Mudanças entre as edições de "10.1.1.2.2 - Transferência de Documentos (DC2170)"
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| − | A tela permite transferir a numeração que está na carga de um funcionário/oficina para | + | A tela permite transferir a numeração que está na carga de um funcionário/setor/oficina para um funcionário ou setor, ou dependendo do tipo de transferência escolhido, fazer o Cancelamento, Extravio, Devolução ou Desativação.<br> |
* Tipos possíveis | * Tipos possíveis | ||
| − | ** Memo. Transferência - Transferir a numeração que está na carga de um funcionário/oficina e deve ser utilizada por outro funcionário; | + | ** Memo. Transferência - Transferir a numeração que está na carga de um funcionário/setor/oficina e deve ser utilizada por outro funcionário ou encaminhado para outro setor (CARGA NULA); |
| − | ** Memo. Transferência Cancelamento - Gerar memorando de cancelamento para a numeração que foi cancelada de um funcionário ou posto/oficina; | + | ** Memo. Transferência Cancelamento - Gerar memorando de cancelamento para a numeração que foi cancelada de um funcionário, setor ou posto/oficina; |
| − | ** Memo. Transferência Extraviado - Gerar memorando de extravio para a numeração de um funcionário ou posto/oficina que extraviou o documento; | + | ** Memo. Transferência Extraviado - Gerar memorando de extravio para a numeração de um funcionário, setor ou posto/oficina que extraviou o documento; |
| − | ** Memo. Transferência Devolução - Gerar memorando de devolução ao Inmetro - RJ para a numeração de um funcionário ou posto/oficina que será devolvida; | + | ** Memo. Transferência Devolução - Gerar memorando de devolução ao Inmetro - RJ para a numeração de um funcionário, setor ou posto/oficina que será devolvida; |
** Memo. Transferência Desativados - Gerar memorando para a numeração de um documento que será desativado pelo Inmetro, ou seja, não terá mais uso. | ** Memo. Transferência Desativados - Gerar memorando para a numeração de um documento que será desativado pelo Inmetro, ou seja, não terá mais uso. | ||
| − | Somente numeração com a situação “Pendente” pode ser transferida. | + | Somente numeração com a situação “Pendente” e não estar com LAPTOP pode ser transferida. |
Memorando de Extravio deve ser protocolado o BO do extravio e vinculado ao memorando. | Memorando de Extravio deve ser protocolado o BO do extravio e vinculado ao memorando. | ||
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Ao cadastrar uma transferência, ainda com a situação "Aberto" o sistema gera o número do memorando com 0 (zero), ao ser encaminhado, através do botão <Encaminhar Transferência> o sistema atualiza o número definitivo e altera a situação para "Encaminhado". | Ao cadastrar uma transferência, ainda com a situação "Aberto" o sistema gera o número do memorando com 0 (zero), ao ser encaminhado, através do botão <Encaminhar Transferência> o sistema atualiza o número definitivo e altera a situação para "Encaminhado". | ||
- '' '''Data do Memorando''' '': gerada automaticamente;<br><br> | - '' '''Data do Memorando''' '': gerada automaticamente;<br><br> | ||
| − | - '' '''Funcionário de Origem''' '': selecionar a matrícula do funcionário que possui a faixa de documentos que será Transferida, Cancelada, Extraviada, Devolvida ou Desativada;<br><br> | + | - '' '''Funcionário de Origem''' '': selecionar a matrícula do funcionário que possui a faixa de documentos pendente que será Transferida, Cancelada, Extraviada, Devolvida ou Desativada;<br><br> |
| − | - '' '''Posto/Oficina de Origem''' '': selecionar o número do cadastro do Posto/Oficina que possui a faixa que será Transferida, Cancelada, Extraviada ou Devolvida;<br><br> | + | - '' '''Setor de Origem''' '': selecionar o setor que possui a faixa de documentos pendente (CARGA NULA) que será Transferida, Cancelada, Extraviada, Devolvida ou Desativada;<br><br> |
| + | - '' '''Posto/Oficina de Origem''' '': selecionar o número do cadastro do Posto/Oficina que possui a faixa pendente que será Transferida, Cancelada, Extraviada ou Devolvida;<br><br> | ||
- '' '''Documento''' '': selecionar o código do documento da numeração que será entregue ao funcionário, Cancelada, Extraviada, Devolvida ou Desativada;<br><br> | - '' '''Documento''' '': selecionar o código do documento da numeração que será entregue ao funcionário, Cancelada, Extraviada, Devolvida ou Desativada;<br><br> | ||
- '' '''Ano Vigência''' '': se o tipo de documento for controlado anualmente, deverá ser preenchido o ano de vigência do documento;<br><br> | - '' '''Ano Vigência''' '': se o tipo de documento for controlado anualmente, deverá ser preenchido o ano de vigência do documento;<br><br> | ||
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- '' '''Justificativa''' '': justificar o porquê da transferência/cancelamento/extravio/desativação. Obrigatório para os memorandos de Cancelamento e Devolução;<br><br> | - '' '''Justificativa''' '': justificar o porquê da transferência/cancelamento/extravio/desativação. Obrigatório para os memorandos de Cancelamento e Devolução;<br><br> | ||
- '' '''Funcionário de Destino''' '': funcionário que irá receber a numeração da faixa de documentos;<br><br> | - '' '''Funcionário de Destino''' '': funcionário que irá receber a numeração da faixa de documentos;<br><br> | ||
| + | - '' '''Setor de Destino''' '': setor que irá receber a numeração da faixa de documentos, nesse caso com o conceito de CARGA NULA;<br><br> | ||
| + | - '' '''Recebimento''' '': funcionário/data de recebimento dos documentos transferidos para o setor, responsável pelo armazenamento dos documentos;<br><br> | ||
- '' '''Responsável de Destino''' '': responsável de documentos (perfil 28), que irá receber a numeração da faixa de documentos, para os casos em que a transferência for Cancelado, Extravio, Devolvido ou Desativado;<br><br> | - '' '''Responsável de Destino''' '': responsável de documentos (perfil 28), que irá receber a numeração da faixa de documentos, para os casos em que a transferência for Cancelado, Extravio, Devolvido ou Desativado;<br><br> | ||
| − | - '' '''Encaminhar Transferência''' '': altera a situação do Memorando de Transferência para “Encaminhado”, permitindo o recebimento pelo funcionário/gestor de documentos. | + | - '' '''Encaminhar Transferência''' '': altera a situação do Memorando de Transferência para “Encaminhado”, permitindo o recebimento pelo funcionário/setor ou gestor de documentos. |
Gera a numeração definitiva do memorando, oficializando o documento. | Gera a numeração definitiva do memorando, oficializando o documento. | ||
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| + | - '' '''Receber Documentos''' '': utilizado pelo funcionário responsável pelo recebimento dos documentos que foram transferidos para o setor, utilizando o conceito de CARGA NULA, altera a situação do Memorando para “Transferido”. | ||
| + | |||
- '' '''Visualizar Memorando''' '': visualização do memorando de transferência em PDF, formulário dc3310.<br><br> | - '' '''Visualizar Memorando''' '': visualização do memorando de transferência em PDF, formulário dc3310.<br><br> | ||
| Linha 43: | Linha 49: | ||
** deve ser selecionado o funcionário de destino que irá receber os selos, lacres, blocos ou numeração informatizada para realizar o trabalho em campo. | ** deve ser selecionado o funcionário de destino que irá receber os selos, lacres, blocos ou numeração informatizada para realizar o trabalho em campo. | ||
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| + | * Transferência para outro setor (CARGA NULA): | ||
| + | ** devem ser selecionados os tipos de documentos que serão transferidos e as suas quantidades; se o documento possuir controle anual, o campo ''Ano Vig.'' deverá ser preenchido; | ||
| + | ** deve ser selecionado o setor de destino que recebera os selos, lacres, blocos ou numeração informatizada para armazenamento no setor e eventual transferência para outros funcionários. | ||
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| + | |||
* Transferência Cancelamento: | * Transferência Cancelamento: | ||
| − | ** deve ser selecionado o funcionário ou posto/oficina que possui a numeração a ser cancelada; | + | ** deve ser selecionado o funcionário, setor ou posto/oficina que possui a numeração a ser cancelada; |
** devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão canceladas; o memorando de cancelamento não pode ser gerado para os documentos códigos 1,2,3,4,70 e 71, se for documento informatizado, somente o código 11 pode ser cancelado; | ** devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão canceladas; o memorando de cancelamento não pode ser gerado para os documentos códigos 1,2,3,4,70 e 71, se for documento informatizado, somente o código 11 pode ser cancelado; | ||
** a justificativa do cancelamento deve ser preenchida; | ** a justificativa do cancelamento deve ser preenchida; | ||
** deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração a ser cancelada. | ** deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração a ser cancelada. | ||
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* Transferência Extraviado: | * Transferência Extraviado: | ||
| − | ** deve ser selecionado o funcionário ou posto/oficina que possui a numeração a ser extraviada; | + | ** deve ser selecionado o funcionário, setor ou posto/oficina que possui a numeração a ser extraviada; |
** devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão extraviadas; são selecionados os tipos de documentos com a situação Ativo e que não são informatizados; | ** devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão extraviadas; são selecionados os tipos de documentos com a situação Ativo e que não são informatizados; | ||
** o protocolo do extravio deve ser selecionado; são listados os tipos de protocolo Administrativo e Memorando/Ofício; | ** o protocolo do extravio deve ser selecionado; são listados os tipos de protocolo Administrativo e Memorando/Ofício; | ||
** deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração extraviada. | ** deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração extraviada. | ||
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* Transferência Devolução: | * Transferência Devolução: | ||
| − | ** deve ser selecionado o funcionário ou posto/oficina que possui a numeração a ser devolvida; | + | ** deve ser selecionado o funcionário, setor ou posto/oficina que possui a numeração a ser devolvida; |
** devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão devolvidas; os tipos de documentos que serão listados para seleção devem estar com a situação Ativo e setado como Sim no campo Devol.RJ? no cadastro dos documentos; | ** devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão devolvidas; os tipos de documentos que serão listados para seleção devem estar com a situação Ativo e setado como Sim no campo Devol.RJ? no cadastro dos documentos; | ||
** a justificativa da devolução do documento deve ser preenchida; | ** a justificativa da devolução do documento deve ser preenchida; | ||
** deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração a ser devolvida. | ** deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração a ser devolvida. | ||
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* Transferência Desativados: | * Transferência Desativados: | ||
| − | ** deve ser selecionado o funcionário que possui a numeração a ser desativada; | + | ** deve ser selecionado o funcionário ou setor que possui a numeração a ser desativada; |
** devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão desativadas; o memorando de desativação não pode ser gerado para os documentos com códigos 1,2,3,4,70 e 71; | ** devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão desativadas; o memorando de desativação não pode ser gerado para os documentos com códigos 1,2,3,4,70 e 71; | ||
** deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração a ser devolvida. | ** deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração a ser devolvida. | ||
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* Após o preenchimento dos dados terem sido finalizados, deve-se pressionar o botão ''Encaminhar Transferência'' para que o responsável de destino possa dar recebimento aos documentos.<br><br> | * Após o preenchimento dos dados terem sido finalizados, deve-se pressionar o botão ''Encaminhar Transferência'' para que o responsável de destino possa dar recebimento aos documentos.<br><br> | ||
* Quando o botão ''Encaminhar Transferência'' for pressionado serão realizadas algumas conferências para permitir a transferência:<br> | * Quando o botão ''Encaminhar Transferência'' for pressionado serão realizadas algumas conferências para permitir a transferência:<br> | ||
| − | ** não deixar transferir de um funcionário para ele mesmo | + | ** não deixar transferir faixa de documento de um funcionário ou setor para ele mesmo;<br> |
| − | ** | + | ** verificar se as numerações inicial e final da faixa digitada pertencem ao mesmo funcionário/setor (que possui a numeração) e memorando;<br> |
| − | ** | + | ** verificar se existe alguma numeração da faixa do documento com a situação diferente de ''PENDENTE'', se sim então não pode ser transferida a faixa;<br> |
| − | ** | + | ** verificar se a numeração foi importada para algum laptop, se sim então não deixar transferir;<br> |
| − | ** somente funcionário com o autorizador de gestor de documentos pode transferir numeração para funcionário que está com a situação no cadastro do RH diferente de ativo. | + | ** somente funcionário com o autorizador de gestor de documentos (perfil 28) pode transferir numeração para funcionário que está com a situação no cadastro do RH diferente de ativo. |
Se não houver nenhum impedimento, o sistema gera o número do memorando definitivo e altera a situação para "Encaminhado". | Se não houver nenhum impedimento, o sistema gera o número do memorando definitivo e altera a situação para "Encaminhado". | ||
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[[Categoria: 10 - Documentos]] | [[Categoria: 10 - Documentos]] | ||
Edição das 17h58min de 4 de janeiro de 2021
A tela permite transferir a numeração que está na carga de um funcionário/setor/oficina para um funcionário ou setor, ou dependendo do tipo de transferência escolhido, fazer o Cancelamento, Extravio, Devolução ou Desativação.
- Tipos possíveis
- Memo. Transferência - Transferir a numeração que está na carga de um funcionário/setor/oficina e deve ser utilizada por outro funcionário ou encaminhado para outro setor (CARGA NULA);
- Memo. Transferência Cancelamento - Gerar memorando de cancelamento para a numeração que foi cancelada de um funcionário, setor ou posto/oficina;
- Memo. Transferência Extraviado - Gerar memorando de extravio para a numeração de um funcionário, setor ou posto/oficina que extraviou o documento;
- Memo. Transferência Devolução - Gerar memorando de devolução ao Inmetro - RJ para a numeração de um funcionário, setor ou posto/oficina que será devolvida;
- Memo. Transferência Desativados - Gerar memorando para a numeração de um documento que será desativado pelo Inmetro, ou seja, não terá mais uso.
Somente numeração com a situação “Pendente” e não estar com LAPTOP pode ser transferida. Memorando de Extravio deve ser protocolado o BO do extravio e vinculado ao memorando.
Tela
Onde:
- N° Memorando : preenchido automaticamente, esta numeração é sequencial e iniciada anualmente;
Ao cadastrar uma transferência, ainda com a situação "Aberto" o sistema gera o número do memorando com 0 (zero), ao ser encaminhado, através do botão <Encaminhar Transferência> o sistema atualiza o número definitivo e altera a situação para "Encaminhado".
- Data do Memorando : gerada automaticamente;
- Funcionário de Origem : selecionar a matrícula do funcionário que possui a faixa de documentos pendente que será Transferida, Cancelada, Extraviada, Devolvida ou Desativada;
- Setor de Origem : selecionar o setor que possui a faixa de documentos pendente (CARGA NULA) que será Transferida, Cancelada, Extraviada, Devolvida ou Desativada;
- Posto/Oficina de Origem : selecionar o número do cadastro do Posto/Oficina que possui a faixa pendente que será Transferida, Cancelada, Extraviada ou Devolvida;
- Documento : selecionar o código do documento da numeração que será entregue ao funcionário, Cancelada, Extraviada, Devolvida ou Desativada;
- Ano Vigência : se o tipo de documento for controlado anualmente, deverá ser preenchido o ano de vigência do documento;
- Faixa Início : numeração inicial da faixa a ser transferida ==> alfanumérico da frente da numeração (caso controle no cadastro do documento), numeração e dígito (caso controle no cadastro do documento); esta numeração deverá ser preenchida;
- Faixa Fim : numeração final da faixa a ser transferida ==> alfanumérico da frente da numeração (caso controle no cadastro do documento), numeração e dígito (caso controle no cadastro do documento); esta numeração deverá ser preenchida;
- Qtd. Entregue : calculado automaticamente com a quantidade da numeração do documento que esta sendo transferido;
- Protocolo : número do protocolo do boletim de ocorrência (somente quando tipo do memorando for de Extravio);
- Justificativa : justificar o porquê da transferência/cancelamento/extravio/desativação. Obrigatório para os memorandos de Cancelamento e Devolução;
- Funcionário de Destino : funcionário que irá receber a numeração da faixa de documentos;
- Setor de Destino : setor que irá receber a numeração da faixa de documentos, nesse caso com o conceito de CARGA NULA;
- Recebimento : funcionário/data de recebimento dos documentos transferidos para o setor, responsável pelo armazenamento dos documentos;
- Responsável de Destino : responsável de documentos (perfil 28), que irá receber a numeração da faixa de documentos, para os casos em que a transferência for Cancelado, Extravio, Devolvido ou Desativado;
- Encaminhar Transferência : altera a situação do Memorando de Transferência para “Encaminhado”, permitindo o recebimento pelo funcionário/setor ou gestor de documentos.
Gera a numeração definitiva do memorando, oficializando o documento.
- Receber Documentos : utilizado pelo funcionário responsável pelo recebimento dos documentos que foram transferidos para o setor, utilizando o conceito de CARGA NULA, altera a situação do Memorando para “Transferido”.
- Visualizar Memorando : visualização do memorando de transferência em PDF, formulário dc3310.
Regras de negócio
- Transferência para outro funcionário:
- devem ser selecionados os tipos de documentos que serão distribuídos e as suas quantidades; se o documento possuir controle anual, o campo Ano Vig. deverá ser preenchido;
- deve ser selecionado o funcionário de destino que irá receber os selos, lacres, blocos ou numeração informatizada para realizar o trabalho em campo.
- Transferência para outro setor (CARGA NULA):
- devem ser selecionados os tipos de documentos que serão transferidos e as suas quantidades; se o documento possuir controle anual, o campo Ano Vig. deverá ser preenchido;
- deve ser selecionado o setor de destino que recebera os selos, lacres, blocos ou numeração informatizada para armazenamento no setor e eventual transferência para outros funcionários.
- Transferência Cancelamento:
- deve ser selecionado o funcionário, setor ou posto/oficina que possui a numeração a ser cancelada;
- devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão canceladas; o memorando de cancelamento não pode ser gerado para os documentos códigos 1,2,3,4,70 e 71, se for documento informatizado, somente o código 11 pode ser cancelado;
- a justificativa do cancelamento deve ser preenchida;
- deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração a ser cancelada.
- Transferência Extraviado:
- deve ser selecionado o funcionário, setor ou posto/oficina que possui a numeração a ser extraviada;
- devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão extraviadas; são selecionados os tipos de documentos com a situação Ativo e que não são informatizados;
- o protocolo do extravio deve ser selecionado; são listados os tipos de protocolo Administrativo e Memorando/Ofício;
- deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração extraviada.
- Transferência Devolução:
- deve ser selecionado o funcionário, setor ou posto/oficina que possui a numeração a ser devolvida;
- devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão devolvidas; os tipos de documentos que serão listados para seleção devem estar com a situação Ativo e setado como Sim no campo Devol.RJ? no cadastro dos documentos;
- a justificativa da devolução do documento deve ser preenchida;
- deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração a ser devolvida.
- Transferência Desativados:
- deve ser selecionado o funcionário ou setor que possui a numeração a ser desativada;
- devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão desativadas; o memorando de desativação não pode ser gerado para os documentos com códigos 1,2,3,4,70 e 71;
- deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração a ser devolvida.
Finalizando
- Após o preenchimento dos dados terem sido finalizados, deve-se pressionar o botão Encaminhar Transferência para que o responsável de destino possa dar recebimento aos documentos.
- Quando o botão Encaminhar Transferência for pressionado serão realizadas algumas conferências para permitir a transferência:
- não deixar transferir faixa de documento de um funcionário ou setor para ele mesmo;
- verificar se as numerações inicial e final da faixa digitada pertencem ao mesmo funcionário/setor (que possui a numeração) e memorando;
- verificar se existe alguma numeração da faixa do documento com a situação diferente de PENDENTE, se sim então não pode ser transferida a faixa;
- verificar se a numeração foi importada para algum laptop, se sim então não deixar transferir;
- somente funcionário com o autorizador de gestor de documentos (perfil 28) pode transferir numeração para funcionário que está com a situação no cadastro do RH diferente de ativo.
- não deixar transferir faixa de documento de um funcionário ou setor para ele mesmo;
Se não houver nenhum impedimento, o sistema gera o número do memorando definitivo e altera a situação para "Encaminhado".
