10.1.1.2.2 - Transferência de Documentos (DC2170)

A tela permite transferir a numeração que está na carga de um funcionário/oficina para outro, ou dependendo do tipo de transferência escolhido, fazer o Cancelamento, Extravio, Devolução ou Desativação.

• Tipos possíveis
  • Memo. Transferência - Transferir a numeração que está na carga de um funcionário/oficina e deve ser utilizada por outro funcionário;
  • Memo. Transferência Cancelamento - Gerar memorando de cancelamento para a numeração que foi cancelada de um funcionário ou posto/oficina;
  • Memo. Transferência Extraviado - Gerar memorando de extravio para a numeração de um funcionário ou posto/oficina que extraviou o documento;
  • Memo. Transferência Devolução - Gerar memorando de devolução ao Inmetro - RJ para a numeração de um funcionário ou posto/oficina que será devolvida;
  • Memo. Transferência Desativados - Gerar memorando para a numeração de um documento que será desativado pelo Inmetro, ou seja, não terá mais uso.

 Somente numeração com a situação “Pendente” pode ser transferida.
 Memorando de Extravio deve ser protocolado o BO do extravio e vinculado ao memorando.

Tela

Onde:

- N° Memorando : preenchido automaticamente, esta numeração é sequencial e iniciada anualmente;

Ao cadastrar uma transferência, ainda com a situação "Aberto" o sistema gera o número do memorando com 0 (zero), ao ser encaminhado, através do botão <Encaminhar Transferência> o sistema atualiza o número definitivo e altera a situação para "Encaminhado".

- Data do Memorando : gerada automaticamente;

- Funcionário de Origem : selecionar a matrícula do funcionário que possui a faixa de documentos que será Transferida, Cancelada, Extraviada, Devolvida ou Desativada;

- Posto/Oficina de Origem : selecionar o número do cadastro do Posto/Oficina que possui a faixa que será Transferida, Cancelada, Extraviada ou Devolvida;

- Documento : selecionar o código do documento da numeração que será entregue ao funcionário, Cancelada, Extraviada, Devolvida ou Desativada;

- Ano Vigência : se o tipo de documento for controlado anualmente, deverá ser preenchido o ano de vigência do documento;

- Faixa Início : numeração inicial da faixa a ser transferida ==> alfanumérico da frente da numeração (caso controle no cadastro do documento), numeração e dígito (caso controle no cadastro do documento); esta numeração deverá ser preenchida;

- Faixa Fim : numeração final da faixa a ser transferida ==> alfanumérico da frente da numeração (caso controle no cadastro do documento), numeração e dígito (caso controle no cadastro do documento); esta numeração deverá ser preenchida;

- Qtd. Entregue : calculado automaticamente com a quantidade da numeração do documento que esta sendo transferido;

- Protocolo : número do protocolo do boletim de ocorrência (somente quando tipo do memorando for de Extravio);

- Justificativa : justificar o porquê da transferência/cancelamento/extravio/desativação. Obrigatório para os memorandos de Cancelamento e Devolução;

- Funcionário de Destino : funcionário que irá receber a numeração da faixa de documentos;

- Responsável de Destino : responsável de documentos (perfil 28), que irá receber a numeração da faixa de documentos, para os casos em que a transferência for Cancelado, Extravio, Devolvido ou Desativado;

- Encaminhar Transferência : altera a situação do Memorando de Transferência para “Encaminhado”, permitindo o recebimento pelo funcionário/gestor de documentos.

Gera a numeração definitiva do memorando, oficializando o documento.

- Visualizar Memorando : visualização do memorando de transferência em PDF, formulário dc3310.

Regras de negócio

• Transferência para outro funcionário:
  • devem ser selecionados os tipos de documentos que serão distribuídos e as suas quantidades; se o documento possuir controle anual, o campo Ano Vig. deverá ser preenchido;
  • deve ser selecionado o funcionário de destino que irá receber os selos, lacres, blocos ou numeração informatizada para realizar o trabalho em campo.

• Transferência Cancelamento:
  • deve ser selecionado o funcionário ou posto/oficina que possui a numeração a ser cancelada;
  • devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão canceladas; o memorando de cancelamento não pode ser gerado para os documentos códigos 1,2,3,4,70 e 71, se for documento informatizado, somente o código 11 pode ser cancelado;
  • a justificativa do cancelamento deve ser preenchida;
  • deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração a ser cancelada.

• Transferência Extraviado:
  • deve ser selecionado o funcionário ou posto/oficina que possui a numeração a ser extraviada;
  • devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão extraviadas; são selecionados os tipos de documentos com a situação Ativo e que não são informatizados;
  • o protocolo do extravio deve ser selecionado; são listados os tipos de protocolo Administrativo e Memorando/Ofício;
  • deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração extraviada.

• Transferência Devolução:
  • deve ser selecionado o funcionário ou posto/oficina que possui a numeração a ser devolvida;
  • devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão devolvidas; os tipos de documentos que serão listados para seleção devem estar com a situação Ativo e setado como Sim no campo Devol.RJ? no cadastro dos documentos;
  • a justificativa da devolução do documento deve ser preenchida;
  • deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração a ser devolvida.

• Transferência Desativados:
  • deve ser selecionado o funcionário que possui a numeração a ser desativada;
  • devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão desativadas; o memorando de desativação não pode ser gerado para os documentos com códigos 1,2,3,4,70 e 71;
  • deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração a ser devolvida.

Finalizando

• Após o preenchimento dos dados terem sido finalizados, deve-se pressionar o botão Encaminhar Transferência para que o responsável de destino possa dar recebimento aos documentos.
  
  
• Quando o botão Encaminhar Transferência for pressionado serão realizadas algumas conferências para permitir a transferência:
  
  • não deixar transferir de um funcionário para ele mesmo a faixa que já pertence a ele;
    
  • verifica se as numerações inicial e final da faixa digitada pertencem ao mesmo funcionário (que possui a numeração) e memorando;
    
  • verifica se existe alguma numeração da faixa do documento com a situação diferente de PENDENTE, se sim então não pode transferir a faixa;
    
  • verifica se a numeração foi importada para algum laptop, se sim então não deixa transferir;
    
  • somente funcionário com o autorizador de gestor de documentos pode transferir numeração para funcionário que está com a situação no cadastro do RH diferente de ativo.

Se não houver nenhum impedimento, o sistema gera o número do memorando definitivo e altera a situação para "Encaminhado".