8.11.1.2.7 Trâmites (PT2130)

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Trâmites

Processos

Feito por todos os setores/regionais, na tela 8.11.1.2.7 – Trâmite (Aplicações – Administrativas – Patrimônios – Cadastros – Movimentos – Trâmite).
Trata-se de formulários distintos para controle e movimentação de bens. Para toda movimentação patrimonial física deve ser feita um trâmite, o qual deve ser impresso para acompanhar o bem. As transferências internas servem para transferir a responsabilidade, já os trâmites registram a movimentação do bem de cada setor.
Existem vários tipos de trâmites: Serviços Externos, Outros Estados, Movimentação Eventual, Movimentação Definitiva e Portabilidade. Cada setor é responsável em gerenciar esses trâmites, sendo que o gestor do patrimônio deverá dar ciência no sistema apenas em dois trâmites: Outros estados e portabilidade.

TRÂMITE DE SERVIÇO EXTERNO

Esse trâmite é utilizado para quando um chefe de setor/regional enviar um bem para serviços feitos fora do órgão, como por exemplo, para a assistência técnica, manutenção e etc e que ele irá retornar.

PT2130 servico externo.png
  • Data Prev. Retorno: preencher com a data prevista de retorno (campo obrigatório).
  • Solicitante: Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando.
  • Setor: irá ser preenchido automaticamente com o setor do solicitante
  • Setor Origem: irá ser preenchido automaticamente.
  • Finalidade e Observação: Inserir maior informação possível sobre esse trâmite.
  • CNPJ: inserir o CNPJ da empresa para onde o bem está indo. Esse já deve estar previamente cadastrado no cadastro de proprietários.
  • Número Patrimonial, Descrição e Valor: listar o(s) patrimônios(s) que está(ão) sendo enviado(s), com a sua respectiva descrição e o seu valor atual. Obs.: só é possível inserir os números patrimoniais pertencentes ao setor do solicitante.
  • Classificação: será informado um dos tipos de conservação do bem:
    • Em Uso - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo - aquisição;
    • Ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom estado de conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;
    • Recuperável - bem móvel que não se encontra em condições de uso e cujo custo da recuperação seja de até cinquenta por cento do seu valor de mercado ou cuja análise de custo e benefício demonstre ser justificável a sua recuperação;
    • Antieconômico - bem móvel cuja manutenção seja onerosa ou cujo rendimento seja precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo;
    • Irrecuperável - bem móvel que não pode ser utilizado para o fim a que se destina devido à perda de suas características ou em razão de ser o seu custo de recuperação mais de cinquenta por cento do seu valor de mercado;
  • Quando um bem estiver classificado como alguma das três opções abaixo, trata-se de bem a ser reclassificado uma vez que a classificação atual em que ele se encontra não existe mais, neste caso deve ser alterado para alguma das opções disponíveis, que não contenham a palavra "à Atualizar":
    • Regular à Atualizar - classificação Regular, não será mais utilizada;
    • Inservível à Atualizar - classificação Inservível , não será mais utilizada;
    • Fora de uso à Atualizar - classificação Fora de uso, não será mais utilizada;
  • Valor: será o valor atual do patrimônio
  • Botão ao lado do valor : permite que sejam associadas observações aos patrimônios, através da tela de Histórico de Observações. Somente os trâmites de portabilidade e de movimentação eventual é que podem atualizar a observação.
  • Chefe Setor Origem: autorização do chefe do setor origem responsável pelos patrimônios;
  • Botão “Visualizar”: para impressão desse documento para acompanhar a saída do bem. Esse relatório deve ser apresentado na portaria do IPEM:
Pt2130 6.png

TRÂMITE DE OUTROS ESTADOS

Esse trâmite é utilizado para quando o setor deseja informar ao setor de Patrimônio que um bem será enviado a outro estado. Além do trâmite, há outros procedimentos que deverão ser feitos pelo setor de patrimônio.

PT2130 outros estados.png
  • Solicitante: Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando.
  • Setor: irá ser preenchido automaticamente com o setor do solicitante
  • Órgão Origem: Deve-se escolher quem envia o bem: IPEM´s ou Inmetro.
  • Órgão Destino: Deve-se escolher o destino do bem: IPEM´s ou Inmetro.
  • Finalidade e Observação: Inserir maior informação possível sobre esse trâmite.
  • CNPJ: inserir o CNPJ da empresa para onde o bem está indo. Esse já deve estar previamente cadastrado no cadastro de proprietários.
  • Aos cuidados de: É importante esse preenchimento. Normalmente se destina ao setor de patrimônio.
  • Número Patrimonial, Descrição e Valor: listar o(s) equipamento(s) que está(ão) sendo enviado(s). Obs.: só é possível inserir os números patrimoniais pertencentes ao setor do solicitante.
  • Classificação: será informado um dos tipos de conservação do bem:
    • Em Uso - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo - aquisição;
    • Ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom estado de conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;
    • Recuperável - bem móvel que não se encontra em condições de uso e cujo custo da recuperação seja de até cinquenta por cento do seu valor de mercado ou cuja análise de custo e benefício demonstre ser justificável a sua recuperação;
    • Antieconômico - bem móvel cuja manutenção seja onerosa ou cujo rendimento seja precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo;
    • Irrecuperável - bem móvel que não pode ser utilizado para o fim a que se destina devido à perda de suas características ou em razão de ser o seu custo de recuperação mais de cinquenta por cento do seu valor de mercado;
  • Quando um bem estiver classificado como alguma das três opções abaixo, trata-se de bem a ser reclassificado uma vez que a classificação atual em que ele se encontra não existe mais, neste caso deve ser alterado para alguma das opções disponíveis, que não contenham a palavra "à Atualizar":
    • Regular à Atualizar - classificação Regular, não será mais utilizada;
    • Inservível à Atualizar - classificação Inservível , não será mais utilizada;
    • Fora de uso à Atualizar - classificação Fora de uso, não será mais utilizada;
  • Valor: será o valor atual do patrimônio
  • Botão ao lado do valor : permite que sejam associadas observações aos patrimônios, através da tela de Histórico de Observações. Somente os trâmites de portabilidade e de movimentação eventual é que podem atualizar a observação.
  • Autorizações: O chefe do setor e o gestor do patrimônio assinam esse trâmite.
  • É necessário clicar no botão “enviar e-mail” após cada assinatura.
  • Assim que o gestor do patrimônio der ciência a essa transferência, é necessário alguns outros procedimentos feito por ele:
  • Clicar no botão “Gerar Termo”, que é um atalho para a tela: 8.11.1.2.8 – Transferência Outros Estados.
  • É necessário clicar no botão “Visualizar” para impressão do trâmite que irá acompanhar a saída do bem. Esse relatório deve ser apresentado na portaria do IPEM:
Pt2130 7.png

TRÂMITE DE MOVIMENTAÇÃO EVENTUAL

Esse trâmite será utilizado para quando um bem patrimonial de pequeno porte sair do IPEM por no máximo 30 (trinta) dias e que terá uma data de retorno.

  • Situação 1: O funcionário do setor responsável precisa levar um bem para algum serviço fora da instituição.
  • Situação 2: Uma regional envia um bem para outro setor, por um período de tempo, e ele irá retornar.
PT2130 movimentacao eventual.png
  • Data Prev. Retorno: é obrigatório o preenchimento dessa data.
  • Solicitante: Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando.
  • Setor: irá ser preenchido automaticamente com o setor do solicitante
  • Setor de Origem: Preencher com o setor que está enviando o bem.
  • Setor de Destino: setor que irá utilizar o bem
  • Finalidade e Observação: Inserir maior informação possível sobre esse trâmite.
  • Funcionário: funcionário do setor destino que irá utilizar o bem
  • Número Patrimonial, Descrição e Valor: listar o(s) equipamento(s) que está(ão) sendo enviado(s). Obs.: só é possível inserir os números patrimoniais pertencentes ao setor do solicitante.
  • Classificação: será informado um dos tipos de conservação do bem:
    • Em Uso - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo - aquisição;
    • Ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom estado de conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;
    • Recuperável - bem móvel que não se encontra em condições de uso e cujo custo da recuperação seja de até cinquenta por cento do seu valor de mercado ou cuja análise de custo e benefício demonstre ser justificável a sua recuperação;
    • Antieconômico - bem móvel cuja manutenção seja onerosa ou cujo rendimento seja precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo;
    • Irrecuperável - bem móvel que não pode ser utilizado para o fim a que se destina devido à perda de suas características ou em razão de ser o seu custo de recuperação mais de cinquenta por cento do seu valor de mercado;
  • Quando um bem estiver classificado como alguma das três opções abaixo, trata-se de bem a ser reclassificado uma vez que a classificação atual em que ele se encontra não existe mais, neste caso deve ser alterado para alguma das opções disponíveis, que não contenham a palavra "à Atualizar":
    • Regular à Atualizar - classificação Regular, não será mais utilizada;
    • Inservível à Atualizar - classificação Inservível , não será mais utilizada;
    • Fora de uso à Atualizar - classificação Fora de uso, não será mais utilizada;
      * Valor: será o valor atual do patrimônio
  • Botão ao lado do valor : permite que sejam associadas observações aos patrimônios, através da tela de Histórico de Observações. Somente os trâmites de portabilidade e de movimentação eventual é que podem atualizar a observação.
  • É necessário o aceite do chefe do setor de origem e do Funcionário e do chefe do setor destino, caso o bem esteja indo para algum setor.
  • Entre cada aceite, é necessário clicar no botão “Enviar E-mail”.
  • Visualizar e Imprimir o trâmite clicando no botão “Visualizar” em duas vias.
  • Deve-se deixar uma via desse documento na Portaria e portar da segunda via, junto com o equipamento.
  • Botão “Transferência Interna”: estará disponível apenas para os trâmites que estiverem com a situação “autorizado” e que não tiverem nenhuma informação no campo “Data Retorno”. Acessível apenas aos funcionários com o perfil 4-Chefe do setor destino do trâmite, sendo que ao ser clicado, irá perguntar se confirma a transferência de TODOS os bens do trâmite do setor origem para o setor destino. Caso afirmativo:
    • irá finalizar com a data/hora o campo “Data Retorno” do trâmite
    • Irá criar uma transferência interna já autorizada pelos chefes origem e destino, transferindo TODOS os bens para o setor destino (não permitirá transferir apenas alguns bens do trâmite, sempre será todos).
    • Irá finalizar a responsabilidade dos usuários dos bens no setor origem
    • Irá atualizar a responsabilidade dos bens com o setor destino e finalizar no setor origem
    • Irá atualizar o trâmite com o nro da transferência interna criada Obs.: nesse momento, os bens passarão a ser de responsabilidade do setor destino.
  • Transferência interna: é o nro da transferência criada através do botão “transferência interna”. Duplo-click nesse campo permitirá consultar a transferência interna.

Obs.: Esse tipo de documento serve como autorização que pode ser solicitada em aeroportos, por exemplo.
Quando houver o retorno desse bem, é obrigatório, por parte do setor, informar a data de retorno na tela 8.11.1.2.12 – Trâmite Pendente de Retorno.

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TRÂMITE DE MOVIMENTAÇÃO DEFINITIVA

Esse trâmite será utilizado para acompanhar uma transferência interna e será utilizado quando o bem irá ficar por DEFINITIVO em outro setor ou regional. Ele é gerado automaticamente na tela da transferência interna (8.11.1.2.5).

PT2130 movimentacao definitiva.png
  • Data Retorno: será preenchida automaticamente quando foi informada a data real de retorno do bem (isso é realizado pelo usuário na tela 8.11.1.2.12 Trâmite Pendente de Retorno.
  • Solicitante: Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando.
  • Setor: irá ser preenchido automaticamente com o setor do solicitante
  • Setor de Origem: Preencher com o setor que está enviando o bem.
  • Setor de Destino: setor que irá utilizar o bem
  • Finalidade e Observação: Inserir maior informação possível sobre esse trâmite.
  • Transferência interna: é o número da transferência interna (que também pode ser criada através do botão “transferência interna”). Duplo-click nesse campo permitirá consultar a transferência interna.
  • Número Patrimonial, Descrição e Valor: listar o(s) equipamento(s) que está(ão) sendo enviado(s). Obs.: só é possível inserir os números patrimoniais pertencentes ao setor do solicitante.
  • Classificação: será informado um dos tipos de conservação do bem:
    • Em Uso - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo - aquisição;
    • Ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom estado de conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;
    • Recuperável - bem móvel que não se encontra em condições de uso e cujo custo da recuperação seja de até cinquenta por cento do seu valor de mercado ou cuja análise de custo e benefício demonstre ser justificável a sua recuperação;
    • Antieconômico - bem móvel cuja manutenção seja onerosa ou cujo rendimento seja precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo;
    • Irrecuperável - bem móvel que não pode ser utilizado para o fim a que se destina devido à perda de suas características ou em razão de ser o seu custo de recuperação mais de cinquenta por cento do seu valor de mercado;
  • Quando um bem estiver classificado como alguma das três opções abaixo, trata-se de bem a ser reclassificado uma vez que a classificação atual em que ele se encontra não existe mais, neste caso deve ser alterado para alguma das opções disponíveis, que não contenham a palavra "à Atualizar":
    • Regular à Atualizar - classificação Regular, não será mais utilizada;
    • Inservível à Atualizar - classificação Inservível , não será mais utilizada;
    • Fora de uso à Atualizar - classificação Fora de uso, não será mais utilizada;
  • Valor: será o valor atual do patrimônio
  • Botão ao lado do valor : permite que sejam associadas observações aos patrimônios, através da tela de Histórico de Observações. Somente os trâmites de portabilidade e de movimentação eventual é que podem atualizar a observação.
  • Autorizações: É necessário o aceite dos autorizadores. Entre cada aceite, é necessário clicar no botão “Enviar E-mail” para que o próximo saiba que já está disponível para que ele autorize.
  • Botão “Visualizar”: apresenta a visualização do trâmite.
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TRÂMITE DE PORTABILIDADE

Esse trâmite será utilizado para registrar o uso contínuo de bens a funcionários. Exemplo: Coletor de Dado, Impressora Térmica, pesos, celulares e etc.

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  • Data Prev. Retorno: Já vem preenchido com a data de 31/12 de cada ano.
  • Data Retorno: será preenchida automaticamente quando foi informada a data real de retorno do bem (isso é realizado pelo usuário na tela 8.11.1.2.12 Trâmite Pendente de Retorno.
  • Solicitante: Irá abrir como opção somente o nome de quem está solicitando.
  • Setor: irá ser preenchido automaticamente com o setor do solicitante
  • Setor de Origem: Preencher com o setor que está enviando o bem.
  • Setor de Destino: setor que irá utilizar o bem
  • Finalidade e Observação: Inserir maior informação possível sobre esse trâmite.
  • Funcionário: funcionário do setor destino que irá utilizar o bem.
  • Número Patrimonial, Descrição e Valor: listar o(s) equipamento(s) que está(ão) sendo enviado(s). Obs.: só é possível inserir os números patrimoniais pertencentes ao setor do solicitante.
  • Classificação: será informado um dos tipos de conservação do bem:
    • Em Uso - utiliza-se esta especificação no ato do cadastramento de um bem novo - aquisição;
    • Ocioso - utiliza-se esta especificação para os bens que estejam em bom estado de conservação e funcionando, são ultrapassados e que não serão mais utilizados pela UP/UO;
    • Recuperável - bem móvel que não se encontra em condições de uso e cujo custo da recuperação seja de até cinquenta por cento do seu valor de mercado ou cuja análise de custo e benefício demonstre ser justificável a sua recuperação;
    • Antieconômico - bem móvel cuja manutenção seja onerosa ou cujo rendimento seja precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo;
    • Irrecuperável - bem móvel que não pode ser utilizado para o fim a que se destina devido à perda de suas características ou em razão de ser o seu custo de recuperação mais de cinquenta por cento do seu valor de mercado;
  • Quando um bem estiver classificado como alguma das três opções abaixo, trata-se de bem a ser reclassificado uma vez que a classificação atual em que ele se encontra não existe mais, neste caso deve ser alterado para alguma das opções disponíveis, que não contenham a palavra "à Atualizar":
    • Regular à Atualizar - classificação Regular, não será mais utilizada;
    • Inservível à Atualizar - classificação Inservível , não será mais utilizada;
    • Fora de uso à Atualizar - classificação Fora de uso, não será mais utilizada;
      * Valor: será o valor atual do patrimônio
  • Botão ao lado do valor : permite que sejam associadas observações aos patrimônios, através da tela de Histórico de Observações. Somente os trâmites de portabilidade e de movimentação eventual é que podem atualizar a observação.
  • Autorizações: É necessário o aceite dos autorizadores. Entre cada aceite, é necessário clicar no botão “Enviar E-mail” para que o próximo saiba que já está disponível para que ele autorize.
  • O funcionário que portará o bem, caso não tenha login no SGI, deverá ter uma “senha secundária”. Isso permitirá que ele assine o trâmite sem necessidade de possuir um login no SGI, bastando apenas clicar no campo da autorização do funcionário, a partir de do sistema já logado no SGI, onde ele assinará tanto a transferência para usuário, quanto o trâmite de portabilidade.
  • Obs.: a senha secundária inicial é fornecida pelo setor de informática.
    • Autorização do Funcionário: automaticamente coloca o mesmo como aceitando a utilização desses bens, assim como autoriza automaticamente o seu termo de responsabilidade para os bens aqui indicados.
    • Botão “Finalizar Vigência”: para todos os trâmites de portabilidade que já estiverem autorizados e que estejam vigentes ainda dentro do ano do exercício, será possível finalizar a portabilidade de um ou mais patrimônios dessa portabilidade. Para isso, basta marcar os bens que terão sua vigência finalizada e clicar no botão “Finalizar Vigência”. Nesse momento, os patrimônios marcados:
    • não terão mais validade nesse trâmite de portabilidade
    • ainda continuarão apresentando o funcionário como usuário do bem (caso não seja mais, finalize a utilização, ver tela “Usuário do Patrimônio”).

Obs.: o trâmite de portabilidade não aparecerá mais na tela de Trâmite Pendente quando: 1) não tiver mais nenhum patrimônio ainda vigente de portabilidade 2) já tiver encerrado o ano do exercício do trâmite.

  • Botão “Renovar”: a vigência da portabilidade é o período do exercício fiscal (de 02/01 a 31/12 de cada ano), sendo renovado anualmente através do botão “renovar”. Ao clicar nesse botão, o sistema gera outra portabilidade para o ano corrente, e nesse momento, podem-se alterar os bens que irão ficar na responsabilidade do funcionário.
  • Botão “Visualizar”: para impressão do trâmite que irá acompanhar a saída do bem.
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