8.12.1.2.1 Requisição de Compras (GC2010)

Cadastro Requisição de Compras

Processos

Introdução O Módulo de Compras foi desenvolvido dentro de um sistema de informações gerenciais, da mesma forma que ocorre com outros módulos, com o objetivo de melhorar a velocidade da transação, o controle das informações, o tratamento de dados, o estabelecimento de indicadores, a redução de custos, a transparência e, ao final, um ganho para os usuários e para a sociedade brasileira.

Objetivos

• Permitir a solicitação de bens, materiais ou serviços necessários para as necessidades da organização;
• Facilitar fluxo das informações e das decisões das etapas do processo de compra;
• Padronizar, utilizando modelos pré-definidos de termos de referência;
• Otimizar o uso de documentação impressa;
• Aumentar a celeridade do processo;
• Melhorar o sincronismo entre os principais atores no processo de compra;
• Auxiliar no cumprimento das regras legais;
• Verificar as restrições de integridade no ato da requisição, evitando assim o retrabalho;
• Gerar relatórios gerenciais para auxiliar na tomada de decisões;

Descrição do Processo de Requisição de Compras

1. Cadastrar a Requisição de Compra, salvar e enviar e-mail;
2. Analise e autorização do Chefe do Setor;
3. Análise, sugestão de complemento (quando o caso) e autorização do Responsável de Compras;
4. Aprovação do Ordenador de Despesas;
5. Envio de e-mail para os fornecedores solicitando cotação de preços. Em anexo os PDFs da Requisição de Compra e do Termo de Referência;
6. Cadastramento da cotação de preços dos fornecedores;
7. Aprovação do Mapa de Apuração;
8. Enquadramento da despesa e declaração do Ordenador de adequação ao Artigo 16 da Lei Complementar 101/2000.

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Tela

Imagem 2

Requisição de Compras

• Requisição/Número: campo gerado automaticamente após o solicitante preencher todos os campos e salvar <F10>;
• Ano/Data e Hora: campo gerado automaticamente com o ano corrente, data e hora, após o solicitante preencher todos os campos e salvar <F10>;
• Situação: estágio em que se encontra a requisição;
  • Aberto - 1º etapa, aguardando o preenchimento dos dados. Após o cadastramento da requisição de compra, itens e termo de referência, deve ser utilizado o botão <Enviar e-mail> para que o Requisitante seja informado que possui uma Requisição de Compra para autorizar. A situação passará automaticamente para “Fechado”. Essa situação sinaliza que o solicitante já finalizou a digitação da requisição;
  • Fechado - 2º etapa, o Requisitante deve autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Requerido” e será encaminhado e-mail para o chefe do setor informando-o do cadastro da requisição;
  • Requerido - 3º etapa, o Chefe do Setor deve autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Autorizado” e será encaminhado e-mail para o responsável de compras e para o gestor de compras, informando-os da autorização da requisição;
  • Autorizado - 4º etapa, o Responsável de Compras deve selecionar o Responsável pela Pesquisa de Preços e autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Em Análise” e será encaminhado e-mail para o ordenador de despesas informando-o da aprovação da requisição;
  • Em Análise - 5º etapa, o Ordenador de Despesas deve aprovar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Aprovado” e será encaminhado e-mail para o responsável de compras, gestor de compras e responsável pela pesquisa de preços informando-os da aprovação da requisição. Também serão anexados os PDF’s (gc3010 – Requisição, gc3015 – Termo de Referência e gc3050 – Anexo - Especificação dos Itens) na ABA Anexos ;
  • Aprovado - 6º etapa, fase de pesquisa de preços, ABA Mapa de Apuração, aguardando o cadastramento dos fornecedores e seus orçamentos. Após o cadastro, deve ser utilizado o botão <Gerar Val. de Referência>, bem como selecionar o Responsável pela Aprovação do Mapa de Apuração, por fim clicar em <Enviar e-mail>. A situação passará automaticamente para “Mapa Gerado” e será encaminhado e-mail para o responsável pela aprovação do mapa de apuração informando-o da geração do valor de referência;
  • Mapa Gerado - 7º etapa, ABA Mapa de Apuração, o Responsável pelo Mapa de Apuração deve aprovar o mapa. A situação passará automaticamente para “Mapa Aprovado” e será encaminhado e-mail para o responsável pelo enquadramento da despesa informando-o da geração do mapa de apuração. Também será anexado o PDF (gc3030 – Mapa de Apuração – Pesquisa de Preços) na ABA Anexos;
  • Mapa Aprovado- 8º etapa, ABA Enquadramento, o Responsável pelo Enquadramento da Despesa deve informar os dados do enquadramento e assinar. A situação passará automaticamente para “Enq. Gerado” e será encaminhado e-mail para o responsável administrativo financeiro informando-o da despesa para autorizar;
  • Enq. Gerado - 9º etapa, ABA Enquadramento, o Responsável Administrativo Financeiro deve verificar se o valor estimado da despesa está previsto na dotação orçamentária e assinar o enquadramento. A situação passará automaticamente para “Desp. Em Análise” e será encaminhado e-mail para o ordenador de despesas informando-o da despesa para aprovar;
  • Desp. Em Análise - 10º etapa, ABA Enquadramento, o Ordenador de Despesas deve aprovar a despesa. A situação passará automaticamente para “Desp. Aprovada” e será encaminhado e-mail para o responsável pela aprovação do mapa de apuração, gestor de compras, responsável pelo enquadramento da despesa e responsável pelo processo licitatório, informando-os da aprovação da despesa. Também será anexado o PDF (gc3040 – Enquadramento da Despesa), e, nos casos em que a Modalidade de contratação não for do tipo Pregão Eletrônico ou Pregão Presencial, também será anexado o PDF (gc3015 – Projeto Básico) na ABA Anexos;
  • Desp. Aprovada – aguardando etapas do Processo Licitatório, tela 8.12.1.2.2 Processo Licitatório (GC2050), onde serão preenchidos os dados referente ao edital/licitação;
  • Req. Atendida – encerrado o processo de compra;
  • Cancelado – quando não for optado por dar continuidade ao processo. Deverá ser preenchido o campo descritivo CANCELAMENTO explicando o porquê do cancelamento da requisição;
  • Suspenso – quando por algum motivo o certame parar, o requisitante ou gestor de compras pode optar por suspender a Requisição por tempo indeterminado, até que o impasse se resolva e possa dar continuidade com o processo de compra;

 Observação 1: na tela da Requisição de Compra, a assinatura do responsável pela etapa pode ser feita através da caixa de seleção, ao lado do seu nome, ou pela tela  8.12.1.2.3 Autorizações em Lote (GC2060).

 Observação 2: os e-mails disparados automaticamente após assinatura das etapas para os próximos assinantes ou interessados pelo andamento da Requisição de Compra, só serão enviados se forem atores diferentes.

 Observação 3: em todas as etapas o sistema gera um registro de LOG, na ABA Acompanhamento com o usuário responsável pela ação, data e uma observação referente a ação efetuada.

• Setor: setor do requisitante;
• Botão de Setores: lista de Setores (LOV);
• Processo: número do NUP / Processo Administrativo;
• Botão de Processos: lista de Processos Administrativos (LOV);
• Requisitante: responsável pela requisição;
• Botão de Requisitantes: lista de Requisitantes (LOV), mostra os requisitantes do setor selecionado, cadastrados na tela 8.12.1.3.1 Autorizações (GS2420), tipo 39.
• OK do Requisitante: quando marcado, indica que foi assinado pelo requisitante;
• Data da Autorização: data e hora em que o requisitante assinou;
• Tipo: tipo de relacionamento com o setor de contratos (Almoxarifado, Veículos, Materiais/Serviços Diversos ou Terceirização);
• Objeto: objeto da requisição de compra;
• Justificativa: texto explicativo com a necessidade da compra;
• Plano Interno: número do plano interno;
• Botão de Planos Internos: lista dos Planos Internos (LOV);
• Nº Fonte: número da fonte de recursos;
• Botão de Fontes: lista de Fontes de Recursos (LOV);
• Observação: campo liberado para informações adicionais, que não fazem parte da requisição e Termo de Referência, apenas servindo de comunicação entre atores do processo;
• Cancelamento: justificativa com o porquê do cancelamento da requisição de compra;
• Chefe do Setor: responsável pelo setor requisitante;
• Botão de Chefes de Setor: lista de chefes de setor (LOV), mostra os autorizadores do setor selecionado, cadastrados na tela 8.12.1.3.1 Autorizações (GS2420), tipo 4.
• OK do Chefe do Setor: quando marcado, indica que foi autorizado pelo chefe do setor;
• Data da Autorização: data e hora em que o chefe do setor autorizou a requisição de compra;
• Resp. Pesquisa de Preços: funcionário do setor de compras responsável pela fase de pesquisa de preços;
• Responsável de Compras: responsável de compras que irá dar continuidade ao processo de compra;
• OK do Responsável de Compras: quando marcado, indica que foi autorizado pelo Responsável de Compras;
• Data da Autorização: data e hora em que o responsável de compras autorizou a requisição de compra;
• Ordenador de Despesas: responsável ordenador de despesas, que irá autorizar a utilização de recursos para a compra;
• OK do Ordenador: quando marcado, indica que foi aprovado pelo ordenador de despesas;
• Data da Aprovação: data e hora em que o ordenador aprovou a compra;
• Enviar E-mail: indica o encerramento de uma etapa da requisição, e comunica via e-mail o autorizador em questão (Requisitante / Chefe do Setor / Responsável de Compras / Ordenador de Despesas) que possui uma requisição de compra para analisar e autorizar;
• Botão Autorizar: autoriza/assina a etapa da requisição, e comunica via e-mail o próximo autorizador que possui uma requisição de compra para analisar e autorizar;
• Botão Não Autorizar: não autoriza a etapa da requisição, retornando-a para situação Fechado, utilizando o campo Justificativa para comunicação via e-mail com o requisitante;
• Botão Retornar p/ o Requisitante: utilizado por usuários com perfil de Gestor de Compras ou Responsável Setor de Compras, para retornar uma Requisição de Compra para o Requisitante, situação Fechado, mas somente para requisições que estejam com situação (Requerido, Autorizado, Em Análise, Aprovado, Mapa gerado, Mapa Aprovado, Enq. Gerado, Desp. Em Análise ou Desp. Aprovada);
• Botão Retornar p/ Enquadramento: utilizado por usuários com perfil de Gestor de Compras ou Responsável Setor de Compras, para retornar uma Requisição de Compra para o Responsável pelo Enquadramento da Despesa, situação Mapa Aprovado, mas somente para requisições que estejam com situação (Desp. Em Análise ou Desp. Aprovada);
• Botão Suspender: habilitado para o Requisitante ou Resp. Compras/Gestor do módulo. Quando utilizado suspende a requisição, congelando o prazo da etapa que está em andamento até a data da suspensão. O sistema envia e-mail para o Requisitante/Gestor com informações da Suspensão da Requisição de Compras;

Obs: Somente requisições que não possuam processo licitatório em andamento e que não estejam com situação Req. Atendida ou Cancelado podem ser suspensas.

• Botão Cancelar Suspensão: habilitado para o Requisitante ou Resp. Compras/Gestor do módulo, e para requisições que estiverem com a situação Suspenso. Quando utilizado cancela a suspensão da requisição, retornando a contagem para termino da etapa que está em andamento a partir da data do cancelamento da suspensão. O sistema envia e-mail para o Requisitante/Gestor com informações do cancelamento da Suspensão da Requisição de Compras;
• Botão Visualizar c/ Chancela: abre a Requisição de Compra e o Termo de Referência em formato PDF com chancela eletrônica;
• Botão Visualizar s/ Chancela: abre a Requisição de Compra e o Termo de Referência em formato PDF sem chancela eletrônica;
• Botão Anexo - Itens: abre o formulário Anexo – Especificações dos Itens em formato PDF;

O usuário solicitante, geralmente o secretário do setor, preenche os dados da requisição, conforme mostrado na Imagem 2, de acordo com o que lhe foi solicitado pelo requisitante. O solicitante pode cadastrar requisições de compras para vários setores, basta informar o setor, o requisitante, o chefe do setor, os itens e suas especificações técnicas, com possibilidade de preencher um modelo de termo de referência.
Após o cadastramento da requisição, o solicitante deve utilizar o botão < ENVIAR E-MAIL > para que o requisitante (quando não for o próprio) seja informado. A situação passará para “FECHADO” e será gerado um lançamento (LOG) na ABA Acompanhamento contendo a DATA e uma OBSERVAÇÃO referente ao encerramento da primeira etapa. Após análise do requisitante, caso tenha que realizar alguma correção, RETIFICA a mesma ou informa sobre necessidades de ajustes. Caso esteja de acordo, o requisitante envia e-mail para o chefe do setor autorizar a requisição.

O requisitante, ao receber aviso em seu e-mail institucional, e não sendo ele o próprio solicitante da requisição no sistema, em havendo discordância da requisição preenchida, deve informar ao gestor de compras e/ou chefia do solicitante e/ou até os superiores, de modo a corrigir e/ou alterar seu nome enquanto requisitante. Do contrário, em aceitando a requisição e enviando ao chefe do setor, estará demonstrando ciência e concordância aos termos da requisição realizado pelo solicitante.

Enquanto a situação da requisição estiver “ABERTO” o sistema permitirá ajustes por parte do solicitante, requisitante ou responsável de compras. Nas demais situações “AUTORIZADO”, “EM ANÁLISE” e “APROVADO”, somente o campo OBSERVAÇÃO poderá ser alterado, ou se o usuário logado for o Autorizador da etapa em questão, nesse caso, poderá fazer alguns ajustes.

Acompanhamento

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