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| Linha 1: |
Linha 1: |
| − | Cadastro Requisição de Compras
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| − | =Processos=
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| − | '''Introdução'''
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| − | O Módulo de Compras foi desenvolvido dentro de um sistema de informações gerenciais, da mesma forma que ocorre com outros módulos, com o objetivo de melhorar a velocidade da transação, o controle das informações, o tratamento de dados, o estabelecimento de indicadores, a redução de custos, a transparência e, ao final, um ganho para os usuários e para a sociedade brasileira.
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| − | <br>
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| − | <br>
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| − | === Objetivos ===
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| − | * Permitir a solicitação de bens, materiais ou serviços necessários para as necessidades da organização;
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| − | * Facilitar fluxo das informações e das decisões das etapas do processo de compra;
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| − | * Padronizar, utilizando modelos pré-definidos de termos de referência;
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| − | * Otimizar o uso de documentação impressa;
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| − | * Aumentar a celeridade do processo;
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| − | * Melhorar o sincronismo entre os principais atores no processo de compra;
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| − | * Auxiliar no cumprimento das regras legais;
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| − | * Verificar as restrições de integridade no ato da requisição, evitando assim o retrabalho;
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| − | * Gerar relatórios gerenciais para auxiliar na tomada de decisões;
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| − | <br>
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| − | === Descrição do Processo de Requisição de Compras ===
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| − | # Cadastrar a Requisição de Compra, salvar e enviar e-mail;
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| − | # Analise e autorização do Chefe do Setor;
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| − | # Análise, sugestão de complemento (quando o caso) e autorização do Responsável de Compras;
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| − | # Aprovação do Ordenador de Despesas;
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| − | # Envio de e-mail para os fornecedores solicitando cotação de preços. Em anexo os PDFs da Requisição de Compra e do Termo de Referência;
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| − | # Cadastramento da cotação de preços dos fornecedores;
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| − | # Aprovação do Mapa de Apuração;
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| − | # Enquadramento da despesa e declaração do Ordenador de adequação ao Artigo 16 da Lei Complementar 101/2000.<br>
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| − | === Detalhamento das Etapas da Requisição ===
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| − | Segue abaixo o detalhamento das principais etapas do processo de Requisição de Compras:
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| − | <br>
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| − | == Análise e Autorização do Chefe do Setor (2ª etapa) ==
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| − | O chefe do setor após analisar a requisição, deverá tomar uma das seguintes providências:
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| − | * '''Autorizar:''' somente se a situação estiver '''“FECHADO”'''. Após autorização a situação da requisição passa para '''“AUTORIZADO”''', o sistema envia e-mail para o responsável de compras autorizar com cópia para o gestor de compras, quando não for a mesma pessoa; após autorização o sistema permite alterações somente pelo chefe do setor que autorizou, ou pelo responsável de compras selecionado. Exceção para o campo '''OBSERVAÇÃO''' e '''ABA Histórico'''. O chefe do setor pode fazer alterações na requisição, até que o responsável de compras autorize. Quando autorizado o sistema gera um lançamento (LOG) na '''ABA Histórico''' contendo a DATA e uma OBSERVAÇÃO referente ao encerramento da segunda etapa.
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| − | * '''Não autorizar:''' o sistema exige uma explicação do que deve ser corrigido, utilizando o campo observação, passa a situação da requisição para '''“ABERTO”''', retornando a requisição para a primeira etapa, e envia e-mail para o solicitante/requisitante com a observação e a solicitação da correção. Gera um lançamento (LOG) na '''ABA Histórico''' com a DATA e a OBSERVAÇÃO.
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| − | * '''Cancelar:''' se optar por não dar continuidade ao processo, deve preencher o campo descritivo CANCELAMENTO com o motivo do cancelamento, nesse caso a situação passa para '''“CANCELADO”''' e um e-mail será enviado para o solicitante / requisitante, avisando-os do cancelamento. É gerado um lançamento (LOG) na '''ABA Histórico''' com DATA e uma OBSERVAÇÃO contendo a explicação do CANCELAMENTO. O sistema não permitirá mais alterações na requisição.
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| − | * '''Desautorizar''': permitido somente se a situação estiver como '''“AUTORIZADO”''' e os demais autorizadores ainda não tiverem autorizado. O chefe do setor pode fazer alterações na requisição, bem como desautorizar, nesse caso, a situação passa para '''“ABERTO”''', o '''SGI''' envia e-mail para o solicitante/requisitante com a observação avisando-os que a requisição foi desautorizada e retorna para a primeira etapa, além de gerar um lançamento (LOG) na '''ABA Histórico''' com DATA e uma OBSERVAÇÃO.
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| − | <br>
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| − | == Análise e autorização do Responsável de Compras (3º etapa) ==
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| − | O responsável de compras durante a análise, antes de qualquer autorização pelo requisitante e chefe do setor, pode completar os itens da requisição com o cadastro de materiais do INMETRO, informar o número do lote dos itens, bem como, preencher as referências da requisição (se houver necessidade, e assim o requisitante permitir). Essas correções devem ser feitas antes do requisitante autorizar a requisição. Após autorização do requisitante ou do chefe do setor, e de sua análise, deverá tomar uma das seguintes providências:
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| − | * '''Autorizar: '''somente se a situação estiver '''“AUTORIZADO”''', autorizado pelo chefe do setor. Após autorização, a situação da requisição passa para '''“EM ANÁLISE”''', e o sistema envia e-mail para o Ordenador de Despesas avisando-o que possui uma Requisição para autorizar. É gerado um lançamento (LOG) na '''ABA Histórico''' contendo a DATA e uma OBSERVAÇÃO referente ao encerramento da terceira etapa.
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| − | * '''Não autorizar:''' o sistema exige uma explicação do que deve ser corrigido, utilizando o campo observação, desautoriza a autorização do chefe do setor, passa a situação da requisição para '''“ABERTO”''', retornando-a para a primeira etapa. Envia e-mail para o chefe do setor/solicitante/requisitante com a observação e a solicitação da correção. É gerado um lançamento (LOG) na '''ABA Histórico''' com a DATA e a OBSERVAÇÃO.
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| − | * '''Cancelar:''' se optar por não dar continuidade ao processo, deve preencher o campo descritivo CANCELAMENTO com o motivo do cancelamento, nesse caso a situação passa para '''“CANCELADO”''' e um e-mail será enviado para o solicitante / requisitante / chefe do setor, avisando-os do cancelamento. É gerado um lançamento (LOG) na '''ABA Histórico''' com DATA e uma OBSERVAÇÃO contendo a explicação do CANCELAMENTO. O sistema não permitirá mais alterações na requisição.
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| − | * '''Desautorizar:''' permite somente se a situação estiver '''“EM ANÁLISE”''' sem a Aprovação do Ordenador de Despesas. O responsável de compras pode fazer alterações na requisição, bem como desautorizar, nesse caso, a situação passa para '''“DESAUTORIZADO”''', o SGI envia e-mail com a observação para o chefe do setor avisando-o que a requisição foi desautorizada e retorna para a segunda etapa, além de gerar um lançamento (LOG) na '''ABA Histórico''' com DATA e uma OBSERVAÇÃO.
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| − | <br>
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| − | == Análise e autorização do Ordenador de Despesas (4º etapa) ==
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| − | O Ordenador de Despesas, após autorização do responsável de compras, e de sua análise, deve tomar uma das seguintes providências:
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| − | * '''Autorizar:''' somente se a situação estiver '''“EM ANÁLISE”''', autorizado pelo chefe do setor e pelo responsável de compras. Após autorização, a situação da requisição passa para '''“APROVADO”''', e o sistema envia e-mail para o responsável de compras com cópia para o gestor de compras, quando não for a mesma pessoa, informando-os que a compra foi aprovada. É gerado um lançamento (LOG) na '''ABA Histórico''' contendo a DATA e uma OBSERVAÇÃO referente ao encerramento da quarta etapa.
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| − | * '''Não autorizar:''' o sistema exige uma explicação do que deve ser corrigido, utilizando o campo observação, desautoriza a autorização do responsável de compras, passa a situação da requisição para '''“AUTORIZADO”''', retornando a requisição para a terceira etapa, e envia e-mail para o responsável de compras com a observação e a solicitação da correção. É gerado um lançamento (LOG) na '''ABA Histórico''' com a DATA e a OBSERVAÇÃO.
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| − | * '''Cancelar:''' se optar por não dar continuidade ao processo, deve preencher o campo descritivo CANCELAMENTO com o motivo do cancelamento, nesse caso a situação passa para '''“CANCELADO”''' e um e-mail será enviado para o solicitante / requisitante / chefe do setor / responsável de compras, avisando-os do cancelamento. É gerado um lançamento (LOG) na '''ABA Histórico''' com DATA e uma OBSERVAÇÃO contendo a explicação do CANCELAMENTO. O sistema não permitirá mais alterações na requisição.
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| − | * '''Desautorizar:''' permitido somente se a situação estiver '''“APROVADO”'''. O Ordenador poderá alterar o campo OBSERVAÇÃO, ou cadastrar alguma informação na '''ABA HISTÓRICO.''' No caso de desautorizar, a situação passa para '''“EM ANÁLISE”''', o SGI envia e-mail com a observação para o responsável de compras avisando-o que a requisição foi desautorizada e retorna para a terceira etapa, além de gerar um lançamento (LOG) na '''ABA Histórico''' com DATA e uma OBSERVAÇÃO.
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| − | <br>
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| − |
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| − | == Critérios de Aceitação ==
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| − | A requisição deve ter todos os itens cadastrados com suas especificações técnicas, bem como ter o item do cadastro de materiais do INMETRO selecionado. Também deve possuir o '''[http://wiki.inmetro.rs.gov.br/index.php/Termo_de_Referência Termo de Referência]''' preenchido com os itens e subitens, além de ser autorizada pelo chefe do setor requisitante, responsável de compras e aprovado pelo Ordenador de Despesas.
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| − | <br>
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| − | <br>
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| − | == Cadastro de Fornecedores (5ª etapa) ==
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| − | <br>
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| − | <br>
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| − | == Envio de e-mail para os fornecedores solicitando cotação de preços (6º Etapa) ==
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| − | Deverá ser feito fora do SGI, nos aplicativos de e-mail utilizados pelo INMETRO. Com os anexos dos PDFs da Requisição de Compra e do Termo de Referência.
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| − | <br>
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| − | <br>
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| − | == Cadastramento da cotação de preços dos fornecedores (7º Etapa) ==
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| − | <br>
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| − | <br>
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| − | == Aprovação do Mapa de Apuração (8º Etapa) ==
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| − | Uma vez que foram lançados todos os fornecedores e valores para cada item, necessários para a pesquisa de preços, o responsável pela geração do Mapa de Apuração confere se há um número mínimo de três valores para cada item, se os valores foram lançados devidamente e, por último, finaliza o mapa encaminhando-o para a próxima etapa, que é o enquadramento da despesa.
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| − | <br>
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| − | <br>
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| − |
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| − | == Enquadramento da Despesa (9º Etapa) ==
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| − | Uma vez que o processo gerou o Mapa de Apuração, com os valores de referência para cada item ou lote, é realizado o enquadramento da despesa. Esta etapa pressupõe estabelecer se o processo resultará em uma modalidade de licitação, dispensa ou inexigibilidade. O responsável por esta etapa, escolhe também se o processo com base na natureza das informações terá ou não contrato, se é feito só de itens, lote ou itens e lotes. Nesta etapa, o responsável financeiro e ordenador de despesas também se posicionam, autorizando ou não o que corresponde a cada um.
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| − | <br>
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| − | <br>
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| − | <br>
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| − | * <br>
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| − | =Tela=
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| − | [[File:RC_2.png|frame|center|500px|Imagem 2]]
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| − | [[File:requisição de compras - itens.PNG|998x998px|Imagem 3]]
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| − | [[File:requisição de compras -tr.PNG|994x994px]]
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| − | [[File:requisição de compras -fo.PNG|999x999px]]
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| − | [[File:mapa de apuração.PNG|998x998px]]
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| − | [[File:enquadramento.PNG|1000x1000px]]
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| − | [[File:anexos.PNG|999x999px]]
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| − | [[File:acompanhamento.PNG|997x997px]]
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| − |
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| − | <br>
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| − | === Requisição de Compras ===
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| − | -'' '''Requisição/Número''''': campo gerado automaticamente após o solicitante preencher todos os campos e salvar '''<F10>''';<br><br>
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| − | -'' '''Ano/Data e Hora''' '': campo gerado automaticamente com o ano corrente, data e hora, após o solicitante preencher todos os campos e salvar '''<F10>''';<br><br>
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| − | -'' '''Situação''''': estágio em que se encontra a requisição;<br><br>
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| − | . '' '''Aberto''' '': 1º etapa, aguardando o preenchimento dos dados. Após o cadastramento da requisição de compra, itens e termo de referência, deve ser utilizado o botão '''<Enviar e-mail>''' para que o Requisitante seja informado que possui uma Requisição de Compra para autorizar. A situação passará automaticamente para '''“Fechado”'''. Essa situação sinaliza que o solicitante já finalizou a digitação da requisição;<br><br>
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| − | . '' '''Fechado''' '': 2º etapa, o Requisitante deve autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para '''“Requerido”''' e será encaminhado e-mail para o chefe do setor informando-o do cadastro da requisição;<br><br>
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| − | . '' '''Requerido''' '': - 3º etapa, o Chefe do Setor deve autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para .'''Autorizado''' e será encaminhado e-mail para o responsável de compras e para o gestor de compras, informando-os da autorização da requisição;<br><br>
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| − | .'' '''Autorizado''' '': - 4º etapa, o Responsável de Compras deve selecionar o Responsável pela Pesquisa de Preços e autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para '''“Em Análise”''' e será encaminhado e-mail para o ordenador de despesas informando-o da aprovação da requisição;<br><br>
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| − | .'' '''Em Análise''' '': - 5º etapa, o Ordenador de Despesas deve aprovar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para '''“Aprovado”''' e será encaminhado e-mail para o responsável de compras, gestor de compras e responsável pela pesquisa de preços informando-os da aprovação da requisição. Também serão anexados os PDF’s (gc3010 – Requisição, gc3015 – Termo de Referência e gc3050 – Anexo - Especificação dos Itens) na '''ABA Anexos''' ;<br><br>
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| − | . '''Aprovado''' - 6º etapa, fase de pesquisa de preços, '''ABA Mapa de Apuração''', aguardando o cadastramento dos fornecedores e seus orçamentos. Após o cadastro, deve ser utilizado o botão '''<Gerar Val. de Referência>''', bem como selecionar o Responsável pela Aprovação do Mapa de Apuração, por fim clicar em '''<Enviar e-mail>'''. A situação passará automaticamente para '''“Mapa Gerado”''' e será encaminhado e-mail para o responsável pela aprovação do mapa de apuração informando-o da geração do valor de referência;<br><br>
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| − | . '' '''Mapa Gerado''' '' - 7º etapa, '''ABA Mapa de Apuração''', o Responsável pelo Mapa de Apuração deve aprovar o mapa. A situação passará automaticamente para '''“Mapa Aprovado”''' e será encaminhado e-mail para o responsável pelo enquadramento da despesa informando-o da geração do mapa de apuração. Também será anexado o PDF (gc3030 – Mapa de Apuração – Pesquisa de Preços) na '''ABA Anexos''';<br><br>
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| − | . '' '''Mapa Aprovado''' ''- 8º etapa, '''ABA Enquadramento''', o Responsável pelo Enquadramento da Despesa deve informar os dados do enquadramento e assinar. A situação passará automaticamente para '''“Enq. Gerado”''' e será encaminhado e-mail para o responsável administrativo financeiro informando-o da despesa para autorizar;<br><br>
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| − | .'' '''Enq. Gerado''' '' - 9º etapa, '''ABA Enquadramento''', o Responsável Administrativo Financeiro deve verificar se o valor estimado da despesa está previsto na dotação orçamentária e assinar o enquadramento. A situação passará automaticamente para '''“Desp. Em Análise”''' e será encaminhado e-mail para o ordenador de despesas informando-o da despesa para aprovar;<br><br>
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| − | . '' '''Desp. Em Análise''' '' - 10º etapa, '''ABA Enquadramento''', o Ordenador de Despesas deve aprovar a despesa. A situação passará automaticamente para '''“Desp. Aprovada”''' e será encaminhado e-mail para o responsável pela aprovação do mapa de apuração, gestor de compras, responsável pelo enquadramento da despesa e responsável pelo processo licitatório, informando-os da aprovação da despesa. Também será anexado o PDF (gc3040 – Enquadramento da Despesa), e, nos casos em que a Modalidade de contratação não for do tipo Pregão Eletrônico ou Pregão Presencial, também será anexado o PDF (gc3015 – Projeto Básico) na '''ABA Anexos''';<br><br>
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| − | .'' '''Desp. Aprovada''' '' – aguardando etapas do Processo Licitatório, tela [[wiki.inmetro.rs.gov.br/index.php/8.12.1.2.2_-_processo_licitatorio_(GC2050) | 8.12.1.2.2 Processo Licitatório (GC2050)]], onde serão preenchidos os dados referente ao edital/licitação;<br><br>
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| − | .'' '''Req. Atendida''' '' – encerrado o processo de compra;<br><br>
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| − | .'' '''Cancelado''' ' – quando não for optado por dar continuidade ao processo. Deverá ser preenchido o campo descritivo '''CANCELAMENTO''' explicando o porquê do cancelamento da requisição;<br><br>''
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| − | .'' '''Suspenso''' '' – quando por algum motivo o certame parar, o requisitante ou gestor de compras pode optar por suspender a Requisição por tempo indeterminado, até que o impasse se resolva e possa dar continuidade com o processo de compra;<br><br>
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| − | '''Observação 1:''' na tela da Requisição de Compra, a assinatura do responsável pela etapa pode ser feita através da caixa de seleção, ao lado do seu nome, ou pela tela [[wiki.inmetro.rs.gov.br/index.php/8.12.1.2.3_-_autorizações_em_lote_(GC2060) | 8.12.1.2.3 Autorizações em Lote (GC2060)]].
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| − | '''Observação 2:''' os e-mails disparados automaticamente após assinatura das etapas para os próximos assinantes ou interessados pelo andamento da Requisição de Compra, só serão enviados se forem atores diferentes.
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| − | '''Observação 3:''' em todas as etapas o sistema gera um registro de LOG, na '''ABA Acompanhamento''' com o usuário responsável pela ação, data e uma observação referente a ação efetuada.
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| − | -'' '''Setor''' '': setor do requisitante;<br><br>
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| − | -'' '''Botão de Setores''' '': lista de Setores (LOV);<br><br>
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| − | - '' '''Processo''' '': número do NUP / Processo Administrativo;<br><br>
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| − | -'' '''Botão de Processos''' '': lista de Processos Administrativos (LOV);<br><br>
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| − | -'' '''Requisitante''' '': responsável pela requisição;<br><br>
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| − | -'' '''Botão de Requisitantes''' '': lista de Requisitantes (LOV), mostra os requisitantes do setor selecionado, cadastrados na tela [[wiki.inmetro.rs.gov.br/index.php/8.12.1.3.1_-_autorizações_(GS2420) | 8.12.1.3.1 Autorizações (GS2420)]], tipo 39.<br><br>
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| − | -'' '''OK do Requisitante''' '': quando marcado, indica que foi assinado pelo requisitante;<br><br>
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| − | -'' '''Data da Autorização''' '': data e hora em que o requisitante assinou;<br><br>
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| − | -'' '''Tipo''' '': tipo de relacionamento com o setor de contratos (Almoxarifado, Veículos, Materiais/Serviços Diversos ou Terceirização);<br><br>
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| − | - '' '''Objeto''' '': objeto da requisição de compra;<br><br>
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| − | -'' '''Justificativa''' '': texto explicativo com a necessidade da compra;<br><br>
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| − | -'' '''Plano Interno''' '': número do plano interno;<br><br>
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| − | - '' '''Botão de Planos Internos''' '': lista dos Planos Internos (LOV);<br><br>
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| − | - '' '''Nº Fonte''' '': número da fonte de recursos;<br><br>
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| − | -'' '''Botão de Fontes''' '': lista de Fontes de Recursos (LOV);<br><br>
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| − | -'' '''Observação''' '': campo liberado para informações adicionais, que não fazem parte da requisição e Termo de Referência, apenas servindo de comunicação entre atores do processo;<br><br>
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| − | -'' '''Cancelamento''' '': justificativa com o porquê do cancelamento da requisição de compra;<br><br>
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| − | -'' '''Chefe do Setor''' '' responsável pelo setor requisitante;<br><br>
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| − | -'' '''Botão de Chefes de Setor''' '' lista de chefes de setor (LOV), mostra os autorizadores do setor selecionado, cadastrados na tela [[wiki.inmetro.rs.gov.br/index.php/8.12.1.3.1_-_autorizações_(GS2420) | 8.12.1.3.1 Autorizações (GS2420)]], tipo 4.<br><br>
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| − | -'''''OK do Chefe do Setor''''' quando marcado, indica que foi autorizado pelo chefe do setor;<br><br>
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| − | -'''Data da Autorização''' data e hora em que o chefe do setor autorizou a requisição de compra;<br><br>
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| − | -'''Resp. Pesquisa de Preços''' funcionário do setor de compras responsável pela fase de pesquisa de preços;<br><br>
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| − | -'''Responsável de Compras''' responsável de compras que irá dar continuidade ao processo de compra;<br><br>
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| − | -'''OK do Responsável de Compras''' quando marcado, indica que foi autorizado pelo Responsável de Compras;<br><br>
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| − | -'''Data da Autorização''' data e hora em que o responsável de compras autorizou a requisição de compra;<br><br>
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| − | -'''Ordenador de Despesas''' responsável ordenador de despesas, que irá autorizar a utilização de recursos para a compra;<br><br>
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| − | -'''OK do Ordenador''' quando marcado, indica que foi aprovado pelo ordenador de despesas;<br><br>
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| − | -'''Data da Aprovação''' data e hora em que o ordenador aprovou a compra;<br><br>
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| − | -'''Enviar E-mail''' indica o encerramento de uma etapa da requisição, e comunica via e-mail o autorizador em questão (Requisitante / Chefe do Setor / Responsável de Compras / Ordenador de Despesas) que possui uma requisição de compra para analisar e autorizar;<br><br>
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| − | -'''Botão Autorizar:''' autoriza/assina a etapa da requisição, e comunica via e-mail o próximo autorizador que possui uma requisição de compra para analisar e autorizar;<br><br>
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| − | -'''Botão Não Autorizar:''' não autoriza a etapa da requisição, retornando-a para situação Fechado, utilizando o campo Justificativa para comunicação via e-mail com o requisitante;<br><br>
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| − | -'''Botão Retornar p/ o Requisitante:''' utilizado por usuários com perfil de Gestor de Compras ou Responsável Setor de Compras, para retornar uma Requisição de Compra para o Requisitante, situação Fechado, mas somente para requisições que estejam com situação (Requerido, Autorizado, Em Análise, Aprovado, Mapa gerado, Mapa Aprovado, Enq. Gerado, Desp. Em Análise ou Desp. Aprovada);<br><br>
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| − | -'''Botão Retornar p/ Enquadramento:''' utilizado por usuários com perfil de Gestor de Compras ou Responsável Setor de Compras, para retornar uma Requisição de Compra para o Responsável pelo Enquadramento da Despesa, situação Mapa Aprovado, mas somente para requisições que estejam com situação (Desp. Em Análise ou Desp. Aprovada);<br><br>
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| − | -'' '''Botão Suspender''' '': habilitado para o Requisitante ou Resp. Compras/Gestor do módulo. Quando utilizado suspende a requisição, congelando o prazo da etapa que está em andamento até a data da suspensão. O sistema envia e-mail para o Requisitante/Gestor com informações da Suspensão da Requisição de Compras;<br><br>
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| − | Obs: Somente requisições que não possuam processo licitatório em andamento e que não estejam com situação Req. Atendida ou Cancelado podem ser suspensas.
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| − | -'' '''Botão Cancelar Suspensão''' '':habilitado para o Requisitante ou Resp. Compras/Gestor do módulo, e para requisições que estiverem com a situação Suspenso. Quando utilizado cancela a suspensão da requisição, retornando a contagem para termino da etapa que está em andamento a partir da data do cancelamento da suspensão. O sistema envia e-mail para o Requisitante/Gestor com informações do cancelamento da Suspensão da Requisição de Compras;<br><br>
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| − | -'' '''Botão Visualizar c/ Chancela''' '': abre a Requisição de Compra e o Termo de Referência em formato PDF com chancela eletrônica;<br><br>
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| − | -'' '''Botão Visualizar s/ Chancela''' '': abre a Requisição de Compra e o Termo de Referência em formato PDF sem chancela eletrônica;<br><br>
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| − | -'' '''Botão Anexo - Itens''' '': abre o formulário Anexo – Especificações dos Itens em formato PDF;<br><br>
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| − | '''Regras de Negócios'''
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| − | O usuário solicitante, geralmente o secretário do setor, preenche os dados da requisição, conforme mostrado na [[#I2|Imagem 2]], de acordo com o que lhe foi solicitado pelo requisitante. O solicitante pode cadastrar requisições de compras para vários setores, basta informar o setor, o requisitante, o chefe do setor, os itens e suas especificações técnicas, com possibilidade de preencher um modelo de termo de referência. <br>
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| − | Após o cadastramento da requisição, o solicitante deve utilizar o botão '''< ENVIAR E-MAIL >''' para que o requisitante (quando não for o próprio) seja informado. A situação passará para '''“FECHADO”''' e será gerado um lançamento (LOG) na '''ABA Acompanhamento''' contendo a DATA e uma OBSERVAÇÃO referente ao encerramento da primeira etapa. Após análise do requisitante, caso tenha que realizar alguma correção, RETIFICA a mesma ou informa sobre necessidades de ajustes. Caso esteja de acordo, o requisitante envia e-mail para o chefe do setor autorizar a requisição.<br><br>
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| − | O requisitante, ao receber aviso em seu e-mail institucional, e não sendo ele o próprio solicitante da requisição no sistema, em havendo discordância da requisição preenchida, deve informar ao gestor de compras e/ou chefia do solicitante e/ou até os superiores, de modo a corrigir e/ou alterar seu nome enquanto requisitante. Do contrário, em aceitando a requisição e enviando ao chefe do setor, estará demonstrando ciência e concordância aos termos da requisição realizado pelo solicitante.<br><br>
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| − |
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| − | Enquanto a situação da requisição estiver '''“ABERTO”''' o sistema permitirá ajustes por parte do solicitante, requisitante ou responsável de compras. Nas demais situações '''“AUTORIZADO”, “EM ANÁLISE” e “APROVADO”''', somente o campo '''OBSERVAÇÃO''' poderá ser alterado, ou se o usuário logado for o Autorizador da etapa em questão, nesse caso, poderá fazer alguns ajustes.
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| − | <br>
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| − | === Itens ===
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| − | '''Item''' número sequencial do item. Pode ser inicializado por LOTE;<br><br>
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| − | Nos casos de Requisição de Compras do tipo Terceirização, é possível detalhar os perfis/postos de trabalho de cada item de Serviço cadastrado, através do botão de acesso a tela de Detalhamento do Item, [[#I4|Imagem 4]], entre os campos Quantidade e Número Parcelas (SRP) da '''ABA Itens da Requisição de Compra'''. <br> Quando o responsável de compras finalizar o processo de compra, na tela do Processo Licitatório, o sistema gera o contrato e insere o detalhamento junto aos itens do Contrato.
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| − | [[File:RC_4.png|frame|center|500px|Imagem 4]]
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| − | -'' '''Lote''''': número do lote, caso a requisição permita cadastrar lotes (itens agrupados);<br><br>
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| − | -'' '''Código''' '': código do item do cadastro de Materiais/Serviços do INMETRO;<br><br>
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| − | -'' '''Botão de Itens''' '': lista de Materiais/Serviços do INMETRO (LOV), cadastrados na tela [[wiki.inmetro.rs.gov.br/index.php/8.12.1.1.1_-_materiais_e_servicos_(CN2120) | 8.12.1.1.1 Materiais e Serviços (CN2120)]];<br><br>
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| − | -'' '''Unid.:''' '': unidade de medida (um, cx, pç, etc);<br><br>
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| − | -'' '''SIASG''' '': número da categoria do Siasg, sistema onde são realizadas as operações das compras governamentais dos órgãos integrantes do Sisg;<br><br>
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| − | -'' '''Elemento Despesa''' '': elemento de despesa a partir do plano de contas;<br><br>
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| − | -'' '''Qtde''' '': quantidade do item;<br><br>
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| − | -'' '''Botão Detalhamento''' '': utilizado para o detalhamento de itens de Serviço de Requisições de Compra do tipo Terceirização.<br><br>
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| − | -'' '''Número Parcelas (SRP)''' '': Estimativa do número de parcelas que o almoxarifado poderá solicitar ao fornecedor.<br><br>
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| − | -'' '''Qtde Mínima (SRP)''' '': quantidade mínima para ser solicitada.<br><br>
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| − | -'' '''Especificação''' '' especificação técnica do item;<br><br>
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| − | -'' '''Especificação Geral dos Itens:''' '' especificação técnica geral que pode atender a todos os itens ou grande parte deles;<br><br>
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| − | '' '''Visualização do Formulário GC3050 (ANEXO I – ESPECIFICAÇÕES DOS ITENS)''' ''
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| − | [[File:RC_5.png|frame|center|500px|Imagem 5]]
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| − | '''Regras de Negócios'''
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| − | O cadastro dos itens é composto por itens cadastrados no cadastro de Materiais/Serviços do INMETRO.
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| − | O sistema permite ao solicitante informar somente as especificações técnicas do item.
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| − | Nos itens que não forem informados o item do cadastro de materiais e serviços do INMETRO, o responsável de compras deverá cadastrá-los e vinculá-los aos itens da requisição.
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| − | Mas este cadastro e vinculação deve ocorrer antes da requisição ser confirmada pelo requisitante ou encaminhada ao chefe de setor. Isto é, após qualquer aprovação, o Setor de Compras não mais terá a
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| − | condição de acrescentar os itens, devendo desmarcar a requisição retornando ao requisitante. É possível informar uma especificação técnica geral para os itens, ou seja, que atenda a todos ou quase todos os itens e, neste sentido, utiliza-se o último campo da tela.
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| − | === Termo de Referência ===
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| − | -'' '''Modelo''' '': informar uma descrição para modelo do termo.<br><br>
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| − | -'' '''Botão Adicionar Modelo''' '':Adicionar os itens do Modelo não considerados no pedido<br><br>
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| − | -'' '''Requisição''' '': número da requisição de compra para importar o Termo de Referência. <br><br>
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| − | - '' '''Botão Importar Termo''' '': Importar o Termo de Referência de Requisição de Compra selecionada.<br><br>
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| − | -'' '''Adicionar ITENS ao termo''' '': Quando MARCADO indica que os ITENS da Requisição serão anexados ao Objeto no Termo de Referência
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| − | -'' '''Item/Subitens''' '': pode ser configurado até quatro níveis;<br><br>
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| − | -'' '''Título''' '' título do item. O sistema permite que fique em branco;<br><br>
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| − | -'' '''Tipo''' '' tipo do item. Quando selecionado indica que o item é de Prazo, podendo ser: (Prazo de Entrega, Prazo de Execução, Prazo de Garantia, Prazo de Pagamento e Prazo de Vigência);<br><br>
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| − | -'' '''Data''' '' data de prazo;<br><br>
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| − | -'' '''Qtde''' '' quantidade do prazo;<br><br>
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| − | -'' '''Frequência''' '' tipo de quantidade, pode ser: (Dias, Dias úteis, Meses e Anos).<br><br>
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| − | '''Texto''' texto explicativo sobre o item. Se o titulo não for informado, o texto é obrigado a ser preenchido;<br><br>
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| − | <br>
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| − | Posteriormente na Minuta o sistema substituirá as macros (@PPAGAMENTO, @PGARANTIA, @PENTREGA, @PEXECUCAO, @PVIGENCIA) pelas informações cadastradas nos itens de prazo do termo de referência.
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| − | <br>
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| − | Relação de Macro X Tipo:
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| − | <br>
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| − | '''@PPAGAMENTO''' = Prazo Pagamento
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| − | <br>
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| − | '''@PGARANTIA''' = Prazo Garantia
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| − | <br>
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| − | '''@PENTREGA''' = Prazo Entrega
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| − | <br>
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| − | '''@PEXECUCAO''' = Prazo Execução
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| − | <br>
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| − | '''@PVIGENCIA''' = Prazo de Vigência
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| − | <br>
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| − | <br>
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| − | <span style="color:red">''Exemplo:''</span>
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| − | <br>
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| − | Texto da Minuta = PRAZO DE EXECUÇÃO: @PEXECUCAO;
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| − | <br>
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| − | Item no Termo de Referência = tipo Prazo Execução, Qtde = 3 e Frequência = Dias úteis;
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| − | <br>
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| − | <br>
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| − | após a substituição da macro @PEXECUCAO o texto da minuta ficará:
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| − | <br>
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| − | '''PRAZO DE EXECUÇÃO: 3 (três) dias úteis;'''
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| − | <br>
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| − | <br><br>
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| − | O Termo de Referência é parte integrante de um Edital, contendo cláusulas importantes que serão adicionadas em um contrato celebrado entre a instituição e um fornecedor, visando à execução de um serviço ou venda de produtos/materiais.
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| − | <br>
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| − | Nessa Aba, é possível utilizar um modelo de Termo de Referência previamente cadastrado; para isso, basta selecionar o Modelo na lista e clicar no botão '''< Adicionar Modelo >''', ou simplesmente digitar os itens manualmente sem a utilização do modelo.
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| − | Mesmo com a utilização do Modelo, o sistema permite a manipulação total dos itens do termo de referência.
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| − | '' '''Visualização do Formulário GC3015 (ANEXO I – TERMO DE REFERÊNCIA)''' ''
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| − | <div id="I6_1">
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| − | [[File:RC_61.png|frame|center|500px|Imagem 6.1]]</div>
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| − | === Avaliação ===
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| − | === Fornecedores/Orçamentos ===
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| − | === Mapa de Apuração ===
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| − | === Enquadramento ===
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| − | === Anexos ===
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| − | === Acompanhamento ===
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| − | '''Voltar para [http://wiki.inmetro.rs.gov.br/index.php/8.12_-_Compras 8.12 - Compras]'''
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