8.11.1.2.7 Trâmites (PT2130)

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Trâmites

Processos

Feito por todos os setores/regionais, na tela 8.11.1.2.7 – Trâmite (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Trâmite).
Trata-se de formulários distintos para controle e movimentação de bens. Para toda movimentação patrimonial física deve ser feita um trâmite, o qual deve ser impresso para acompanhar o bem. As transferências internas servem para transferir a responsabilidade, já os trâmites registram a movimentação do bem de cada setor.
Existem vários tipos de trâmites: Serviços Externos, Outros Estados, Movimentação Eventual, Movimentação Definitiva e Portabilidade. Cada setor é responsável em gerenciar esses trâmites, sendo que o gestor do patrimônio deverá dar ciência no sistema apenas em dois trâmites: Outros estados e portabilidade.

TRÂMITE DE SERVIÇO EXTERNO

Esse trâmite é utilizado para quando um chefe de setor/regional enviar um bem para serviços feitos fora do órgão, como por exemplo, para a assistência técnica, manutenção e etc e que ele irá retornar.

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  • Data Prev. Retorno: preencher com a data prevista de retorno (campo obrigatório).
  • Solicitante: Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando.
  • Setor: irá ser preenchido automaticamente com o setor do solicitante
  • Setor Origem: irá ser preenchido automaticamente.
  • Finalidade e Observação: Inserir maior informação possível sobre esse trâmite.
  • CNPJ: inserir o CNPJ da empresa para onde o bem está indo. Esse já deve estar previamente cadastrado no cadastro de proprietários.
  • Número Patrimonial, Descrição e Valor: listar o(s) patrimônios(s) que está(ão) sendo enviado(s), com a sua respectiva descrição e o seu valor atual. Obs.: só é possível inserir os números patrimoniais pertencentes ao setor do solicitante.
  • Conservação: será informado um dos tipos de conservação do bem:
    • Bom - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo - aquisição;
    • Regular - utiliza-se esta especificação no bem antigo, ainda em utilização;
    • inservível - utiliza-se esta especificação para bens que não possam ser recuperados e reutilizados;
    • antieconômico - utiliza-se esta especificação no bem que o valor a ser dispendido para sua recuperação, for superior a 51% do seu valor de aquisição;
    • irrecuperável - utiliza-se esta especificação no bem que não cabe recuperação;
    • obsoleto/ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom estado de conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;
    • fora de uso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em estado obsoleto/ocioso
  • Valor: será o valor atual do patrimônio
  • Chefe Setor Origem: autorização do chefe do setor origem responsável pelos patrimônios;
  • Botão “Visualizar”: para impressão desse documento para acompanhar a saída do bem. Esse relatório deve ser apresentado na portaria do IPEM:
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TRÂMITE DE OUTROS ESTADOS

Esse trâmite é utilizado para quando o setor deseja informar ao setor de Patrimônio que um bem será enviado a outro estado. Além do trâmite, há outros procedimentos que deverão ser feitos pelo setor de patrimônio.

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  • Solicitante: Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando.
  • Setor: irá ser preenchido automaticamente com o setor do solicitante
  • Órgão Origem: Deve-se escolher quem envia o bem: IPEM´s ou Inmetro.
  • Órgão Destino: Deve-se escolher o destino do bem: IPEM´s ou Inmetro.
  • Finalidade e Observação: Inserir maior informação possível sobre esse trâmite.
  • CNPJ: inserir o CNPJ da empresa para onde o bem está indo. Esse já deve estar previamente cadastrado no cadastro de proprietários.
  • Aos cuidados de: É importante esse preenchimento. Normalmente se destina ao setor de patrimônio.
  • Número Patrimonial, Descrição e Valor: listar o(s) equipamento(s) que está(ão) sendo enviado(s). Obs.: só é possível inserir os números patrimoniais pertencentes ao setor do solicitante.
  • Conservação: será informado um dos tipos de conservação do bem:
    • Bom - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo - aquisição;
    • Regular - utiliza-se esta especificação no bem antigo, ainda em utilização;
    • inservível - utiliza-se esta especificação para bens que não possam ser recuperados e reutilizados;
    • antieconômico - utiliza-se esta especificação no bem que o valor a ser dispendido para sua recuperação, for superior a 51% do seu valor de aquisição;
    • irrecuperável - utiliza-se esta especificação no bem que não cabe recuperação
    • obsoleto/ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom estado de conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;
    • fora de uso = obsoleto/ocioso
  • Autorizações: O chefe do setor e o gestor do patrimônio assinam esse trâmite.
  • É necessário clicar no botão “enviar e-mail” após cada assinatura.
  • Assim que o gestor do patrimônio der ciência a essa transferência, é necessário alguns outros procedimentos feito por ele:
  • Clicar no botão “Gerar Termo”, que é um atalho para a tela: 8.11.1.2.8 – Transferência Outros Estados.
  • É necessário clicar no botão “Visualizar” para impressão do trâmite que irá acompanhar a saída do bem. Esse relatório deve ser apresentado na portaria do IPEM:
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TRÂMITE DE MOVIMENTAÇÃO EVENTUAL

Esse trâmite será utilizado para quando um bem patrimonial de pequeno porte sair do IPEM por no máximo 30 (trinta) dias e que terá uma data de retorno.

  • Situação 1: O funcionário do setor responsável precisa levar um bem para algum serviço fora da instituição.
  • Situação 2: Uma regional envia um bem para outro setor, por um período de tempo, e ele irá retornar.
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  • Data Prev. Retorno: é obrigatório o preenchimento dessa data.
  • Solicitante: Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando.
  • Setor: irá ser preenchido automaticamente com o setor do solicitante
  • Setor de Origem: Preencher com o setor que está enviando o bem.
  • Setor de Destino: setor que irá utilizar o bem
  • Finalidade e Observação: Inserir maior informação possível sobre esse trâmite.
  • Funcionário: funcionário do setor destino que irá utilizar o bem
  • Número Patrimonial, Descrição e Valor: listar o(s) equipamento(s) que está(ão) sendo enviado(s). Obs.: só é possível inserir os números patrimoniais pertencentes ao setor do solicitante.
  • Conservação: será informado um dos tipos de conservação do bem:
    • Bom - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo - aquisição;
    • Regular - utiliza-se esta especificação no bem antigo, ainda em utilização;
    • inservível - utiliza-se esta especificação para bens que não possam ser recuperados e reutilizados;
    • antieconômico - utiliza-se esta especificação no bem que o valor a ser dispendido para sua recuperação, for superior a 51% do seu valor de aquisição;
    • irrecuperável - utiliza-se esta especificação no bem que não cabe recuperação;
    • obsoleto/ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom estado de conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;
    • fora de uso = obsoleto/ocioso
  • É necessário o aceite do chefe do setor de origem e do Funcionário e do chefe do setor destino, caso o bem esteja indo para algum setor.
  • Entre cada aceite, é necessário clicar no botão “Enviar E-mail”.
  • Visualizar e Imprimir o trâmite clicando no botão “Visualizar” em duas vias.
  • Deve-se deixar uma via desse documento na Portaria e portar da segunda via, junto com o equipamento.
  • Botão “Transferência Interna”: estará disponível apenas para os trâmites que estiverem com a situação “autorizado” e que não tiverem nenhuma informação no campo “Data Retorno”. Acessível apenas aos funcionários com o perfil 4-Chefe do setor destino do trâmite, sendo que ao ser clicado, irá perguntar se confirma a transferência de TODOS os bens do trâmite do setor origem para o setor destino. Caso afirmativo:
    • irá finalizar com a data/hora o campo “Data Retorno” do trâmite
    • Irá criar uma transferência interna já autorizada pelos chefes origem e destino, transferindo TODOS os bens para o setor destino (não permitirá transferir apenas alguns bens do trâmite, sempre será todos).
    • Irá finalizar a responsabilidade dos usuários dos bens no setor origem
    • Irá atualizar a responsabilidade dos bens com o setor destino e finalizar no setor origem
    • Irá atualizar o trâmite com o nro da transferência interna criada Obs.: nesse momento, os bens passarão a ser de responsabilidade do setor destino.
  • Transferência interna: é o nro da transferência criada através do botão “transferência interna”. Duplo-click nesse campo permitirá consultar a transferência interna.

Obs.: Esse tipo de documento serve como autorização que pode ser solicitada em aeroportos, por exemplo.
Quando houver o retorno desse bem, é obrigatório, por parte do setor, informar a data de retorno na tela 8.11.1.2.12 – Trâmite Pendente de Retorno.

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TRÂMITE DE MOVIMENTAÇÃO DEFINITIVA

Esse trâmite será utilizado para acompanhar uma transferência interna e será utilizado quando o bem irá ficar por DEFINITIVO em outro setor ou regional. Ele é gerado automaticamente na tela da transferência interna (8.11.1.2.5).

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  • Data Retorno: será preenchida automaticamente quando foi informada a data real de retorno do bem (isso é realizado pelo usuário na tela 8.11.1.2.12 Trâmite Pendente de Retorno.
  • Solicitante: Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando.
  • Setor: irá ser preenchido automaticamente com o setor do solicitante
  • Setor de Origem: Preencher com o setor que está enviando o bem.
  • Setor de Destino: setor que irá utilizar o bem
  • Finalidade e Observação: Inserir maior informação possível sobre esse trâmite.
  • Transferência interna: é o número da transferência interna (que também pode ser criada através do botão “transferência interna”). Duplo-click nesse campo permitirá consultar a transferência interna.
  • Número Patrimonial, Descrição e Valor: listar o(s) equipamento(s) que está(ão) sendo enviado(s). Obs.: só é possível inserir os números patrimoniais pertencentes ao setor do solicitante.
  • Conservação: será informado um dos tipos de conservação do bem:
    • Bom - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo - aquisição;
    • Regular - utiliza-se esta especificação no bem antigo, ainda em utilização;
    • inservível - utiliza-se esta especificação para bens que não possam ser recuperados e reutilizados;
    • antieconômico - utiliza-se esta especificação no bem que o valor a ser dispendido para sua recuperação, for superior a 51% do seu valor de aquisição;
    • irrecuperável - utiliza-se esta especificação no bem que não cabe recuperação;
    • obsoleto/ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom estado de conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;
    • fora de uso = obsoleto/ocioso
  • Botão  : permite que sejam associadas observações aos patrimônios, através da tela de Histórico de Observações. Esse tipo de trâmite não permite a informação de observação e caso necessário, entre em contato com o setor de patrimônio para que eles cadastrem.
  • Autorizações: É necessário o aceite dos autorizadores. Entre cada aceite, é necessário clicar no botão “Enviar E-mail” para que o próximo saiba que já está disponível para que ele autorize.
  • Botão “Visualizar”: apresenta a visualização do trâmite.

TRÂMITE DE PORTABILIDADE

Esse trâmite será utilizado para registrar o uso contínuo de bens a funcionários. Exemplo: Coletor de Dado, Impressora Térmica, pesos, celulares e etc.

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