Requisição de Compras

Introdução

O Módulo de Compras foi desenvolvido dentro de um sistema de informações gerenciais, da mesma forma que ocorre com outros módulos, com o objetivo de melhorar a velocidade da transação, o controle das informações, o tratamento de dados, o estabelecimento de indicadores, a redução de custos, a transparência e, ao final, um ganho para os usuários e para a sociedade brasileira.

Objetivos

• Permitir a solicitação de bens, materiais ou serviços necessários para as necessidades da organização;
• Facilitar fluxo das informações e das decisões das etapas do processo de compra;
• Padronizar, utilizando modelos pré-definidos de termos de referência;
• Otimizar o uso de documentação impressa;
• Aumentar a celeridade do processo;
• Melhorar o sincronismo entre os principais atores no processo de compra;
• Auxiliar no cumprimento das regras legais;
• Verificar as restrições de integridade no ato da requisição, evitando assim o retrabalho;
• Gerar relatórios gerenciais para auxiliar na tomada de decisões;

Descrição do Processo de Requisição de Compras

1. Cadastrar a Requisição de Compra, salvar e enviar e-mail;
2. Analise e autorização do Chefe do Setor;
3. Análise, sugestão de complemento (quando o caso) e autorização do Responsável de Compras;
4. Aprovação do Ordenador de Despesas;
5. Envio de e-mail para os fornecedores solicitando cotação de preços. Em anexo os PDFs da Requisição de Compra e do Termo de Referência;
6. Cadastramento da cotação de preços dos fornecedores;
7. Aprovação do Mapa de Apuração;
8. Enquadramento da despesa e declaração do Ordenador de adequação ao Artigo 16 da Lei Complementar 101/2000.

Barras de tarefa do SGI

Para ter acesso às informações referentes às funcionalidades da tela, clicar em Introdução ao SGI .

Acesso

Acesse a tela de 8.12.1.2.1 Requisição de Compras (GC2010) utilizando o caminho indicado na Imagem 1 para realizar o cadastro.

Imagem 1

ABA Requisição de Compras

Imagem 2

O usuário solicitante, geralmente o secretário do setor, preenche os dados da requisição, conforme mostrado na Imagem 2, de acordo com o que lhe foi solicitado pelo requisitante. O solicitante pode cadastrar requisições de compras para vários setores, basta informar o setor, o requisitante, o chefe do setor, os itens e suas especificações técnicas, com possibilidade de preencher um modelo de termo de referência.
Após o cadastramento da requisição, o solicitante deve utilizar o botão < ENVIAR E-MAIL > para que o requisitante (quando não for o próprio) seja informado. A situação passará para “FECHADO” e será gerado um lançamento (LOG) na ABA Acompanhamento contendo a DATA e uma OBSERVAÇÃO referente ao encerramento da primeira etapa. Após análise do requisitante, caso tenha que realizar alguma correção, RETIFICA a mesma ou informa sobre necessidades de ajustes. Caso esteja de acordo, o requisitante envia e-mail para o chefe do setor autorizar a requisição.

O requisitante, ao receber aviso em seu e-mail institucional, e não sendo ele o próprio solicitante da requisição no sistema, em havendo discordância da requisição preenchida, deve informar ao gestor de compras e/ou chefia do solicitante e/ou até os superiores, de modo a corrigir e/ou alterar seu nome enquanto requisitante. Do contrário, em aceitando a requisição e enviando ao chefe do setor, estará demonstrando ciência e concordância aos termos da requisição realizado pelo solicitante.

Enquanto a situação da requisição estiver “ABERTO” o sistema permitirá ajustes por parte do solicitante, requisitante ou responsável de compras. Nas demais situações “AUTORIZADO”, “EM ANÁLISE” e “APROVADO”, somente o campo OBSERVAÇÃO poderá ser alterado, ou se o usuário logado for o Autorizador da etapa em questão, nesse caso, poderá fazer alguns ajustes.

Campos da tela:

• Requisição/Número: campo gerado automaticamente após o solicitante preencher todos os campos e salvar <F10>;
• Ano/Data e Hora: campo gerado automaticamente com o ano corrente, data e hora, após o solicitante preencher todos os campos e salvar <F10>;
• Situação: estágio em que se encontra a requisição;
  • Aberto - 1º etapa, aguardando o preenchimento dos dados. Após o cadastramento da requisição de compra, itens e termo de referência, deve ser utilizado o botão <Enviar e-mail> para que o Requisitante seja informado que possui uma Requisição de Compra para autorizar. A situação passará automaticamente para “Fechado”. Essa situação sinaliza que o solicitante já finalizou a digitação da requisição;
  • Fechado - 2º etapa, o Requisitante deve autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Requerido” e será encaminhado e-mail para o chefe do setor informando-o do cadastro da requisição;
  • Requerido - 3º etapa, o Chefe do Setor deve autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Autorizado” e será encaminhado e-mail para o responsável de compras e para o gestor de compras, informando-os da autorização da requisição;
  • Autorizado - 4º etapa, o Responsável de Compras deve selecionar o Responsável pela Pesquisa de Preços e autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Em Análise” e será encaminhado e-mail para o ordenador de despesas informando-o da aprovação da requisição;
  • Em Análise - 5º etapa, o Ordenador de Despesas deve aprovar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Aprovado” e será encaminhado e-mail para o responsável de compras, gestor de compras e responsável pela pesquisa de preços informando-os da aprovação da requisição. Também serão anexados os PDF’s (gc3010 – Requisição, gc3015 – Termo de Referência e gc3050 – Anexo - Especificação dos Itens) na ABA Anexos ;
  • Aprovado - 6º etapa, fase de pesquisa de preços, ABA Mapa de Apuração, aguardando o cadastramento dos fornecedores e seus orçamentos. Após o cadastro, deve ser utilizado o botão <Gerar Val. de Referência>, bem como selecionar o Responsável pela Aprovação do Mapa de Apuração, por fim clicar em <Enviar e-mail>. A situação passará automaticamente para “Mapa Gerado” e será encaminhado e-mail para o responsável pela aprovação do mapa de apuração informando-o da geração do valor de referência;
  • Mapa Gerado - 7º etapa, ABA Mapa de Apuração, o Responsável pelo Mapa de Apuração deve aprovar o mapa. A situação passará automaticamente para “Mapa Aprovado” e será encaminhado e-mail para o responsável pelo enquadramento da despesa informando-o da geração do mapa de apuração. Também será anexado o PDF (gc3030 – Mapa de Apuração – Pesquisa de Preços) na ABA Anexos;
  • Mapa Aprovado- 8º etapa, ABA Enquadramento, o Responsável pelo Enquadramento da Despesa deve informar os dados do enquadramento e assinar. A situação passará automaticamente para “Enq. Gerado” e será encaminhado e-mail para o responsável administrativo financeiro informando-o da despesa para autorizar;
  • Enq. Gerado - 9º etapa, ABA Enquadramento, o Responsável Administrativo Financeiro deve verificar se o valor estimado da despesa está previsto na dotação orçamentária e assinar o enquadramento. A situação passará automaticamente para “Desp. Em Análise” e será encaminhado e-mail para o ordenador de despesas informando-o da despesa para aprovar;
  • Desp. Em Análise - 10º etapa, ABA Enquadramento, o Ordenador de Despesas deve aprovar a despesa. A situação passará automaticamente para “Desp. Aprovada” e será encaminhado e-mail para o responsável pela aprovação do mapa de apuração, gestor de compras, responsável pelo enquadramento da despesa e responsável pelo processo licitatório, informando-os da aprovação da despesa. Também será anexado o PDF (gc3040 – Enquadramento da Despesa), e, nos casos em que a Modalidade de contratação não for do tipo Pregão Eletrônico ou Pregão Presencial, também será anexado o PDF (gc3015 – Projeto Básico) na ABA Anexos;
  • Desp. Aprovada – aguardando etapas do Processo Licitatório, tela 8.12.1.2.2 Processo Licitatório (GC2050), onde serão preenchidos os dados referente ao edital/licitação;
  • Req. Atendida – encerrado o processo de compra;
  • Cancelado – quando não for optado por dar continuidade ao processo. Deverá ser preenchido o campo descritivo CANCELAMENTO explicando o porquê do cancelamento da requisição;

Observação 1: na tela da Requisição de Compra, a assinatura do responsável pela etapa pode ser feita através da caixa de seleção, ao lado do seu nome, ou pela tela 8.12.1.2.3 Autorizações em Lote (GC2060).
Observação 2: os e-mails disparados automaticamente após assinatura das etapas para os próximos assinantes ou interessados pelo andamento da Requisição de Compra, só serão enviados se forem atores diferentes.
Observação 3: em todas as etapas o sistema gera um registro de LOG, na ABA Acompanhamento com o usuário responsável pela ação, data e uma observação referente a ação efetuada.

• Setor: setor do requisitante;
• Botão de Setores: lista de Setores (LOV);
• Processo: número do NUP / Processo Administrativo;
• Botão de Processos: lista de Processos Administrativos (LOV);
• Requisitante: responsável pela requisição;
• Botão de Requisitantes: lista de Requisitantes (LOV), mostra os requisitantes do setor selecionado, cadastrados na tela 8.12.1.3.1 Autorizações (GS2420), tipo 39.
• OK do Requisitante: quando marcado, indica que foi assinado pelo requisitante;
• Data da Autorização: data e hora em que o requisitante assinou;
• Tipo: tipo de relacionamento com o setor de contratos (Almoxarifado, Veículos, Materiais/Serviços Diversos ou Terceirização);
• Objeto: objeto da requisição de compra;
• Justificativa: texto explicativo com a necessidade da compra;
• Plano Interno: número do plano interno;
• Botão de Planos Internos: lista dos Planos Internos (LOV);
• Nº Fonte: número da fonte de recursos;
• Botão de Fontes: lista de Fontes de Recursos (LOV);
• Observação: campo liberado para informações adicionais, que não fazem parte da requisição e Termo de Referência, apenas servindo de comunicação entre atores do processo;
• Cancelamento: justificativa com o porquê do cancelamento da requisição de compra;
• Chefe do Setor: responsável pelo setor requisitante;
• Botão de Chefes de Setor: lista de chefes de setor (LOV), mostra os autorizadores do setor selecionado, cadastrados na tela 8.12.1.3.1 Autorizações (GS2420), tipo 4.
• OK do Chefe do Setor: quando marcado, indica que foi autorizado pelo chefe do setor;
• Data da Autorização: data e hora em que o chefe do setor autorizou a requisição de compra;
• Resp. Pesquisa de Preços: funcionário do setor de compras responsável pela fase de pesquisa de preços;
• Responsável de Compras: responsável de compras que irá dar continuidade ao processo de compra;
• OK do Responsável de Compras: quando marcado, indica que foi autorizado pelo Responsável de Compras;
• Data da Autorização: data e hora em que o responsável de compras autorizou a requisição de compra;
• Ordenador de Despesas: responsável ordenador de despesas, que irá autorizar a utilização de recursos para a compra;
• OK do Ordenador: quando marcado, indica que foi aprovado pelo ordenador de despesas;
• Data da Aprovação: data e hora em que o ordenador aprovou a compra;
• Enviar E-mail: indica o encerramento de uma etapa da requisição, e comunica via e-mail o autorizador em questão (Requisitante / Chefe do Setor / Responsável de Compras / Ordenador de Despesas) que possui uma requisição de compra para analisar e autorizar;
• Botão Autorizar: autoriza/assina a etapa da requisição, e comunica via e-mail o próximo autorizador que possui uma requisição de compra para analisar e autorizar;
• Botão Não Autorizar: não autoriza a etapa da requisição, retornando-a para situação Fechado, utilizando o campo Justificativa para comunicação via e-mail com o requisitante;
• Botão Retornar p/ o Requisitante: utilizado por usuários com perfil de Gestor de Compras ou Responsável Setor de Compras, para retornar uma Requisição de Compra para o Requisitante, situação Fechado, mas somente para requisições que estejam com situação (Requerido, Autorizado, Em Análise, Aprovado, Mapa gerado, Mapa Aprovado, Enq. Gerado, Desp. Em Análise ou Desp. Aprovada);
• Botão Retornar p/ Enquadramento: utilizado por usuários com perfil de Gestor de Compras ou Responsável Setor de Compras, para retornar uma Requisição de Compra para o Responsável pelo Enquadramento da Despesa, situação Mapa Aprovado, mas somente para requisições que estejam com situação (Desp. Em Análise ou Desp. Aprovada);
• Botão Visualizar c/ Chancela: abre a Requisição de Compra e o Termo de Referência em formato PDF com chancela eletrônica;;
• Botão Visualizar s/ Chancela: abre a Requisição de Compra e o Termo de Referência em formato PDF sem chancela eletrônica;
• Botão Anexo - Itens: abre o formulário Anexo – Especificações dos Itens em formato PDF;

ABA Itens

Imagem 3

O cadastro dos itens, demonstrado na Imagem 3, é composto por itens cadastrados no cadastro de Materiais/Serviços do INMETRO.
O sistema permite ao solicitante informar somente as especificações técnicas do item.
Nos itens que não forem informados o item do cadastro de materiais e serviços do INMETRO, o responsável de compras deverá cadastrá-los e vinculá-los aos itens da requisição. Mas este cadastro e vinculação deve ocorrer antes da requisição ser confirmada pelo requisitante ou encaminhada ao chefe de setor. Isto é, após qualquer aprovação, o Setor de Compras não mais terá a condição de acrescentar os itens, devendo desmarcar a requisição retornando ao requisitante. É possível informar uma especificação técnica geral para os itens, ou seja, que atenda a todos ou quase todos os itens e, neste sentido, utiliza-se o último campo da tela.

Campos da tela:

• Item: número sequencial do item. Pode ser inicializado por LOTE;
• Lote: número do lote, caso a requisição permita cadastrar lotes (itens agrupados);
• Código: código do item do cadastro de Materiais/Serviços do INMETRO;
• Botão de Itens: lista de Materiais/Serviços do INMETRO (LOV), cadastrados na tela 8.12.1.1.1 Materiais e Serviços (CN2120);
• Unid.: unidade de medida (um, cx, pç, etc);
• SIASG: número da categoria do Siasg, sistema onde são realizadas as operações das compras governamentais dos órgãos integrantes do Sisg;
• Elemento Despesa: elemento de despesa a partir do plano de contas;
• Qtde: quantidade do item;
• Botão Detalhamento: utilizado para o detalhamento de itens de Serviço de Requisições de Compra do tipo Terceirização.
• Número Parcelas (SRP):
• Qtde Mínima (SRP):
• Especificação: especificação técnica do item;
• Especificação Geral dos Itens: especificação técnica geral que pode atender a todos os itens ou grande parte deles;

Detalhamento de Item de Serviço de Terceirização

Imagem 4

Nos casos de Requisição de Compras do tipo Terceirização, é possível detalhar os perfis/postos de trabalho de cada item de Serviço cadastrado, através do botão de acesso a tela de Detalhamento do Item, Imagem 4, entre os campos Quantidade e Número Parcelas (SRP) da ABA Itens da Requisição de Compra.
Quando o responsável de compras finalizar o processo de compra, na tela do Processo Licitatório, o sistema gera o contrato e insere o detalhamento junto aos itens do Contrato.

Visualização do Formulário GC3050 (ANEXO – ESPECIFICAÇÃO DOS ITENS)

Imagem 5

ABA Termo de Referência

Imagem 6

O Termo de Referência, Imagem 6, é parte integrante de um Edital, contendo cláusulas importantes que serão adicionadas em um contrato celebrado entre a instituição e um fornecedor, visando à execução de um serviço ou venda de produtos/materiais.
Nessa Aba, é possível utilizar um modelo de Termo de Referência previamente cadastrado; para isso, basta selecionar o Modelo e clicar nos botões < Busca Configuração > –> <F7> + <F8>, ou simplesmente digitar os campos sem a utilização do modelo. Mesmo com a utilização do Modelo, o sistema permite a manipulação total dos itens do termo de referência.

Campos da tela:

• Item/Subitem: pode ser configurado até quatro níveis;
• Título: título do item. O sistema permite que fique em branco;
• Texto: texto explicativo sobre o item. Se o titulo não for informado, o texto é obrigado a ser preenchido;
• Data: utilizado para definir alguma data de prazo para o item;
• Número: utilizado para ser informado algum prazo para o item;
• Complemento: informação complementar para o item do termo.

Exemplo de um Item (3.0) com Número preenchido (3) e complemento (dias úteis) 3.0 - PRAZO DE EXECUÇÃO: 5 dias úteis;

Visualização do Formulário GC3015 (ANEXO I – TERMO DE REFERÊNCIA)

Imagem 6

ABA Fornecedores / Orçamentos

Imagem 7

ABA Mapa de Apuração

Imagem 8

Visualização do Formulário GC3030 (MAPA DE APURAÇÃO – PESQUISA DE PREÇOS

Imagem 9

ABA Emquadramento

Imagem 10

Visualização do Formulário GC3030 (MAPA DE APURAÇÃO – PESQUISA DE PREÇOS

Imagem 10

ABA Anexos

Imagem 12

ABA Acompanhamento

Imagem 13

Na ABA de Acompanhamento, Imagem 13, serão registradas automaticamente as mudanças das etapas da requisição, ou qualquer assunto pertinente à requisição; para isso, basta escolher o tipo de ação OBSERVAÇÂO.
Campos da tela:

• Ocorrência: data da ocorrência;
• Tipo de Ação:
  • Enc. e-mail para Chefe do Setor;
  • Enc. e-mail para Resp. de Compras;
  • Enc. e-mail para Ordenador;
  • Autorizado pelo Chefe do Setor;
  • Autorizado pelo Resp. de Compras;
  • Autorizado pelo Ordenador;
  • Desautorizado pelo Chefe do Setor;
  • Desautorizado pelo Resp. Compras;
  • Desautorizado pelo Ordenador;
  • Observação;
  • Retornado;
  • Cancelado;
  • Enc. E-mail para Fornecedores;
  • Desclassificação de Fornecedor;
  • Mapa de Apuração Gerado;
  • Mapa de Apuração Aprovado;
• Usuário: usuário responsável pela ocorrência;
• Detalhamento: texto contendo uma explicação sobre a ocorrência.

Detalhamento das Etapas da Requisição

Análise e Autorização do Chefe do Setor (2ª etapa)

O chefe do setor após analisar a requisição, deverá tomar uma das seguintes providências:

• Autorizar: somente se a situação estiver “FECHADO”. Após autorização a situação da requisição passa para “AUTORIZADO”, o sistema envia e-mail para o responsável de compras autorizar com cópia para o gestor de compras, quando não for a mesma pessoa; após autorização o sistema permite alterações somente pelo chefe do setor que autorizou, ou pelo responsável de compras selecionado. Exceção para o campo OBSERVAÇÃO e ABA Histórico. O chefe do setor pode fazer alterações na requisição, até que o responsável de compras autorize. Quando autorizado o sistema gera um lançamento (LOG) na ABA Histórico contendo a DATA e uma OBSERVAÇÃO referente ao encerramento da segunda etapa.
• Não autorizar: o sistema exige uma explicação do que deve ser corrigido, utilizando o campo observação, passa a situação da requisição para “ABERTO”, retornando a requisição para a primeira etapa, e envia e-mail para o solicitante/requisitante com a observação e a solicitação da correção. Gera um lançamento (LOG) na ABA Histórico com a DATA e a OBSERVAÇÃO.
• Cancelar: se optar por não dar continuidade ao processo, deve preencher o campo descritivo CANCELAMENTO com o motivo do cancelamento, nesse caso a situação passa para “CANCELADO” e um e-mail será enviado para o solicitante / requisitante, avisando-os do cancelamento. É gerado um lançamento (LOG) na ABA Histórico com DATA e uma OBSERVAÇÃO contendo a explicação do CANCELAMENTO. O sistema não permitirá mais alterações na requisição.
• Desautorizar: permitido somente se a situação estiver como “AUTORIZADO” e os demais autorizadores ainda não tiverem autorizado. O chefe do setor pode fazer alterações na requisição, bem como desautorizar, nesse caso, a situação passa para “ABERTO”, o SGI envia e-mail para o solicitante/requisitante com a observação avisando-os que a requisição foi desautorizada e retorna para a primeira etapa, além de gerar um lançamento (LOG) na ABA Histórico com DATA e uma OBSERVAÇÃO.

Análise e autorização do Responsável de Compras (3º etapa)

O responsável de compras durante a análise, antes de qualquer autorização pelo requisitante e chefe do setor, pode completar os itens da requisição com o cadastro de materiais do INMETRO, informar o número do lote dos itens, bem como, preencher as referências da requisição (se houver necessidade, e assim o requisitante permitir). Essas correções devem ser feitas antes do requisitante autorizar a requisição. Após autorização do requisitante ou do chefe do setor, e de sua análise, deverá tomar uma das seguintes providências:

• Autorizar: somente se a situação estiver “AUTORIZADO”, autorizado pelo chefe do setor. Após autorização, a situação da requisição passa para “EM ANÁLISE”, e o sistema envia e-mail para o Ordenador de Despesas avisando-o que possui uma Requisição para autorizar. É gerado um lançamento (LOG) na ABA Histórico contendo a DATA e uma OBSERVAÇÃO referente ao encerramento da terceira etapa.
• Não autorizar: o sistema exige uma explicação do que deve ser corrigido, utilizando o campo observação, desautoriza a autorização do chefe do setor, passa a situação da requisição para “ABERTO”, retornando-a para a primeira etapa. Envia e-mail para o chefe do setor/solicitante/requisitante com a observação e a solicitação da correção. É gerado um lançamento (LOG) na ABA Histórico com a DATA e a OBSERVAÇÃO.
• Cancelar: se optar por não dar continuidade ao processo, deve preencher o campo descritivo CANCELAMENTO com o motivo do cancelamento, nesse caso a situação passa para “CANCELADO” e um e-mail será enviado para o solicitante / requisitante / chefe do setor, avisando-os do cancelamento. É gerado um lançamento (LOG) na ABA Histórico com DATA e uma OBSERVAÇÃO contendo a explicação do CANCELAMENTO. O sistema não permitirá mais alterações na requisição.
• Desautorizar: permite somente se a situação estiver “EM ANÁLISE” sem a Aprovação do Ordenador de Despesas. O responsável de compras pode fazer alterações na requisição, bem como desautorizar, nesse caso, a situação passa para “DESAUTORIZADO”, o SGI envia e-mail com a observação para o chefe do setor avisando-o que a requisição foi desautorizada e retorna para a segunda etapa, além de gerar um lançamento (LOG) na ABA Histórico com DATA e uma OBSERVAÇÃO.