Prestação de Contas de Suprimento
Introdução
Nesta tela serão lançados os movimentos de despesas, saques, e devoluções, referentes à solicitação de Suprimento de Fundos.
Para efetuar a digitação dos lançamentos, antes deve ser pesquisado a solicitação de Suprimento de Fundos a que se refere esta prestação de contas.
Pressionar <F7> preencher o número do Suprimento, preencher o ano e pressionar <F8>
Prestação de Contas
Disposição dos Campos:
- Principais informações da Solicitação: na parte superior esquerda estão os campos número, ano e data da Solicitação, Situação do Suprimento, número do processo administrativo, suprido, e os prazos de aplicação e prestação de contas.
- Prorrogação: indica o número de dias de prorrogação do prazo final da prestação de contas. Este campo é habilitado somente para o usuário que tem autorização do tipo Financeiro.
- Campo DICA: indica em que fase, e o que deve ser feito para que a Prestação de Contas seja Aprovada.
Atenção: a digitação da prestação de contas só é permitida quando a Situação do Suprimento for Liberado, Prestação de Contas, Pendente, ou Em Retificação.
- Liberado: ocorre quando os empenhos e as datas de liberações dos grupos de despesas já foram digitados na tela de Solicitação de Suprimentos.
- Prestação de Contas: ocorre quando a vigência da Solicitação de Suprimento de Fundos entrou no período de prestação de contas.
- Pendente: quando a vigência da Solicitação de Suprimento de Fundos ultrapassou o período de prestação de contas.
- Em Retificação: quando um dos responsáveis pela aprovação não aprovou a prestação de contas.
- Comprovado: quando o setor Financeiro/Contábil digitou a classificação contábil das despesas.
- Em Análise: quando o setor Financeiro está na fase de análise dos documentos das despesas apresentadas.
- Aprovado: quando o ordenador de despesas aprovou a prestação de contas.
Para digitação das despesas, deve ser selecionado o Grupo Despesa, clicando com o mouse em cima do grupo, por exemplo, se for selecionado o grupo Serviço, o sistema irá mostrar o suprido e os valores limites para este grupo, a partir destes valores, as despesas devem ser digitadas, se o suprido possuir valores a credito ou a saque, deve ser selecionada uma das modalidades no quadro Grupo de Despesa, para então, digitar os documentos de despesas da respectiva modalidade.
No quadro Movimentos de Saques, quando selecionado a modalidade LIMITE SAQUE, devem ser cadastrados os saques realizados pelo suprido.
Os itens de despesas são digitados no quadro Movimentos de Despesas, de acordo com o Grupo de Despesa e a Modalidade selecionada.
Devem ser informados os campos:
- Tipo de Despesa: tipo de despesa que foi gasta pelo suprido. Alguns tipos exigem que sejam digitadas informações complementares;
- Data: data impressa no documento fiscal;
- Tipo de Documento: que pode ser; Nota Fiscal, Cupom Fiscal, Passagem, Pedágio, ou, Recibo;
- Número do Documento: número impresso no documento fiscal. Se o documento não possuir numeração específica, o sistema preenche automaticamente as letras S/N, que significa ‘sem número’;
- Valor Total: é o valor total impresso no documento. Após seu preenchimento, o sistema abre uma janela automaticamente para digitação das informações complementares, nos casos em que esta for exigida. Se clicar duas vezes seguidas neste campo, abrirá a janela Itens de Despesas, posteriormente essas informações podem ser acessadas pelo botão [ Complemento/Item ]. O objetivo é a inclusão das informações sobre os itens a serem utilizados pelo Setor de Veículos, bem como sua classificação contábil. Normalmente, as que exigem complemento são: despesas de passagens, materiais e serviços com uso de veículos oficiais. As despesas beneficiárias a bens de patrimônio exigem o número de patrimônio no campo Patrimônio na tela de itens de despesas;
- Glosado: campo utilizado pelo responsável Financeiro para impugnar um documento de despesa. Ao marca-lo a despesa é considerada glosada, nesse caso, se abrira uma janela para digitação da justificativa, que também pode ser acessada pelo botão [ GLOSADO ], de acordo com o item selecionado;
- Botão [ Classificação ]: este botão abre a janela Itens das Despesas a Classificar: (nesta janela poderão ser digitados os campos Descrição e classificação contábil);
- Botão [ Glosado ]: este botão abre a janela de justificativa do item glosado;
- Botão [ Complemento/Item ]: este botão abre a janela de itens das despesas;
Campos:
- Qtde: digitar a quantidade em unidade de cada item do documento de despesa.
- Valor Item: valor monetário de cada item de despesa, se a despesa tiver desconto, não preencha o campo valor item, preencha o valor total que o sistema calculará automaticamente o valor item.
- Descrição: preencher com a descrição do item conforme o documento fiscal de despesa.
- Valor Total: gerado automaticamente, quando são digitados a quantidade e o valor do item, ou pelo preenchimento da quantidade e do valor total, assim o sistema calcula o valor item.
- Conta Contábil: é dividido em dois campos, o primeiro é composto pelos sete primeiros dígitos da conta contábil que corresponde ao grupo de despesa e o segundo contendo dois dígitos corresponde ao item de despesa. O grupo contábil é preenchido automaticamente, conforme o conteúdo do campo Tipo de Despesa selecionado anteriormente; o item de despesa tem uma lista de valores para facilitar a seleção. O usuário com autorização do tipo financeiro terá acesso a este campo, este é responsável pela classificação contábil de cada item do documento fiscal.
- Data de Devolução: é a data impressa na GRU quando se tratar de devolução de valores.
- Saldo a Devolver: é o valor a ser devolvido pelo suprido, quando o total sacado for maior do que o total das despesas gastas. Portanto, o Saldo a devolver é a diferença do valor total dos saques pelo valor total das despesas;
- Data de Recebimento da Prestação de Contas: data em que o setor Financeiro recebeu os comprovantes das despesas do suprimento de fundos;
Quadro Aprovações: onde ficam os responsáveis pela aprovação da prestação de contas. Financeiro; Concessão e Ordenador de Despesas. A caixa de seleção do lado direito de cada autorizador, quando preenchida, indica que a prestação de contas foi aprovada pelo responsável em questão;
- Botão [ Enviar E-Mail ]: quando utilizado, envia e-mail para o próximo autorizador, avisando-o que existe uma Prestação de Contas de Suprimento de Fundos para Aprovar;
- Botão [ Visualizar ]: gera um PDF com a Prestação de Contas, permitindo a sua impressão.
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