8.6 - Suprimento de Fundos

Definições Gerais

Suprimento de Fundos é um adiantamento concedido a servidor, a critério e sob a responsabilidade do Ordenador de Despesas, com prazo certo para aplicação e comprovação dos gastos. O Suprimento de Fundos é uma autorização de execução orçamentária e financeira por uma forma diferente da normal, tendo como meio de pagamento o Cartão de Pagamento do Governo Federal, sempre precedido de empenho na dotação orçamentária específica e natureza de despesa própria, com a finalidade de efetuar despesas que, pela sua excepcionalidade, não possam se subordinar ao processo normal de aplicação, isto é, não seja possível o empenho direto ao fornecedor ou prestador, na forma da Lei nº 4.320/64, precedido de licitação ou sua dispensa, em conformidade com a Lei nº 8.666/93.

As normas que regulamentam o Suprimento de Fundos são:

• Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964, arts. 68 e 69;
• Decreto-Lei nº 200, de 23 de fevereiro de 1967, arts. 74, 77, 78, 80, 81, 83 e 84;
• Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986, arts. 45 a 47;
• Decreto nº 5.355, de 25 de janeiro de 2005;
• Decreto nº 6.370, de 1º de fevereiro de 2007;
• Portaria nº 95 MF, de 19 de abril de 2002;
• Portaria nº 41 MP, de 07 de março de 2005, e suas alterações (Portarias nº 01 MP de 04 de janeiro de 2006 e Portaria nº 44 MP de 14 de março de 2006);

O regime de adiantamento, suprimento de fundos, é aplicável aos casos de despesas expressamente definidos em lei e consiste na entrega de numerário a servidor, sempre precedida de empenho na dotação própria, para o fim de realizar despesas que pela excepcionalidade, a critério do Ordenador de Despesa e sob sua inteira responsabilidade, não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação, nos seguintes casos:

• para atender despesas eventuais, inclusive em viagem e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento;
• quando a despesa deva ser feita em caráter sigiloso, conforme se classificar em regulamento; e
• para atender despesas de pequeno vulto, assim entendidas aquelas cujo valor, em cada caso, não ultrapassar limite estabelecido em Portaria do Ministro da Fazenda;

Os valores de um suprimento de fundos entregues ao suprido poderão relacionar-se a mais de uma natureza de despesa, desde que precedidos dos empenhos nas dotações respectivas, respeitados os valores de cada natureza. A concessão de suprimento de fundos deverá ocorrer por meio do Cartão de Pagamento do Governo Federal. Em caráter excepcional, onde comprovadamente não seja possível a utilização do cartão, os órgãos dos Poderes Legislativo e Judiciário, do Ministério Público e dos Comandos Militares poderão movimentar suprimento de fundos por meio de conta corrente bancária.

O que diferencia a execução da despesa por Suprimento de Fundos das demais formas de execução de despesa é o empenho feito em nome do servidor, o adiantamento da quantia a ele e a inexistência de obrigatoriedade de licitação. Porém, a realização dessas despesas deve observar os mesmos princípios que regem a Administração Pública – legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, bem como o princípio da isonomia e da aquisição mais vantajosa para a Administração Pública.

A concessão do Suprimento de Fundos, apesar de seu caráter de excepcionalidade, observa os três estágios da despesa: empenho, liquidação e pagamento.

Gastos Permitidos

As despesas com Suprimento de Fundos somente podem ser realizadas nas seguintes condições:

• atender a despesas de pequeno vulto, assim entendidadas aquelas cujo valor, em cada caso, não ultrapasse o limite estabelecido na Portaria MF nº 95/2002;
• atender a despesas eventuais, inclusive em viagens e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento (excluída nesse caso a possibilidade de uso do Cartão para o pagamento de bilhetes de passagens e diárias a servidores); ou
• quando a despesa deva ser feita em caráter sigiloso, conforme se classificar em regulamento; ou seja, os órgãos e entidades que executarem despesas sigilosas deverão possuir regramento próprio para tal.

O limite máximo para cada ato de concessão de suprimento por meio do Cartão de Pagamento do Governo Federal, quando se tratar de despesa de pequeno vulto:

• para obras e serviços de engenharia será o correspondente a 10% (dez por cento) do valor estabelecido na alínea a (convite) do inciso I do artigo 23, da Lei 8.666/93, alterada pela Lei 9.648/98;
• para outros serviços e compras em geral, será o correspondente a 10% (dez por cento) do valor estabelecido na alínea a (convite) do inciso II do artigo 23, Lei 8.666/93, alterada pela Lei 9.648/98.

O limite máximo para realização de cada item de despesa de pequeno vulto por meio do Cartão de Pagamento do Governo Federal, no somatório das NOTAS FISCAIS / FATURAS / RECIBOS / CUPONS FISCAIS em cada suprimento de fundos:

• na execução de obras e serviços de engenharia, será o correspondente a 1% (um por cento) do valor estabelecido na alínea a do inciso I (convite) do artigo 23, da Lei 8.666/93, alterada pela Lei 9.648/98.
• nos outros serviços e compras em geral, será de 1% (um por cento) do valor estabelecido na alínea a (convite) do inciso II do artigo 23, Lei 8.666/93, alterada pela Lei 9.648/98.

O limite máximo para cada ato de concessão de suprimento por meio de conta-corrente, quando se tratar de despesa de pequeno vulto:

• para obras e serviços de engenharia será o correspondente a 5% (cinco por cento) do valor estabelecido na alínea a (convite) do inciso I do artigo 23, da Lei 8.666/93, alterada pela Lei 9.648/98;
• para outros serviços e compras em geral, será o correspondente a 5% (cinco por cento) do valor estabelecido na alínea a (convite) do inciso II do artigo 23, Lei 8.666/93, alterada pela Lei 9.648/98.

O limite máximo para realização de cada item de despesa de pequeno vulto por meio de conta corrente no somatório das NOTAS FISCAIS/FATURAS/RECIBOS/CUPONS FISCAIS em cada suprimento de fundos:

• na execução de obras e serviços de engenharia, será o correspondente a 0,25% (vinte e cinco centésimos por cento) do valor estabelecido na alínea a do inciso I (convite) do artigo 23, da Lei 8.666/93, alterada pela Lei 9.648/98;
• nos outros serviços e compras em geral, será de 0,25% (vinte e cinco centésimos por cento) do valor estabelecido na alínea a (convite) do inciso II do artigo 23, Lei 8.666/93, alterada pela Lei 9.648/98.

A despesa executada por meio de suprimento de fundos, procedimento de excepcionalidade dentro do processo normal de aplicação do recurso público, deverá, na mesma forma que no processo licitatório, observar os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade e da igualdade, além de garantir a aquisição mais vantajosa para a administração pública. O valor do Suprimento de Fundos inclui os valores referentes às Obrigações Tributárias e de Contribuições, não podendo em hipótese alguma ultrapassar os limites estabelecidos quando se tratar de despesas de pequeno vulto.
Excepcionalmente, a critério da autoridade de nível ministerial, desde que caracterizada a necessidade em despacho fundamentado, poderão ser concedidos suprimentos de fundos em valores superiores aos fixados neste capítulo. O fracionamento da despesa não é caracterizado pela mesma classificação contábil em qualquer dos níveis, mas por aquisições de mesma natureza funcional. É vedado o fracionamento de despesa ou do documento comprobatório, para adequação dos valores constantes nos parágrafos anteriores. Considera-se indício de fracionamento, a concentração excessiva de detalhamento de despesa em determinado subitem, bem como a concessão de suprimento de fundos a vários supridos simultaneamente.

O limite definido pelo Ordenador de Despesa para registro no Cartão de Pagamentos do Governo Federal, referente ao limite de utilização total da Unidade Gestora Titular e de cada um dos portadores de cartão por ele autorizado, deverá subordinar-se ao limite orçamentário. A unidade gestora não poderá realizar despesas sem a previsão de recursos financeiros que assegurem o pagamento da fatura no seu vencimento. Os valores pagos referentes à multa/juros por atraso no pagamento da fatura deverão ser ressarcidos ao erário público pelo ordenador de despesa ou quem der causa, após apuração das responsabilidades.

O limite orçamentário fundamenta-se na existência de dotação orçamentária nas naturezas de despesa específicas do objeto da concessão do suprimento de fundos. É irregular a concessão de suprimento de fundos utilizando-se natureza de despesa diferente do objeto do suprimento de fundos, sendo fato de restrição contábil e apuração de responsabilidade, mesmo que haja posteriormente a regularização.

Quando ao uso do Suprimento de Fundos, é necessário observar o seguinte:

• na aquisição de material de consumo:

1. inexistência temporária ou eventual no almoxarifado, devidamente justificada;
2. inexistência de fornecedor contratado/registrado. Atualmente, com a possibilidade de registrar-se preços – Ata de Registro de Preços, é possível ter fornecedores registrados para a grande maioria das necessidades de material de consumo das unidades;
3. se não se trata de aquisições de um mesmo objeto, passíveis de planejamento, e que, ao longo do exercício, possam vir a ser caracterizadas como fracionamento de despesa e, consequentemente, como fuga ao processo licitatório; e
4. se as despesas a serem realizadas estão vinculadas às atividades da unidade e, como é óbvio, se servem ao interesse público.

• na contratação de serviços:

1. inexistência de cobertura contratual;
2. se não se trata de contratações de um mesmo objeto, passíveis de planejamento, e que, ao longo do exercício, possam vir a ser caracterizadas como fracionamento de despesa e, consequentemente, como fuga ao processo licitatório; e
3. se as despesas a serem realizadas estão vinculadas às atividades da unidade e, como é óbvio, se servem ao interesse público.

Praticamente todos os serviços de pequeno vulto são passíveis de execução por meio de Suprimento de Fundos, desde que caracterizada a inexistência de cobertura contratual, a eventualidade da contratação e a inocorrência de fracionamento da despesa. Exemplos mais comuns: reparo, conservação, adaptação, melhoramento ou recuperação de bens imóveis, serviços gráficos, fotográficos, confecção de carimbos, confecção de chaves, etc.

As despesas com ornamentações, floriculturas, eventos, publicações, livros, ou outras afins, custeadas por meio de Suprimento de Fundos, somente serão consideradas elegíveis quando restarem demonstrados:

• o pequeno vulto;
• o caráter excepcional da aquisição;
• a impossibilidade e a vantagem de não serem submetidas ao processo normal de aplicação; e
• o interesse público.

Caso tais despesas tenham caráter repetitivo não são passíveis de custeio por meio de Suprimento de Fundos uma vez que serão consideradas previsíveis, não se justificando, portanto, a sua excepcionalidade. Despesas com alimentação podem ser custeadas com recursos públicos, observando o interesse público, e desde que precedidas do processo licitatório cabível, e que não se confundam com aquelas já inclusas nos valores concedidos aos servidores a título de auxílio alimentação e de diárias, quando for o caso. Podem-se exemplificar entre as mais comuns permitidas, as despesas realizadas com aquisição de café, açúcar, água, para uso no local de trabalho, sempre precedidas de licitação.

Despesas com apoio a realização de cerimônias por ocasião de encontros de trabalho com autoridades e/ou comissões estrangeiras ou nacionais, podem ser custeadas com recursos públicos, considerando que se revestem de características típicas de eventos. Nestes casos, é recomendável incluir no processo de despesa, além dos comprovantes fiscais, o tipo e motivo do evento, cópia da agenda da autoridade para comprovação do compromisso oficial, a especificação da quantidade de participantes, com nomes e cargos.

Despesas com bebidas alcoólicas, tanto realizadas na localidade onde está situado o órgão quanto em viagem, são consideradas inelegíveis, ou seja, não podem ser custeadas com recursos públicos, salvo em recepções oficiais. Da mesma forma as despesas com alimentação decorrentes de reunião de trabalho internas em horário de almoço ou depois do expediente, no local de trabalho ou em restaurantes, não são passíveis de serem custeadas com recursos públicos, sob qualquer forma de aplicação.

Sobre o pagamento de despesas com alimentação por meio de Suprimento de Fundos, enquanto não houver norma expressa a respeito dessa matéria ou jurisprudência consolidada do TCU, a Controladoria Geral da União recomenda que se adote a interpretação mais rigorosa e a conduta mais cautelosa. Dessa forma, despesas realizadas em restaurantes, em eventos, com aquisição de gêneros alimentícios para preparo na própria repartição ou fora desta, com refeições prontas, dentre outras, ainda que possam ser custeadas com recursos públicos, não devem ser realizadas por Suprimento de Fundos.

Sobre as despesas passíveis de realização por Suprimento de Fundos em viagens no país, enquadram-se nesta hipótese os gastos julgados imprescindíveis à realização do serviço objeto da viagem ou serviços especiais que exijam pronto pagamento, os quais possam vir a comprometer o alcance do resultado da missão e que não estejam cobertas pelas diárias recebidas, como por exemplo:

• aquisição de materiais e de serviços diversos, como cópias reprográficas;
• despesas com transporte, quando as mesmas não puderem ser realizadas pelos meios oficiais, nem se entendam incluídas no valor das diárias:

1. passagens de ônibus ou de outro meio de transporte coletivo, locação de veículo de serviço ou de embarcação quando o deslocamento não puder ser realizado por meio de transporte oficial ou coletivo; aluguel de vaga em estacionamento;
2. combustíveis, lubrificantes, peças de reposição, pedágios, consertos de pneus e do próprio veículo, quando houver deslocamentos a serviço, fora da sede do servidor, em veículo oficial;

• outras despesas julgadas imprescindíveis à execução do objeto da viagem ou do serviço especial determinado a servidor.

Todas as despesas relativas a alimentação, hospedagem e transporte, inclusive para Ministros de Estado, não são passíveis de realização por Suprimento de Fundos em viagens ao exterior, visto que tais gastos já são cobertos por diárias e/ou custeados por outras entidades, conforme especificado no ato de autorização de afastamento do país.

No caso de viagens de ministros de estado no país, as despesas com hospedagem e alimentação do titular da pasta poderão ser custeadas com Suprimento de Fundos, enquanto não for editada norma estabelecendo diária para Ministro de Estado. Não podem ser realizadas com Suprimento de Fundos as despesas de hospedagem com terceiros (servidores, seguranças, convidados, familiares), à exceção das situações previstas nos §§ 1º e 2º do art. 9º do Decreto nº 5.992/2006, que tratam de assessor de Ministro de Estado que o acompanhe e de autoridades integrantes de comitivas oficiais. Em se tratando de despesas com alimentação, além das situações excepcionadas acima, poderão ser custeadas as despesas com alimentação oferecidas a autoridades externas ao órgão, decorrentes de compromissos oficiais do Ministro, devidamente comprovados e desde que demonstrado o interesse público. Considerando que o acessor do Ministro faz jus a meia diária, nos termos § 2º do art. 9º do Decreto nº 5.992/2006, somente poderá ser custeada despesa com hospedagem ou alimentação, visto que não se vislumbra a concessão de meia diária concomitante com o custeio total de todas as despesas da viagem. Para as demais despesas como transporte, aluguel de espaço e equipamentos para reuniões de trabalho, entre outras, poderá ser utilizado Suprimento de Fundos. Entretanto, há que se observar, também, o caráter de excepcionalidade, considerando, por exemplo, que, no caso de viagens rotineiras para determinadas localidades, é conveniente a licitação/contratação desses serviços nessas localidades, principalmente o serviço de transporte. A locação de veículos deve atender as necessidades de transporte do Ministro de Estado, de assessor que o acompanhe e de autoridades integrantes de comitivas oficiais, não podendo, portanto, direcionar-se, diretamente, a convidados, familiares, outros servidores, dentre outros.

Cartão Corporativo

O Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF) é um meio de pagamento que proporciona à Administração Pública mais agilidade, controle e modernidade na gestão de recursos. O CPGF é emitido em nome da Unidade Gestora, com identificação do portador.

Somente as despesas passíveis de enquadramento como Suprimento de Fundos podem ser feitas com o CPGF. Entretanto, outros tipos de despesas poderão ser autorizados mediante ato conjunto do Ministro da Fazenda e do Planejamento, Orçamento e Gestão, nos termos do parágrafo único do art. 10 do Decreto nº 5.355/2005.

Mediante suprimento de fundos, pode-se utilizar o cartão de pagamento do governo federal para se efetuar compras de materiais e serviços, realizados com os afiliados, e saques em moeda corrente para esse mesmo fim, observadas, em ambos os casos, as disposições contidas nos artigos 45, 46 e 47, do Decreto 93.872, de 23 de dezembro de 1986, com suas alterações e legislação complementar.

Nenhuma transação ou saque com o Cartão de Pagamento poderá ser efetivado sem que haja saldo suficiente para o atendimento da respectiva despesa na Nota de Empenho. Visando atender às características peculiares de cada órgão, a NE, poderá ser emitida em nome da UG ou do suprido.

O Ordenador de Despesa informará no auto-atendimento do Setor Público do Banco do Brasil, para fins de registro, o limite de utilização total da UG Titular, bem como o limite de utilização concedido a cada um dos Portadores de cartão de pagamento por ele autorizados. A UG deverá emitir Nota de Empenho no valor total dos limites de utilização necessários às aquisições e saques.

O Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF) é utilizado para pagamento de despesas por meio de fatura, na data da compra, exigindo-se assinatura no respectivo comprovante de venda, emitido em duas vias pelo valor final da operação, ou mediante impostação de senha do Portador ou de assinatura eletrônica, conforme o caso. É permitida, com os devidos cuidados, a transação de compra de materiais ou prestação de serviços, pelo portador do Cartão de Pagamento do Governo Federal – CPGF com Afiliado, por meio de correio, internet, telefone ou outro veículo de telecomunicação, sem a presença do CPGF e de seu portador no respectivo estabelecimento comercial.

A vinculação 412 - "CARTÃO DE PAGAMENTO" só poderá ser utilizada para pagamento da fatura do cartão de pagamento ou para os saques a serem efetivados nos terminais do Banco do Brasil. Para pagamento da fatura do cartão de pagamento deverá ser emitida Ordem Bancária do tipo Fatura (OB Fatura), podendo utilizar-se de vinculações relacionadas a custeio.

A utilização de transação de saque com o CPGF para quitação de despesas em espécie é possível somente nas seguintes situações:

• atender às necessidades dos órgãos essenciais da Presidência da República, Vice-Presidência da República, Ministério da Fazenda, área de saúde indígena do Ministério da Saúde, Departamento de Polícia Federal do Ministério da Justiça, repartições do Ministério das Relações Exteriores no exterior, bem assim as áreas militar e de inteligência.
• atender às necessidades excepcionais dos órgãos, limitado a até 30% do gasto anual do órgão com Suprimento de Fundos, nos termos do autorizado pelo respectivo Ministro de Estado, por meio de Portaria.

Em cada concessão deverá constar a justificativa para o valor estabelecido para saque naquele ato, em conformidade com os limites e necessidades excepcionais fixados na Portaria expedida pelo Ministro de Estado.
Os portadores do cartão de pagamento do Governo só poderão efetivar saques nos terminais do Banco do Brasil caso a UG possua Limite de Saque Autorizado à Conta Única do Tesouro Nacional na vinculação 412 - "CARTÃO DE PAGAMENTO".

As aquisições/contratações devem ser feitas preferentemente por meio de fatura. Entretanto, algumas situações podem demandar pagamento em espécie, como por exemplo:

• serviços de pequena monta, contratado com pessoas físicas;
• despesas em viagens a serviço ao interior do País, onde pode ser mais escassa a rede credenciada à bandeira do CPGF, principalmente serviços referentes à manutenção de veículos, serviços reprográficos, pedágios e transporte fluvial.

No caso de abastecimento de veículos oficiais em viagens a serviço, é aconselhável o levantamento prévio dos postos de gasolina credenciados ao longo do itinerário da viagem, de modo a reduzir ao mínimo possível o pagamento em espécie.

Para adquirir o Cartão de Pagamento do Governo Federal (CPGF), é necessário preencher o formulário “Cadastro de Portador” no site do Banco do Brasil, assinar e encaminhá-lo ao banco junto com uma cópia da identidade e comprovante de residência. No recebimento do cartão, é preciso desbloqueá-lo em um caixa do Banco do Brasil e também cadastrar uma nova senha.

Solicitação

Proposta do Suprimento de Fundos

A proposta de concessão de suprimento de fundos deverá conter:

• a finalidade;
• a justificativa da excepcionalidade da despesa por suprimento de fundos, indicando fundamento normativo: deverá ser indicado apenas um inciso do Decreto 93.872/96, que será indicado também na(s) Nota(s) de Empenho;
• indicação do meio de concessão: cartão de pagamento do governo federal ou depósito em conta-corrente bancária;
• a especificação da ND - Natureza da Despesa e do PI Plano Interno, quando for o caso;
• indicação do valor total e por cada natureza de despesa;
• quando do uso do CPGF, deve-se indicar, sempre que houver, o valor autorizado para saque; e
• indicação do período de aplicação e data para prestação de contas.

O prazo de aplicação do Suprimento de Fundos é de até 90 (noventa) dias, contado da assinatura do ato de concessão. Para a prestação de contas do Suprimento de Fundos, o prazo é de até 30 (trinta) dias, contado a partir do término do prazo de aplicação. Isto é, dispõe de até 90 (noventa) dias para aplicar e mais 30 (trinta) dias para prestar contas, totalizando assim até 120 (cento e vinte) dias.

O limite de utilização do cartão será concedido de acordo com o valor constante no ato de concessão de suprimento de fundos, e revogado tão logo o prazo de utilização seja expirado.

Na concessão serão estabelecidos os valores de gasto para a modalidade de fatura e de saque, necessitando de justificativa, se autorizado algum valor na modalidade de saque. Todo o procedimento de concessão de suprimento de fundos por meio de limite de utilização do cartão deve ser repetido a cada nova concessão, bem como a revogação do limite de utilização do cartão, após expiração do prazo de utilização.

Quando, em caráter excepcional, o suprimento de fundos for concedido na modalidade de depósito em conta corrente, o valor da Ordem Bancária para crédito na conta corrente de suprimento de fundos será concedido com fundamento na autorização da solicitação de concessão de suprimento de fundos. O suprido deverá devolver o saldo residual, por meio de GRU, tão logo o prazo de utilização seja expirado. Todo o procedimento de concessão de suprimento de fundos por meio de depósito em conta corrente deve ser repetido a cada nova concessão, bem como a devolução do saldo residual existente na conta corrente de suprimento de fundos, após expiração do prazo de utilização.

Ao conceder o suprimento de fundos, a autoridade competente determinará a emissão do empenho, ou fará referência ao empenho estimativo, solicitando a anexação de uma cópia da NE - Nota de Empenho - à proposta de concessão de suprimento.

Em se tratando de suprimento de fundos para contratação de serviços prestados por pessoa física, deve ser emitida nota de empenho na natureza de despesa 33.91.47 Obrigações Tributárias e de Contribuições, sendo o favorecido do empenho a UG 510001 Gestão 57202, visando atender as despesas com contribuição previdenciária patronal. Esse empenho deverá ser liquidado apenas no momento da inclusão do encargo.

Do ato de concessão de suprimento de fundos constará, obrigatoriamente:

• Prazo máximo para utilização dos recursos;
• Prazo para prestação de contas; e
• Sistemática de pagamento, se somente fatura, ou também saque, quando for movimentado por meio do Cartão de Pagamento do Governo Federal.

A cada concessão de suprimento de fundos, seja qual for o meio de pagamento, deverá haver a identificação da motivação do ato, esclarecendo as demandas da unidade, e a definição de valores compatíveis com a demanda, vinculando o gasto com o suprimento de fundos.

Conforme estabelece o Decreto nº 93.872/86, compete ao Ministério da Fazenda o estabelecimento de valores limites para concessão de Suprimento de Fundos, bem como o limite máximo para despesas de pequeno vulto. Atualmente o assunto está disciplinado pela Portaria nº 95/2002, conforme o quadro a seguir:

INSTRUMENTO	CPGF	CPGF
NATUREZA	Compras e Serviços	Obras e Serviços de Engenharia
a) por concessão (incisos I, II e III)	R$ 8.000,00	R$ 15.000,00
b) por despesa (isto é: por valor do documento de comprovação do gasto – inciso III)	R$ 800,00	R$ 1.500,00

A concessão de qualquer tipo de Suprimento de Fundos além dos limites estabelecidos acima deve ser expressamente autorizada por Ministro de Estado ou autoridade de nível hierárquico equivalente, desde que caracterizada a necessidade em despacho fundamentado.

É de responsabilidade do Ordenador de Despesa de cada UG definir e controlar o valor máximo de gasto que poderá ser realizado com o CPGF, observadas as seguintes condições:

• planejamento anual de suas despesas, de modo a informar ao Banco do Brasil o limite financeiro necessário para cumprimento desse planejamento;
• execução efetiva da programação estabelecida somente quando disponha de condições tanto orçamentárias (existência de crédito orçamentário) quanto financeiras (disponibilidade de recursos na vinculação de pagamento respectiva);
• o limite financeiro estabelecido para o cartão de cada portador deve ser definido a cada concessão de Suprimento de Fundos, em valor compatível com a necessidade demandada, e revigorando-se o limite assim que o prazo de aplicação expirar.

Cabe ao ordenador de despesa autorizar a concessão de Suprimento de Fundos, consubstanciado em solicitação de dirigente de unidade administrativa do órgão, na qual deverão ser consignadas informações/justificativas que caracterizem uma das situações previstas para sua utilização, se haverá possibilidade de saque, o nome e CPF do suprido e o período para aplicação.

O Suprimento de Fundos somente pode ser concedido a servidor público ou ocupante de cargo em comissão em efetivo exercício no órgão, e que preencha as seguintes condições:

• não ser responsável por dois suprimentos de fundos em fase de aplicação e/ou de prestação de contas;
• não tenha a seu cargo a guarda do material a adquirir, salvo quando não houver na repartição outro servidor que reúna condições de receber o Suprimento de Fundos;
• não ser responsável por Suprimento de Fundos que, esgotado o prazo, esteja pendente de prestação de contas;
• não ter sido declarado em alcance, assim entendido aquele que tenha cometido apropriação indevida, extravio, desvio ou falta verificada na prestação de contas, de dinheiro ou valores confiados à sua guarda;
• não tenha tido prestação de contas da aplicação de suprimento de fundos com despesas impugnadas pelo Ordenador de Despesas ou que esteja em processo de Tomada de Contas Especial;
• não se confunda com a pessoa do Ordenador de Despesas; e
• não seja o próprio demandante da aquisição/contratação de serviço, exceto em viagem a serviço.

Além dessas condições, não é recomendável a concessão de Suprimento de Fundos a autoridade, Ministro de Estado ou ocupante de cargo de Natureza Especial ou de cargo do Grupo Direção e Assessoramento Superiores – DAS 6.

Antes de autorizar a concessão de Suprimento de Fundos, o Ordenador de Despesa deve adotar alguns cuidados básicos:

• verificar se as informações/justificativas caracterizam realmente uma das situações previstas para utilizar Suprimento de Fundos;
• verificar, em caso de necessidade de saque, se a demanda se enquadra nas situações de excepcionalidades dispostas na portaria ministerial de autorização de saque, bem como se o valor solicitado, somado aos pedidos já atendidos, não ultrapassa os limites autorizados para saque, ou, ainda se, apesar de não ultrapassar, poderá vir a dificultar o atendimento de novas necessidades;
• verificar se o agente suprido indicado preenche as condições legais;
• não conceder Suprimento de Fundos a servidor em férias;
• verificar se o período de aplicação não ultrapassa o limite de 90 dias e, em qualquer caso, se não ultrapassa o exercício financeiro;
• verificar se os valores solicitados, em casos de viagem e/ou serviços especiais são compatíveis com a natureza e duração da missão;
• verificar se, em caso de necessidade de aquisição de material permanente, a justificativa é pertinente; e
• verificar se a concessão de Suprimento de Fundos observa a classificação orçamentária objeto da demanda.