8.12.1.2.1 Requisição de Compras (GC2010)

Cadastro Requisição de Compras

Processos

Introdução O Módulo de Compras foi desenvolvido dentro de um sistema de informações gerenciais, da mesma forma que ocorre com outros módulos, com o objetivo de melhorar a velocidade da transação, o controle das informações, o tratamento de dados, o estabelecimento de indicadores, a redução de custos, a transparência e, ao final, um ganho para os usuários e para a sociedade brasileira.

Objetivos

• Permitir a solicitação de bens, materiais ou serviços necessários para as necessidades da organização;
• Facilitar fluxo das informações e das decisões das etapas do processo de compra;
• Padronizar, utilizando modelos pré-definidos de termos de referência;
• Otimizar o uso de documentação impressa;
• Aumentar a celeridade do processo;
• Melhorar o sincronismo entre os principais atores no processo de compra;
• Auxiliar no cumprimento das regras legais;
• Verificar as restrições de integridade no ato da requisição, evitando assim o retrabalho;
• Gerar relatórios gerenciais para auxiliar na tomada de decisões;

Descrição do Processo de Requisição de Compras

1. Cadastrar a Requisição de Compra, salvar e enviar e-mail;
2. Analise e autorização do Chefe do Setor;
3. Análise, sugestão de complemento (quando o caso) e autorização do Responsável de Compras;
4. Aprovação do Ordenador de Despesas;
5. Envio de e-mail para os fornecedores solicitando cotação de preços. Em anexo os PDFs da Requisição de Compra e do Termo de Referência;
6. Cadastramento da cotação de preços dos fornecedores;
7. Aprovação do Mapa de Apuração;
8. Enquadramento da despesa e declaração do Ordenador de adequação ao Artigo 16 da Lei Complementar 101/2000.

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Tela

Imagem 2

Requisição de Compras

- Requisição/Número : campo gerado automaticamente após o solicitante preencher todos os campos e salvar <F10>;

- Ano/Data e Hora : campo gerado automaticamente com o ano corrente, data e hora, após o solicitante preencher todos os campos e salvar <F10>;

- Situação : estágio em que se encontra a requisição;

. Aberto : 1º etapa, aguardando o preenchimento dos dados. Após o cadastramento da requisição de compra, itens e termo de referência, deve ser utilizado o botão <Enviar e-mail> para que o Requisitante seja informado que possui uma Requisição de Compra para autorizar. A situação passará automaticamente para “Fechado”. Essa situação sinaliza que o solicitante já finalizou a digitação da requisição;

. Fechado : 2º etapa, o Requisitante deve autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Requerido” e será encaminhado e-mail para o chefe do setor informando-o do cadastro da requisição;

. Requerido : - 3º etapa, o Chefe do Setor deve autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para .Autorizado e será encaminhado e-mail para o responsável de compras e para o gestor de compras, informando-os da autorização da requisição;

. Autorizado : - 4º etapa, o Responsável de Compras deve selecionar o Responsável pela Pesquisa de Preços e autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Em Análise” e será encaminhado e-mail para o ordenador de despesas informando-o da aprovação da requisição;

. Em Análise : - 5º etapa, o Ordenador de Despesas deve aprovar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Aprovado” e será encaminhado e-mail para o responsável de compras, gestor de compras e responsável pela pesquisa de preços informando-os da aprovação da requisição. Também serão anexados os PDF’s (gc3010 – Requisição, gc3015 – Termo de Referência e gc3050 – Anexo - Especificação dos Itens) na ABA Anexos ;

. Aprovado - 6º etapa, fase de pesquisa de preços, ABA Mapa de Apuração, aguardando o cadastramento dos fornecedores e seus orçamentos. Após o cadastro, deve ser utilizado o botão <Gerar Val. de Referência>, bem como selecionar o Responsável pela Aprovação do Mapa de Apuração, por fim clicar em <Enviar e-mail>. A situação passará automaticamente para “Mapa Gerado” e será encaminhado e-mail para o responsável pela aprovação do mapa de apuração informando-o da geração do valor de referência;

. Mapa Gerado - 7º etapa, ABA Mapa de Apuração, o Responsável pelo Mapa de Apuração deve aprovar o mapa. A situação passará automaticamente para “Mapa Aprovado” e será encaminhado e-mail para o responsável pelo enquadramento da despesa informando-o da geração do mapa de apuração. Também será anexado o PDF (gc3030 – Mapa de Apuração – Pesquisa de Preços) na ABA Anexos;

. Mapa Aprovado - 8º etapa, ABA Enquadramento, o Responsável pelo Enquadramento da Despesa deve informar os dados do enquadramento e assinar. A situação passará automaticamente para “Enq. Gerado” e será encaminhado e-mail para o responsável administrativo financeiro informando-o da despesa para autorizar;

. Enq. Gerado - 9º etapa, ABA Enquadramento, o Responsável Administrativo Financeiro deve verificar se o valor estimado da despesa está previsto na dotação orçamentária e assinar o enquadramento. A situação passará automaticamente para “Desp. Em Análise” e será encaminhado e-mail para o ordenador de despesas informando-o da despesa para aprovar;

. Desp. Em Análise - 10º etapa, ABA Enquadramento, o Ordenador de Despesas deve aprovar a despesa. A situação passará automaticamente para “Desp. Aprovada” e será encaminhado e-mail para o responsável pela aprovação do mapa de apuração, gestor de compras, responsável pelo enquadramento da despesa e responsável pelo processo licitatório, informando-os da aprovação da despesa. Também será anexado o PDF (gc3040 – Enquadramento da Despesa), e, nos casos em que a Modalidade de contratação não for do tipo Pregão Eletrônico ou Pregão Presencial, também será anexado o PDF (gc3015 – Projeto Básico) na ABA Anexos;

. Desp. Aprovada – aguardando etapas do Processo Licitatório, tela 8.12.1.2.2 Processo Licitatório (GC2050), onde serão preenchidos os dados referente ao edital/licitação;

. Req. Atendida – encerrado o processo de compra;

. Cancelado ' – quando não for optado por dar continuidade ao processo. Deverá ser preenchido o campo descritivo CANCELAMENTO explicando o porquê do cancelamento da requisição;

. Suspenso – quando por algum motivo o certame parar, o requisitante ou gestor de compras pode optar por suspender a Requisição por tempo indeterminado, até que o impasse se resolva e possa dar continuidade com o processo de compra;

Observação 1:  na tela da Requisição de Compra, a assinatura do responsável pela etapa pode ser feita através da caixa de seleção, ao lado do seu nome, ou pela tela  8.12.1.2.3 Autorizações em Lote (GC2060).

 Observação 2: os e-mails disparados automaticamente após assinatura das etapas para os próximos assinantes ou interessados pelo andamento da Requisição de Compra, só serão enviados se forem atores diferentes.

 Observação 3: em todas as etapas o sistema gera um registro de LOG, na ABA Acompanhamento com o usuário responsável pela ação, data e uma observação referente a ação efetuada.

- Setor : setor do requisitante;

- Botão de Setores : lista de Setores (LOV);

- Processo : número do NUP / Processo Administrativo;

- Botão de Processos : lista de Processos Administrativos (LOV);

- Requisitante : responsável pela requisição;

- Botão de Requisitantes : lista de Requisitantes (LOV), mostra os requisitantes do setor selecionado, cadastrados na tela 8.12.1.3.1 Autorizações (GS2420), tipo 39.

- OK do Requisitante : quando marcado, indica que foi assinado pelo requisitante;

- Data da Autorização : data e hora em que o requisitante assinou;

- Tipo : tipo de relacionamento com o setor de contratos (Almoxarifado, Veículos, Materiais/Serviços Diversos ou Terceirização);

- Objeto : objeto da requisição de compra;

- Justificativa : texto explicativo com a necessidade da compra;

- Plano Interno : número do plano interno;

- Botão de Planos Internos : lista dos Planos Internos (LOV);

- Nº Fonte número da fonte de recursos;

- Botão de Fontes lista de Fontes de Recursos (LOV);

-Observação campo liberado para informações adicionais, que não fazem parte da requisição e Termo de Referência, apenas servindo de comunicação entre atores do processo;

Cancelamento justificativa com o porquê do cancelamento da requisição de compra;

Chefe do Setor responsável pelo setor requisitante;

Botão de Chefes de Setor lista de chefes de setor (LOV), mostra os autorizadores do setor selecionado, cadastrados na tela  8.12.1.3.1 Autorizações (GS2420), tipo 4.

OK do Chefe do Setor quando marcado, indica que foi autorizado pelo chefe do setor;

Data da Autorização data e hora em que o chefe do setor autorizou a requisição de compra;

Resp. Pesquisa de Preços funcionário do setor de compras responsável pela fase de pesquisa de preços;

Responsável de Compras responsável de compras que irá dar continuidade ao processo de compra;

OK do Responsável de Compras quando marcado, indica que foi autorizado pelo Responsável de Compras;

Data da Autorização data e hora em que o responsável de compras autorizou a requisição de compra;

Ordenador de Despesas responsável ordenador de despesas, que irá autorizar a utilização de recursos para a compra;

OK do Ordenador quando marcado, indica que foi aprovado pelo ordenador de despesas;

Data da Aprovação data e hora em que o ordenador aprovou a compra;

Enviar E-mail indica o encerramento de uma etapa da requisição, e comunica via e-mail o autorizador em questão (Requisitante / Chefe do Setor / Responsável de Compras / Ordenador de Despesas) que possui uma requisição de compra para analisar e autorizar; Botão Autorizar: autoriza/assina a etapa da requisição, e comunica via e-mail o próximo autorizador que possui uma requisição de compra para analisar e autorizar; Botão Não Autorizar: não autoriza a etapa da requisição, retornando-a para situação Fechado, utilizando o campo Justificativa para comunicação via e-mail com o requisitante; Botão Retornar p/ o Requisitante: utilizado por usuários com perfil de Gestor de Compras ou Responsável Setor de Compras, para retornar uma Requisição de Compra para o Requisitante, situação Fechado, mas somente para requisições que estejam com situação (Requerido, Autorizado, Em Análise, Aprovado, Mapa gerado, Mapa Aprovado, Enq. Gerado, Desp. Em Análise ou Desp. Aprovada); Botão Retornar p/ Enquadramento: utilizado por usuários com perfil de Gestor de Compras ou Responsável Setor de Compras, para retornar uma Requisição de Compra para o Responsável pelo Enquadramento da Despesa, situação Mapa Aprovado, mas somente para requisições que estejam com situação (Desp. Em Análise ou Desp. Aprovada); Botão Suspender: habilitado para o Requisitante ou Resp. Compras/Gestor do módulo. Quando utilizado suspende a requisição, congelando o prazo da etapa que está em andamento até a data da suspensão. O sistema envia e-mail para o Requisitante/Gestor com informações da Suspensão da Requisição de Compras;

Obs: Somente requisições que não possuam processo licitatório em andamento e que não estejam com situação Req. Atendida ou Cancelado podem ser suspensas.

Botão Cancelar Suspensão: habilitado para o Requisitante ou Resp. Compras/Gestor do módulo, e para requisições que estiverem com a situação Suspenso. Quando utilizado cancela a suspensão da requisição, retornando a contagem para termino da etapa que está em andamento a partir da data do cancelamento da suspensão. O sistema envia e-mail para o Requisitante/Gestor com informações do cancelamento da Suspensão da Requisição de Compras; Botão Visualizar c/ Chancela: abre a Requisição de Compra e o Termo de Referência em formato PDF com chancela eletrônica; Botão Visualizar s/ Chancela: abre a Requisição de Compra e o Termo de Referência em formato PDF sem chancela eletrônica; Botão Anexo - Itens: abre o formulário Anexo – Especificações dos Itens em formato PDF;

O usuário solicitante, geralmente o secretário do setor, preenche os dados da requisição, conforme mostrado na Imagem 2, de acordo com o que lhe foi solicitado pelo requisitante. O solicitante pode cadastrar requisições de compras para vários setores, basta informar o setor, o requisitante, o chefe do setor, os itens e suas especificações técnicas, com possibilidade de preencher um modelo de termo de referência.
Após o cadastramento da requisição, o solicitante deve utilizar o botão < ENVIAR E-MAIL > para que o requisitante (quando não for o próprio) seja informado. A situação passará para “FECHADO” e será gerado um lançamento (LOG) na ABA Acompanhamento contendo a DATA e uma OBSERVAÇÃO referente ao encerramento da primeira etapa. Após análise do requisitante, caso tenha que realizar alguma correção, RETIFICA a mesma ou informa sobre necessidades de ajustes. Caso esteja de acordo, o requisitante envia e-mail para o chefe do setor autorizar a requisição.

O requisitante, ao receber aviso em seu e-mail institucional, e não sendo ele o próprio solicitante da requisição no sistema, em havendo discordância da requisição preenchida, deve informar ao gestor de compras e/ou chefia do solicitante e/ou até os superiores, de modo a corrigir e/ou alterar seu nome enquanto requisitante. Do contrário, em aceitando a requisição e enviando ao chefe do setor, estará demonstrando ciência e concordância aos termos da requisição realizado pelo solicitante.

Enquanto a situação da requisição estiver “ABERTO” o sistema permitirá ajustes por parte do solicitante, requisitante ou responsável de compras. Nas demais situações “AUTORIZADO”, “EM ANÁLISE” e “APROVADO”, somente o campo OBSERVAÇÃO poderá ser alterado, ou se o usuário logado for o Autorizador da etapa em questão, nesse caso, poderá fazer alguns ajustes.

Acompanhamento

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