Exibir código-fonte para 8.12.1.2.1 Requisição de Compras (GC2010)

Cadastro Requisição de Compras
=Processos=
'''Introdução''' 
O Módulo de Compras foi desenvolvido dentro de um sistema de informações gerenciais, da mesma forma que ocorre com outros módulos, com o objetivo de melhorar a velocidade da transação, o controle das informações, o tratamento de dados, o estabelecimento de indicadores, a redução de custos, a transparência e, ao final, um ganho para os usuários e para a sociedade brasileira.
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'''Objetivos'''
* Permitir a solicitação de bens, materiais ou serviços necessários para as necessidades da organização;
* Facilitar fluxo das informações e das decisões das etapas do processo de compra;
* Padronizar, utilizando modelos pré-definidos de termos de referência;
* Otimizar o uso de documentação impressa;
* Aumentar a celeridade do processo;
* Melhorar o sincronismo entre os principais atores no processo de compra;
* Auxiliar no cumprimento das regras legais;
* Verificar as restrições de integridade no ato da requisição, evitando assim o retrabalho;
* Gerar relatórios gerenciais para auxiliar na tomada de decisões;
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'''Descrição do Processo de Requisição de Compras''' 
# Cadastrar a Requisição de Compra, salvar e enviar e-mail;
# Analise e autorização do Chefe do Setor;
# Análise, sugestão de complemento (quando o caso) e autorização do Responsável de Compras;
# Aprovação do Ordenador de Despesas;
# Envio de e-mail para os fornecedores solicitando cotação de preços. Em anexo os PDFs da Requisição de Compra e do Termo de Referência;
# Cadastramento da cotação de preços dos fornecedores;
# Aprovação do Mapa de Apuração;
# Enquadramento da despesa e declaração do Ordenador de adequação ao Artigo 16 da Lei Complementar 101/2000.
<br>
* <br>
=Tela=
[[File:RC_2.png|frame|center|500px|Imagem 2]]
[[File:requisição de compras - itens.PNG|998x998px]]
[[File:requisição de compras -tr.PNG|994x994px]]
[[File:requisição de compras -fo.PNG|999x999px]]
[[File:mapa de apuração.PNG|998x998px]]

[[File:enquadramento.PNG|1000x1000px]]
[[File:anexos.PNG|999x999px]]
[[File:acompanhamento.PNG|997x997px]]

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=== Requisição de Compras ===
-'' '''Requisição/Número'' ''': campo gerado automaticamente após o solicitante preencher todos os campos e salvar '''<F10>''';<br><br>
-'' '''Ano/Data e Hora''' '': campo gerado automaticamente com o ano corrente, data e hora, após o solicitante preencher todos os campos e salvar '''<F10>''';<br><br>
-'' '''Situação'' ''': estágio em que se encontra a requisição;<br><br>
. '' '''Aberto''' '': 1º etapa, aguardando o preenchimento dos dados. Após o cadastramento da requisição de compra, itens e termo de referência, deve ser utilizado o botão '''<Enviar e-mail>''' para que o Requisitante seja informado que possui uma Requisição de Compra para autorizar. A situação passará automaticamente para '''“Fechado”'''. Essa situação sinaliza que o solicitante já finalizou a digitação da requisição;<br><br>
. '' '''Fechado''' '': 2º etapa, o Requisitante deve autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para '''“Requerido”''' e será encaminhado e-mail para o chefe do setor informando-o do cadastro da requisição;<br><br>
. '' '''Requerido''' '': - 3º etapa, o Chefe do Setor deve autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para .'''Autorizado''' e será encaminhado e-mail para o responsável de compras e para o gestor de compras, informando-os da autorização da requisição;<br><br>
.'' '''Autorizado''' '': - 4º etapa, o Responsável de Compras deve selecionar o Responsável pela Pesquisa de Preços e autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para '''“Em Análise”''' e será encaminhado e-mail para o ordenador de despesas informando-o da aprovação da requisição;<br><br>
.'' '''Em Análise''' '': - 5º etapa, o Ordenador de Despesas deve aprovar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para '''“Aprovado”''' e será encaminhado e-mail para o responsável de compras, gestor de compras e responsável pela pesquisa de preços informando-os da aprovação da requisição. Também serão anexados os PDF’s (gc3010 – Requisição, gc3015 – Termo de Referência e gc3050 – Anexo - Especificação dos Itens) na '''ABA Anexos''' ;
. '''Aprovado''' - 6º etapa, fase de pesquisa de preços, '''ABA Mapa de Apuração''', aguardando o cadastramento dos fornecedores e seus orçamentos. Após o cadastro, deve ser utilizado o botão '''<Gerar Val. de Referência>''', bem como selecionar o Responsável pela Aprovação do Mapa de Apuração, por fim clicar em '''<Enviar e-mail>'''. A situação passará automaticamente para '''“Mapa Gerado”''' e será encaminhado e-mail para o responsável pela aprovação do mapa de apuração informando-o da geração do valor de referência;
. '''Mapa Gerado''' - 7º etapa, '''ABA Mapa de Apuração''', o Responsável pelo Mapa de Apuração deve aprovar o mapa. A situação passará automaticamente para '''“Mapa Aprovado”''' e será encaminhado e-mail para o responsável pelo enquadramento da despesa informando-o da geração do mapa de apuração. Também será anexado o PDF (gc3030 – Mapa de Apuração – Pesquisa de Preços) na '''ABA Anexos''';
. '''Mapa Aprovado'''- 8º etapa, '''ABA Enquadramento''', o Responsável pelo Enquadramento da Despesa deve informar os dados do enquadramento e assinar. A situação passará automaticamente para '''“Enq. Gerado”''' e será encaminhado e-mail para o responsável administrativo financeiro informando-o da despesa para autorizar;
.'''Enq. Gerado''' - 9º etapa, '''ABA Enquadramento''', o Responsável Administrativo Financeiro deve verificar se o valor estimado da despesa está previsto na dotação orçamentária e assinar o enquadramento. A situação passará automaticamente para '''“Desp. Em Análise”''' e será encaminhado e-mail para o ordenador de despesas informando-o da despesa para aprovar;
. '''Desp. Em Análise''' - 10º etapa, '''ABA Enquadramento''', o Ordenador de Despesas deve aprovar a despesa. A situação passará automaticamente para '''“Desp. Aprovada”''' e será encaminhado e-mail para o responsável pela aprovação do mapa de apuração, gestor de compras, responsável pelo enquadramento da despesa e responsável pelo processo licitatório, informando-os da aprovação da despesa. Também será anexado o PDF (gc3040 – Enquadramento da Despesa), e, nos casos em que a Modalidade de contratação não for do tipo Pregão Eletrônico ou Pregão Presencial, também será anexado o PDF (gc3015 – Projeto Básico) na '''ABA Anexos''';
.'''Desp. Aprovada''' – aguardando etapas do Processo Licitatório, tela [[wiki.inmetro.rs.gov.br/index.php/8.12.1.2.2_-_processo_licitatorio_(GC2050) | 8.12.1.2.2 Processo Licitatório (GC2050)]], onde serão preenchidos os dados referente ao edital/licitação;
.'''Req. Atendida''' – encerrado o processo de compra;
.'''Cancelado''' – quando não for optado por dar continuidade ao processo. Deverá ser preenchido o campo descritivo '''CANCELAMENTO''' explicando o porquê do cancelamento da requisição;
.'''Suspenso''' – quando por algum motivo o certame parar, o requisitante ou gestor de compras pode optar por suspender a Requisição por tempo indeterminado, até que o impasse se resolva e possa dar continuidade com o processo de compra;
  '''Observação 1:''' na tela da Requisição de Compra, a assinatura do responsável pela etapa pode ser feita através da caixa de seleção, ao lado do seu nome, ou pela tela [[wiki.inmetro.rs.gov.br/index.php/8.12.1.2.3_-_autorizações_em_lote_(GC2060) | 8.12.1.2.3 Autorizações em Lote (GC2060)]].

  '''Observação 2:''' os e-mails disparados automaticamente após assinatura das etapas para os próximos assinantes ou interessados pelo andamento da Requisição de Compra, só serão enviados se forem atores diferentes.

  '''Observação 3:''' em todas as etapas o sistema gera um registro de LOG, na '''ABA Acompanhamento''' com o usuário responsável pela ação, data e uma observação referente a ação efetuada.

* '''Setor:''' setor do requisitante;
* '''Botão de Setores:''' lista de Setores (LOV);
* '''Processo:''' número do NUP / Processo Administrativo;
* '''Botão de Processos:''' lista de Processos Administrativos (LOV);
* '''Requisitante:''' responsável pela requisição;
* '''Botão de Requisitantes:''' lista de Requisitantes (LOV), mostra os requisitantes do setor selecionado, cadastrados na tela [[wiki.inmetro.rs.gov.br/index.php/8.12.1.3.1_-_autorizações_(GS2420) | 8.12.1.3.1 Autorizações (GS2420)]], tipo 39.
* '''OK do Requisitante:''' quando marcado, indica que foi assinado pelo requisitante;
* '''Data da Autorização:''' data e hora em que o requisitante assinou;
* '''Tipo:''' tipo de relacionamento com o setor de contratos (Almoxarifado, Veículos, Materiais/Serviços Diversos ou Terceirização);
* '''Objeto:''' objeto da requisição de compra;
* '''Justificativa:''' texto explicativo com a necessidade da compra;
* '''Plano Interno:''' número do plano interno;
* '''Botão de Planos Internos:''' lista dos Planos Internos (LOV);
* '''Nº Fonte:''' número da fonte de recursos;
* '''Botão de Fontes:''' lista de Fontes de Recursos (LOV);
* '''Observação:''' campo liberado para informações adicionais, que não fazem parte da requisição e Termo de Referência, apenas servindo de comunicação entre atores do processo;
* '''Cancelamento:''' justificativa com o porquê do cancelamento da requisição de compra;
* '''Chefe do Setor:''' responsável pelo setor requisitante;
* '''Botão de Chefes de Setor:''' lista de chefes de setor (LOV), mostra os autorizadores do setor selecionado, cadastrados na tela [[wiki.inmetro.rs.gov.br/index.php/8.12.1.3.1_-_autorizações_(GS2420) | 8.12.1.3.1 Autorizações (GS2420)]], tipo 4.
* '''OK do Chefe do Setor:''' quando marcado, indica que foi autorizado pelo chefe do setor;
* '''Data da Autorização:''' data e hora em que o chefe do setor autorizou a requisição de compra;
* '''Resp. Pesquisa de Preços:''' funcionário do setor de compras responsável pela fase de pesquisa de preços;
* '''Responsável de Compras:''' responsável de compras que irá dar continuidade ao processo de compra;
* '''OK do Responsável de Compras:''' quando marcado, indica que foi autorizado pelo Responsável de Compras;
* '''Data da Autorização:''' data e hora em que o responsável de compras autorizou a requisição de compra;
* '''Ordenador de Despesas:''' responsável ordenador de despesas, que irá autorizar a utilização de recursos para a compra;
* '''OK do Ordenador:''' quando marcado, indica que foi aprovado pelo ordenador de despesas;
* '''Data da Aprovação:''' data e hora em que o ordenador aprovou a compra;
* '''Enviar E-mail:''' indica o encerramento de uma etapa da requisição, e comunica via e-mail o autorizador em questão (Requisitante / Chefe do Setor / Responsável de Compras / Ordenador de Despesas) que possui uma requisição de compra para analisar e autorizar;
* '''Botão Autorizar:''' autoriza/assina a etapa da requisição, e comunica via e-mail o próximo autorizador que possui uma requisição de compra para analisar e autorizar;
* '''Botão Não Autorizar:''' não autoriza a etapa da requisição, retornando-a para situação Fechado, utilizando o campo Justificativa para comunicação via e-mail com o requisitante;
* '''Botão Retornar p/ o Requisitante:''' utilizado por usuários com perfil de Gestor de Compras ou Responsável Setor de Compras, para retornar uma Requisição de Compra para o Requisitante, situação Fechado, mas somente para requisições que estejam com situação (Requerido, Autorizado, Em Análise, Aprovado, Mapa gerado, Mapa Aprovado, Enq. Gerado, Desp. Em Análise ou Desp. Aprovada);
* '''Botão Retornar p/ Enquadramento:''' utilizado por usuários com perfil de Gestor de Compras ou Responsável Setor de Compras, para retornar uma Requisição de Compra para o Responsável pelo Enquadramento da Despesa, situação Mapa Aprovado, mas somente para requisições que estejam com situação (Desp. Em Análise ou Desp. Aprovada);
* '''Botão Suspender:''' habilitado para o Requisitante ou Resp. Compras/Gestor do módulo. Quando utilizado suspende a requisição, congelando o prazo da etapa que está em andamento até a data da suspensão. O sistema envia e-mail para o Requisitante/Gestor com informações da Suspensão da Requisição de Compras;
 Obs: Somente requisições que não possuam processo licitatório em andamento e que não estejam com situação Req. Atendida ou Cancelado podem ser suspensas.
* '''Botão Cancelar Suspensão:''' habilitado para o Requisitante ou Resp. Compras/Gestor do módulo, e para requisições que estiverem com a situação Suspenso. Quando utilizado cancela a suspensão da requisição, retornando a contagem para termino da etapa que está em andamento a partir da data do cancelamento da suspensão. O sistema envia e-mail para o Requisitante/Gestor com informações do cancelamento da Suspensão da Requisição de Compras;
* '''Botão Visualizar c/ Chancela:''' abre a Requisição de Compra e o Termo de Referência em formato PDF com chancela eletrônica;
* '''Botão Visualizar s/ Chancela:''' abre a Requisição de Compra e o Termo de Referência em formato PDF sem chancela eletrônica;
* '''Botão Anexo - Itens:''' abre o formulário Anexo – Especificações dos Itens em formato PDF;

O usuário solicitante, geralmente o secretário do setor, preenche os dados da requisição, conforme mostrado na [[#I2|Imagem 2]], de acordo com o que lhe foi solicitado pelo requisitante. O solicitante pode cadastrar requisições de compras para vários setores, basta informar o setor, o requisitante, o chefe do setor, os itens e suas especificações técnicas, com possibilidade de preencher um modelo de termo de referência. <br>
Após o cadastramento da requisição, o solicitante deve utilizar o botão '''< ENVIAR E-MAIL >''' para que o requisitante (quando não for o próprio) seja informado. A situação passará para '''“FECHADO”''' e será gerado um lançamento (LOG) na '''ABA Acompanhamento''' contendo a DATA e uma OBSERVAÇÃO referente ao encerramento da primeira etapa. Após análise do requisitante, caso tenha que realizar alguma correção, RETIFICA a mesma ou informa sobre necessidades de ajustes. Caso esteja de acordo, o requisitante envia e-mail para o chefe do setor autorizar a requisição.<br><br>

O requisitante, ao receber aviso em seu e-mail institucional, e não sendo ele o próprio solicitante da requisição no sistema, em havendo discordância da requisição preenchida, deve informar ao gestor de compras e/ou chefia do solicitante e/ou até os superiores, de modo a corrigir e/ou alterar seu nome enquanto requisitante. Do contrário, em aceitando a requisição e enviando ao chefe do setor, estará demonstrando ciência e concordância aos termos da requisição realizado pelo solicitante.<br><br>

Enquanto a situação da requisição estiver '''“ABERTO”''' o sistema permitirá ajustes por parte do solicitante, requisitante ou responsável de compras. Nas demais situações '''“AUTORIZADO”, “EM ANÁLISE” e “APROVADO”''', somente o campo '''OBSERVAÇÃO''' poderá ser alterado, ou se o usuário logado for o Autorizador da etapa em questão, nesse caso, poderá fazer alguns ajustes.
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=== Itens ===

=== Termo de Referência ===

=== Avaliação ===

=== Fornecedores/Orçamentos ===

=== Mapa de Apuração ===

=== Enquadramento ===

=== Anexos ===

=== Acompanhamento ===




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