Requisição de Compras

Introdução

O Módulo de Compras foi desenvolvido dentro de um sistema de informações gerenciais, da mesma forma que ocorre com outros módulos, com o objetivo de melhorar a velocidade da transação, o controle das informações, o tratamento de dados, o estabelecimento de indicadores, a redução de custos, a transparência e, ao final, um ganho para os usuários e para a sociedade brasileira.

Objetivos

• Permitir a solicitação de bens, materiais ou serviços necessários para as necessidades da organização;
• Facilitar fluxo das informações e das decisões das etapas do processo de compra;
• Padronizar, utilizando modelos pré-definidos de termos de referência;
• Otimizar o uso de documentação impressa;
• Aumentar a celeridade do processo;
• Melhorar o sincronismo entre os principais atores no processo de compra;
• Auxiliar no cumprimento das regras legais;
• Verificar as restrições de integridade no ato da requisição, evitando assim o retrabalho;
• Gerar relatórios gerenciais para auxiliar na tomada de decisões;

Descrição do Processo de Requisição de Compras

1. Cadastrar a Requisição de Compra, salvar e enviar e-mail;
2. Analise e autorização do Chefe do Setor;
3. Análise, sugestão de complemento (quando o caso) e autorização do Responsável de Compras;
4. Aprovação do Ordenador de Despesas;
5. Envio de e-mail para os fornecedores solicitando cotação de preços. Em anexo os PDFs da Requisição de Compra e do Termo de Referência;
6. Cadastramento da cotação de preços dos fornecedores;
7. Aprovação do Mapa de Apuração;
8. Enquadramento da despesa e declaração do Ordenador de adequação ao Artigo 16 da Lei Complementar 101/2000.

Barras de tarefa do SGI

Para ter acesso às informações referentes às funcionalidades da tela, clicar em Introdução ao SGI .

Acesso

Acesse a tela de 8.12.1.2.1 Requisição de Compras (GC2010) utilizando o caminho indicado na Imagem 1 para realizar o cadastro.

Imagem 1

ABA Requisição de Compras

Imagem 2

O usuário solicitante, geralmente o secretário do setor, preenche os dados da requisição, conforme mostrado na Imagem 2, de acordo com o que lhe foi solicitado pelo requisitante. O solicitante pode cadastrar requisições de compras para vários setores, basta informar o setor, o requisitante, o chefe do setor, os itens e suas especificações técnicas, com possibilidade de preencher um modelo de termo de referência.
Após o cadastramento da requisição, o solicitante deve utilizar o botão < ENVIAR E-MAIL > para que o requisitante (quando não for o próprio) seja informado. A situação passará para “FECHADO” e será gerado um lançamento (LOG) na ABA Acompanhamento contendo a DATA e uma OBSERVAÇÃO referente ao encerramento da primeira etapa. Após análise do requisitante, caso tenha que realizar alguma correção, RETIFICA a mesma ou informa sobre necessidades de ajustes. Caso esteja de acordo, o requisitante envia e-mail para o chefe do setor autorizar a requisição.

O requisitante, ao receber aviso em seu e-mail institucional, e não sendo ele o próprio solicitante da requisição no sistema, em havendo discordância da requisição preenchida, deve informar ao gestor de compras e/ou chefia do solicitante e/ou até os superiores, de modo a corrigir e/ou alterar seu nome enquanto requisitante. Do contrário, em aceitando a requisição e enviando ao chefe do setor, estará demonstrando ciência e concordância aos termos da requisição realizado pelo solicitante.

Enquanto a situação da requisição estiver “ABERTO” o sistema permitirá ajustes por parte do solicitante, requisitante ou responsável de compras. Nas demais situações “AUTORIZADO”, “EM ANÁLISE” e “APROVADO”, somente o campo OBSERVAÇÃO poderá ser alterado, ou se o usuário logado for o Autorizador da etapa em questão, nesse caso, poderá fazer alguns ajustes.

Campos da tela:

• Requisição/Número: campo gerado automaticamente após o solicitante preencher todos os campos e salvar <F10>;
• Ano/Data e Hora: campo gerado automaticamente com o ano corrente, data e hora, após o solicitante preencher todos os campos e salvar <F10>;
• Situação: estágio em que se encontra a requisição;
  • Aberto - 1º etapa, aguardando o preenchimento dos dados. Após o cadastramento da requisição de compra, itens e termo de referência, deve ser utilizado o botão <Enviar e-mail> para que o Requisitante seja informado que possui uma Requisição de Compra para autorizar. A situação passará automaticamente para “Fechado”. Essa situação sinaliza que o solicitante já finalizou a digitação da requisição;
  • Fechado - 2º etapa, o Requisitante deve autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Requerido” e será encaminhado e-mail para o chefe do setor informando-o do cadastro da requisição;
  • Requerido - 3º etapa, o Chefe do Setor deve autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Autorizado” e será encaminhado e-mail para o responsável de compras e para o gestor de compras, informando-os da autorização da requisição;
  • Autorizado - 4º etapa, o Responsável de Compras deve selecionar o Responsável pela Pesquisa de Preços e autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Em Análise” e será encaminhado e-mail para o ordenador de despesas informando-o da aprovação da requisição;
  • Em Análise - 5º etapa, o Ordenador de Despesas deve aprovar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Aprovado” e será encaminhado e-mail para o responsável de compras, gestor de compras e responsável pela pesquisa de preços informando-os da aprovação da requisição. Também serão anexados os PDF’s (gc3010 – Requisição, gc3015 – Termo de Referência e gc3050 – Anexo - Especificação dos Itens) na ABA Anexos ;
  • Aprovado - 6º etapa, fase de pesquisa de preços, ABA Mapa de Apuração, aguardando o cadastramento dos fornecedores e seus orçamentos. Após o cadastro, deve ser utilizado o botão <Gerar Val. de Referência>, bem como selecionar o Responsável pela Aprovação do Mapa de Apuração, por fim clicar em <Enviar e-mail>. A situação passará automaticamente para “Mapa Gerado” e será encaminhado e-mail para o responsável pela aprovação do mapa de apuração informando-o da geração do valor de referência;
  • Mapa Gerado - 7º etapa, ABA Mapa de Apuração, o Responsável pelo Mapa de Apuração deve aprovar o mapa. A situação passará automaticamente para “Mapa Aprovado” e será encaminhado e-mail para o responsável pelo enquadramento da despesa informando-o da geração do mapa de apuração. Também será anexado o PDF (gc3030 – Mapa de Apuração – Pesquisa de Preços) na ABA Anexos;
  • Mapa Aprovado- 8º etapa, ABA Enquadramento, o Responsável pelo Enquadramento da Despesa deve informar os dados do enquadramento e assinar. A situação passará automaticamente para “Enq. Gerado” e será encaminhado e-mail para o responsável administrativo financeiro informando-o da despesa para autorizar;
  • Enq. Gerado - 9º etapa, ABA Enquadramento, o Responsável Administrativo Financeiro deve verificar se o valor estimado da despesa está previsto na dotação orçamentária e assinar o enquadramento. A situação passará automaticamente para “Desp. Em Análise” e será encaminhado e-mail para o ordenador de despesas informando-o da despesa para aprovar;
  • Desp. Em Análise - 10º etapa, ABA Enquadramento, o Ordenador de Despesas deve aprovar a despesa. A situação passará automaticamente para “Desp. Aprovada” e será encaminhado e-mail para o responsável pela aprovação do mapa de apuração, gestor de compras, responsável pelo enquadramento da despesa e responsável pelo processo licitatório, informando-os da aprovação da despesa. Também será anexado o PDF (gc3040 – Enquadramento da Despesa), e, nos casos em que a Modalidade de contratação não for do tipo Pregão Eletrônico ou Pregão Presencial, também será anexado o PDF (gc3015 – Projeto Básico) na ABA Anexos;
  • Desp. Aprovada – aguardando etapas do Processo Licitatório, tela 8.12.1.2.2 Processo Licitatório (GC2050), onde serão preenchidos os dados referente ao edital/licitação;
  • Req. Atendida – encerrado o processo de compra;
  • Cancelado – quando não for optado por dar continuidade ao processo. Deverá ser preenchido o campo descritivo CANCELAMENTO explicando o porquê do cancelamento da requisição;

Observação 1: na tela da Requisição de Compra, a assinatura do responsável pela etapa pode ser feita através da caixa de seleção, ao lado do seu nome, ou pela tela 8.12.1.2.3 Autorizações em Lote (GC2060).
Observação 2: os e-mails disparados automaticamente após assinatura das etapas para os próximos assinantes ou interessados pelo andamento da Requisição de Compra, só serão enviados se forem atores diferentes.
Observação 3: em todas as etapas o sistema gera um registro de LOG, na ABA Acompanhamento com o usuário responsável pela ação, data e uma observação referente a ação efetuada.