10.1.1.2.2 - Transferência de Documentos (DC2170)

Introdução

A tela 10.1.1.2.2 - Transferência de Documentos (DC2170), permite transferir a numeração que está na carga de um funcionário/setor/oficina para um funcionário ou setor, ou dependendo do tipo de transferência escolhido, fazer o Cancelamento, Extravio, Devolução ou Desativação.

• Tipos possíveis
  • Memo. Transferência - Transferir a numeração que está na carga de um funcionário/setor/oficina e deve ser utilizada por outro funcionário ou encaminhado para outro setor (CARGA NULA);
  • Memo. Transferência Cancelamento - Gerar memorando de cancelamento para a numeração que foi cancelada de um funcionário, setor ou posto/oficina;
  • Memo. Transferência Extraviado - Gerar memorando de extravio para a numeração de um funcionário, setor ou posto/oficina que extraviou o documento;
  • Memo. Transferência Devolução - Gerar memorando de devolução ao Inmetro - RJ para a numeração de um funcionário, setor ou posto/oficina que será devolvida;
  • Memo. Transferência Desativados - Gerar memorando para a numeração de um documento que será desativado pelo Inmetro, ou seja, não terá mais uso.

 Somente numeração com a situação “Pendente” e não estar com LAPTOP pode ser transferida.
 Memorando de Extravio deve ser protocolado o BO do extravio e vinculado ao memorando.

Barra de Tarefas do SGI

Para ter acesso às informações referentes às funcionalidades da tela, clicar em Introdução ao SGI.

Acesso

Acesse a tela de 10.1.1.2.2 - Transferência de Documentos (DC2170) utilizando o caminho indicado na Imagem 1.

Imagem 1

Transferência de Documentos

Imagem 2

Campos da tela:

- N° Memorando : preenchido automaticamente, esta numeração é sequencial e iniciada anualmente;

Ao cadastrar uma transferência, ainda com a situação "Aberto" o sistema gera o número do memorando com 0 (zero), ao ser encaminhado, através do botão <Encaminhar Transferência> o sistema atualiza o número definitivo e altera a situação para "Encaminhado".

- Data do Memorando : gerada automaticamente;

- Funcionário de Origem : selecionar a matrícula do funcionário que possui a faixa de documentos pendente que será Transferida, Cancelada, Extraviada, Devolvida ou Desativada;

- Setor de Origem : selecionar o setor que possui a faixa de documentos pendente (CARGA NULA) que será Transferida, Cancelada, Extraviada, Devolvida ou Desativada;

- Posto/Oficina de Origem : selecionar o número do cadastro do Posto/Oficina que possui a faixa pendente que será Transferida, Cancelada, Extraviada ou Devolvida;

- Documento : selecionar o código do documento da numeração que será entregue ao funcionário, Cancelada, Extraviada, Devolvida ou Desativada;

- Ano Vigência : se o tipo de documento for controlado anualmente, deverá ser preenchido o ano de vigência do documento;

- Faixa Início : numeração inicial da faixa a ser transferida ==> alfanumérico da frente da numeração (caso controle no cadastro do documento), numeração e dígito (caso controle no cadastro do documento); esta numeração deverá ser preenchida;

- Faixa Fim : numeração final da faixa a ser transferida ==> alfanumérico da frente da numeração (caso controle no cadastro do documento), numeração e dígito (caso controle no cadastro do documento); esta numeração deverá ser preenchida;

- Qtd. Entregue : calculado automaticamente com a quantidade da numeração do documento que esta sendo transferido;

- Protocolo : número do protocolo do boletim de ocorrência (somente quando tipo do memorando for de Extravio);

- Justificativa : justificar o porquê da transferência/cancelamento/extravio/desativação. Obrigatório para os memorandos de Cancelamento e Devolução;

- Funcionário de Destino : funcionário que irá receber a numeração da faixa de documentos;

- Setor de Destino : setor que irá receber a numeração da faixa de documentos, nesse caso com o conceito de CARGA NULA;

- Recebimento : funcionário/data de recebimento dos documentos transferidos para o setor, responsável pelo armazenamento dos documentos;

- Responsável de Destino : responsável de documentos (perfil 28), que irá receber a numeração da faixa de documentos, para os casos em que a transferência for Cancelado, Extravio, Devolvido ou Desativado;

- botão Encaminhar Transferência : altera a situação do Memorando de Transferência para “Encaminhado”, permitindo o recebimento pelo funcionário/setor ou gestor de documentos.

Gera a numeração definitiva do memorando, oficializando o documento.

- botão Receber Documentos : utilizado pelo funcionário responsável pelo recebimento dos documentos que foram transferidos para o setor, utilizando o conceito de CARGA NULA, altera a situação do Memorando para “Transferido”.

- botão Visualizar Memorando : visualização do memorando de transferência em PDF, formulário dc3310.

Regras de negócio

• Transferência para funcionário:
  • devem ser selecionados os tipos de documentos que serão distribuídos e as suas quantidades; se o documento possuir controle anual, o campo Ano Vig. deverá ser preenchido;
  • deve ser selecionado o funcionário de destino que irá receber os selos, lacres, blocos ou numeração informatizada para realizar o trabalho em campo.

• Transferência para setor (CARGA NULA):
  • devem ser selecionados os tipos de documentos que serão transferidos e as suas quantidades; se o documento possuir controle anual, o campo Ano Vig. deverá ser preenchido;
  • deve ser selecionado o setor de destino que recebera os selos, lacres, blocos ou numeração informatizada para armazenamento no setor e eventual transferência para outros funcionários.

• Transferência Cancelamento:
  • deve ser selecionado o funcionário, setor ou posto/oficina que possui a numeração a ser cancelada;
  • devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão canceladas; o memorando de cancelamento não pode ser gerado para os documentos códigos 1,2,3,4,70 e 71, se for documento informatizado, somente o código 11 pode ser cancelado;
  • a justificativa do cancelamento deve ser preenchida;
  • deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração a ser cancelada.

• Transferência Extraviado:
  • deve ser selecionado o funcionário, setor ou posto/oficina que possui a numeração a ser extraviada;
  • devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão extraviadas; são selecionados os tipos de documentos com a situação Ativo e que não são informatizados;
  • o protocolo do extravio deve ser selecionado; são listados os tipos de protocolo Administrativo e Memorando/Ofício;
  • deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração extraviada.

• Transferência Devolução:
  • deve ser selecionado o funcionário, setor ou posto/oficina que possui a numeração a ser devolvida;
  • devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão devolvidas; os tipos de documentos que serão listados para seleção devem estar com a situação Ativo e setado como Sim no campo Devol.RJ? no cadastro dos documentos;
  • a justificativa da devolução do documento deve ser preenchida;
  • deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração a ser devolvida.

• Transferência Desativados:
  • deve ser selecionado o funcionário ou setor que possui a numeração a ser desativada;
  • devem ser selecionados os tipos de documentos e as numerações que serão desativadas; o memorando de desativação não pode ser gerado para os documentos com códigos 1,2,3,4,70 e 71;
  • deve ser selecionado o responsável de documentos que ira receber a numeração a ser devolvida.

Finalizando o Encaminhamento

• Após o preenchimento dos dados terem sido finalizados, deve-se pressionar o botão Encaminhar Transferência para que o responsável de destino possa dar recebimento aos documentos.
  
  
• Quando o botão Encaminhar Transferência for pressionado serão realizadas algumas conferências para permitir a transferência:
  
  • não deixar transferir faixa de documento de um funcionário ou setor para ele mesmo;
    
  • verificar se as numerações inicial e final da faixa digitada pertencem ao mesmo funcionário/setor (que possui a numeração) e memorando;
    
  • verificar se existe alguma numeração da faixa do documento com a situação diferente de PENDENTE, se sim então não pode ser transferida a faixa;
    
  • verificar se a numeração foi importada para algum laptop, se sim então não deixar transferir;
    
  • somente funcionário com o autorizador de gestor de documentos (perfil 28) pode transferir numeração para funcionário que está com a situação no cadastro do RH diferente de ativo.

Se não houver nenhum impedimento, o sistema gera o número do memorando definitivo e altera a situação para "Encaminhado".

Finalizando o Recebimento

• Se o tipo do memorando for "MEMO. TRANSFERÊNCIA" para um funcionário, após o encaminhamento dos documentos, o funcionário de destino deve acessar o memorando, conferir os documentos que estão sendo transferidos e dar o aceite, caixa de seleção a direita de seu nome ou utilizar o botão <Receber Documentos>;
  
  

• Se o tipo do memorando for "MEMO. TRANSFERÊNCIA" para um setor, utilizando o conceito de CARGA NULA, após o encaminhamento dos documentos, o funcionário responsável pelo recebimento de documentos do setor, deve conferir os documentos que estão sendo transferidos e clicar no botão <Receber Documentos>;
  
  

• Para os demais tipos de memorando, "MEMO. TRANSFERÊNCIA CANCELAMENTO", "MEMO. TRANSFERÊNCIA EXTRAVIADO", "MEMO. TRANSFERÊNCIA DEVOLUÇÃO" ou "MEMO. TRANSFERÊNCIA DESATIVADOS", após o encaminhamento dos documentos, o responsável de documentos, deve conferir os documentos que estão listados no memorando e dar o aceite, caixa de seleção a direita de seu nome;
  

Se não houver nenhum impedimento, o sistema faz a transferência definitiva dos documentos e altera a situação do memorando para "Transferido".

Visualizando o Memorando

Se o memorando estiver com a situação "Aberto", indicando que o mesmo esta em fase de cadastramento, o sistema imprime o documento com uma tarja com o texto: "CADASTRANDO";

Se o memorando estiver com a situação "Encaminhado", indicando que o documentos foram encaminhados e estão aguardando o seu recebimento, o sistema imprime o documento com uma tarja com o texto: "ENCAMINHADO";