Prestação de Contas de Suprimento

Introdução

Nesta tela serão lançados os movimentos de despesas, saques, e devoluções, referentes à solicitação de Suprimento de Fundos.
Para efetuar a digitação dos lançamentos, antes deve ser pesquisado a solicitação de Suprimento de Fundos a que se refere esta prestação de contas.

  Pressionar <F7> preencher o número do Suprimento, preencher o ano e pressionar <F8>

Prestação de Contas

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Disposição dos Campos:

• Principais informações da Solicitação: na parte superior esquerda estão os campos número, ano e data da Solicitação, Situação do Suprimento, número do processo administrativo, suprido, e os prazos de aplicação e prestação de contas.
• Prorrogação: indica o número de dias de prorrogação do prazo final da prestação de contas. Este campo é habilitado somente para o usuário que tem autorização do tipo Financeiro.
• Atenção: a digitação da prestação de contas só é permitida quando a Situação do Suprimento for Liberado, Prestação de Contas, Pendente, ou Em Retificação.

Para digitação das despesas, deve ser selecionado o Grupo Despesa, clicando com o mouse em cima do grupo, por exemplo, se for selecionado o grupo Serviço, o sistema irá mostrar o suprido e os valores limites para este grupo, a partir destes valores, as despesas devem ser digitadas, se o suprido possuir valores a credito ou a saque, deve ser selecionada uma das modalidades no quadro Grupo de Despesa, para então, digitar os documentos de despesas da respectiva modalidade.

No quadro Movimentos de Saques, quando selecionado a modalidade LIMITE SAQUE, devem ser cadastrados os saques realizados pelo suprido.

Os itens de despesas são digitados no quadro Movimentos de Despesas, de acordo com o Grupo de Despesa e a Modalidade selecionada. Devem ser informados os campos:

• Tipo de Despesa: tipo de despesa que foi gasta pelo suprido. Alguns tipos exigem que sejam digitadas informações complementares;
• Data: data impressa no documento fiscal;
• Tipo de Documento: que pode ser; Nota Fiscal, Cupom Fiscal, Passagem, Pedágio, ou, Recibo;
• Número do Documento: número impresso no documento fiscal. Se o documento não possuir numeração específica, o sistema preenche automaticamente as letras S/N, que significa ‘sem número’;
• Valor Total: é o valor total impresso no documento. Após seu preenchimento, o sistema abre uma janela automaticamente para digitação das informações complementares, nos casos em que esta for exigida. Se clicar duas vezes seguidas neste campo, abrirá a janela Itens de Despesas, posteriormente essas informações podem ser acessadas pelo botão [ Complemento/Item ]. O objetivo é a inclusão das informações sobre os itens a serem utilizados pelo Setor de Veículos, bem como sua classificação contábil. Normalmente, as que exigem complemento são: despesas de passagens, materiais e serviços com uso de veículos oficiais. As despesas beneficiárias a bens de patrimônio exigem o número de patrimônio no campo Patrimônio na tela de itens de despesas;
• Glosado: campo utilizado pelo responsável Financeiro para impugnar um documento de despesa. Ao marca-lo a despesa é considerada glosada, nesse caso, se abrira uma janela para digitação da justificativa, que também pode ser acessada pelo botão [ GLOSADO ], de acordo com o item selecionado;
• Botão [ Classificação ]: este botão abre a janela Itens das Despesas a Classificar: (nesta janela poderão ser digitados os campos Descrição e classificação contábil);
• Data de Devolução: é a data impressa na GRU quando se tratar de devolução de valores.
• Saldo a Devolver: é o valor a ser devolvido pelo suprido, quando o total sacado for maior do que o total das despesas gastas. Portanto, o Saldo a devolver é a diferença do valor total dos saques pelo valor total das despesas;
• Data de Recebimento da Prestação de Contas: data em que o setor Financeiro recebeu os comprovantes das despesas do suprimento de fundos;

Quadro Aprovações: Aqui ficam os responsáveis pela aprovação da prestação de contas. Financeiro; Concessão e Ordenador de Despesas. A caixa de seleção do lado direito de cada autorizador, quando preenchida, indica que a prestação de contas foi aprovada pelo responsável em questão;

• Botão [ Enviar E-Mail ]: quando utilizado, envia e-mail para o próximo autorizador, avisando-o que existe uma Prestação de Contas de Suprimento de Fundos para Aprovar;
• Botão [ Visualizar ]: gera um PDF com a Prestação de Contas, permitindo a sua impressão.

Campo DICA: indica em que fase, e o que deve ser feito para que a Prestação de Contas seja Aprovada.

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