada através do botão “transferência interna”. Duplo-click nesse campo permitirá consultar a transferência interna.
  

Obs.: Esse tipo de documento serve como autorização que pode ser solicitada em aeroportos, por exemplo.
Quando houver o retorno desse bem, é obrigatório, por parte do setor, informar a data de retorno na tela 8.11.1.2.12 – Trâmite Pendente de Retorno.

TRÂMITE DE MOVIMENTAÇÃO DEFINITIVA

Esse trâmite será utilizado para acompanhar uma transferência interna e será utilizado quando o bem irá ficar por DEFINITIVO em outro setor ou regional. Ele é gerado automaticamente na tela da transferência interna (8.11.1.2.5).

• Data Retorno: será preenchida automaticamente quando foi informada a data real de retorno do bem (isso é realizado pelo usuário na tela 8.11.1.2.12 Trâmite Pendente de Retorno.
• Solicitante: Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando.
• Setor: irá ser preenchido automaticamente com o setor do solicitante
• Setor de Origem: Preencher com o setor que está enviando o bem.
• Setor de Destino: setor que irá utilizar o bem
• Finalidade e Observação: Inserir maior informação possível sobre esse trâmite.
• Transferência interna: é o número da transferência interna (que também pode ser criada através do botão “transferência interna”). Duplo-click nesse campo permitirá consultar a transferência interna.
• Número Patrimonial, Descrição e Valor: listar o(s) equipamento(s) que está(ão) sendo enviado(s). Obs.: só é possível inserir os números patrimoniais pertencentes ao setor do solicitante.
• Conservação: será informado um dos tipos de conservação do bem:
  • Bom - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo - aquisição;
  • Regular - utiliza-se esta especificação no bem antigo, ainda em utilização;
  • inservível - utiliza-se esta especificação para bens que não possam ser recuperados e reutilizados;
  • antieconômico - utiliza-se esta especificação no bem que o valor a ser dispendido para sua recuperação, for superior a 51% do seu valor de aquisição;
  • irrecuperável - utiliza-se esta especificação no bem que não cabe recuperação;
  • obsoleto/ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom estado de conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;
  • fora de uso = obsoleto/ocioso
• Valor: será o valor atual do patrimônio
• Botão ao lado do valor : permite que sejam associadas observações aos patrimônios, através da tela de Histórico de Observações. Esse tipo de trâmite não permite a informação de observação e caso necessário, entre em contato com o setor de patrimônio para que eles cadastrem.
• Autorizações: É necessário o aceite dos autorizadores. Entre cada aceite, é necessário clicar no botão “Enviar E-mail” para que o próximo saiba que já está disponível para que ele autorize.
• Botão “Visualizar”: apresenta a visualização do trâmite.

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TRÂMITE DE PORTABILIDADE

Esse trâmite será utilizado para registrar o uso contínuo de bens a funcionários. Exemplo: Coletor de Dado, Impressora Térmica, pesos, celulares e etc.

• Data Prev. Retorno: Já vem preenchido com a data de 31/12 de cada ano.
  
• Data Retorno: será preenchida automaticamente quando foi informada a data real de retorno do bem (isso é realizado pelo usuário na tela 8.11.1.2.12 Trâmite Pendente de Retorno.
  
• Solicitante: Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando.
  
• Setor: irá ser preenchido automaticamente com o setor do solicitante
  
• Setor de Origem: Preencher com o setor que está enviando o bem.
  
• Setor de Destino: setor que irá utilizar o bem
  
• Finalidade e Observação: Inserir maior informação possível sobre esse trâmite.
  
• Funcionário: funcionário do setor destino que irá utilizar o bem.
  
• Número Patrimonial, Descrição e Valor: listar o(s) equipamento(s) que está(ão) sendo enviado(s). Obs.: só é possível inserir os números patrimoniais pertencentes ao setor do solicitante.
  
• Conservação: será informado um dos tipos de conservação do bem:
  
  • Bom - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo - aquisição;
    
  • Regular - utiliza-se esta especificação no bem antigo, ainda em utilização;
    
  • inservível - utiliza-se esta especificação para bens que não possam ser recuperados e reutilizados;
    
  • antieconômico - utiliza-se esta especificação no bem que o valor a ser dispendido para sua recuperação, for superior a 51% do seu valor de aquisição;
    
  • irrecuperável - utiliza-se esta especificação no bem que não cabe recuperação;
    
  • obsoleto/ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom estado de conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;
    
  • fora de uso = obsoleto/ocioso
    
• Botão  : permite que sejam associadas observações aos patrimônios, através da tela de Histórico de Observações. Esse tipo de trâmite não permite a informação de observação e caso necessário, entre em contato com o setor de patrimônio para que eles cadastrem.
  
• Autorizações: É necessário o aceite dos autorizadores. Entre cada aceite, é necessário clicar no botão “Enviar E-mail” para que o próximo saiba que já está disponível para que ele autorize.
  
• O funcionário que portará o bem, caso não tenha login no SGI, deverá ter uma “senha secundária”. Isso permitirá que ele assine o trâmite sem necessidade de possuir um login no SGI, bastando apenas clicar no campo da autorização do funcionário, a partir de do sistema já logado no SGI, onde ele assinará tanto a transferência para usuário, quanto o trâmite de portabilidade.
  
• Obs.: a senha secundária inicial é fornecida pelo setor de informática.
  
  • Autorização do Funcionário: automaticamente coloca o mesmo como aceitando a utilização desses bens, assim como autoriza automaticamente o seu termo de responsabilidade para os bens aqui indicados.
    
  • Botão “Finalizar Vigência”: para todos os trâmites de portabilidade que já estiverem autorizados e que estejam vigentes ainda dentro do ano do exercício, será possível finalizar a portabilidade de um ou mais patrimônios dessa portabilidade. Para isso, basta marcar os bens que terão sua vigência finalizada e clicar no botão “Finalizar Vigência”. Nesse momento, os patrimônios marcados:
    
  • não terão mais validade nesse trâmite de portabilidade
    
  • ainda continuarão apresentando o funcionário como usuário do bem (caso não seja mais, finalize a utilização, ver tela “Usuário do Patrimônio”).
    

Obs.: o trâmite de portabilidade não aparecerá mais na tela de Trâmite Pendente quando: 1) não tiver mais nenhum patrimônio ainda vigente de portabilidade 2) já tiver encerrado o ano do exercício do trâmite.

• Botão “Renovar”: a vigência da portabilidade é o período do exercício fiscal (de 02/01 a 31/12 de cada ano), sendo renovado anualmente através do botão “renovar”. Ao clicar nesse botão, o sistema gera outra portabilidade para o ano corrente, e nesse momento, podem-se alterar os bens que irão ficar na responsabilidade do funcionário.
  
• Botão “Visualizar”: para impressão do trâmite que irá acompanhar a saída do bem.