Mudanças entre as edições de "Saídas"

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Acesse a tela de [[8.5.1.2.1 Saídas (VE2080)]],  utilizando o caminho indicado na Imagem 1.
 
Acesse a tela de [[8.5.1.2.1 Saídas (VE2080)]],  utilizando o caminho indicado na Imagem 1.
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= Saídas de Veículos =
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A tela está distribuída em cinco abas: '''SAÍDAS''', '''PASSAGEIROS''', '''DESPESAS POR CONTRATOS''', '''DESPESAS POR SUPRIMENTOS''' e '''REL. DIÁRIOS'''.
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* O usuário preenche os dados de acordo com a necessidade da saída, que pode ser do tipo Administrativo, Auditoria, Ensaio, Fiscalização, Inspeção, Inspetoria, Oficina, Supervisão, Translado, Verificação ou Cancelado.
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* Quando houver passageiros, os mesmos devem ser cadastrados na ABA [Passageiros].
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* Ao concluir o preenchimento de todas as informações, a saída deve ser salva '''< F10 >'''. Esta opção envia e-mail para o autorizador informando que existe uma saída para determinado veículo.
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* Após autorização, o botão <Visualizar> passa para habilitado, permitindo a impressão da autorização de saída do veículo.
 
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= Saídas =  
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== Cadastrando ==
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A tela está distribuída em cinco abas: '''SAÍDAS''', '''PASSAGEIROS''', '''DESPESAS POR CONTRATOS''', '''DESPESAS POR SUPRIMENTOS''' e '''REL. DIÁRIOS'''.<br>
 
 
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O usuário solicitante preenche os dados de acordo com a necessidade do empenho, que pode ser Original, Reforço ou Anulação.
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Nos casos de Reforço ou Anulação, deve ser informado o número do Empenho Original, quando for SEE de Contrato em Andamento, ao informar o número do Contrato o sistema busca o Número do Processo/NUP, Requisitante, Objeto, Modalidade, Fornecedor, preenche os itens na '''ABA Dados Financeiros''', na '''ABA Dados da Contratada''', preenche as informações da Contratado, Dados Bancários e Representante Legal. Os dados preenchidos nestas abas, podem ser alterados.<br>
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<big>'''Campos da tela'''</big>
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* '''Número/Ano:''' gerado automaticamente pelo Sistema;
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* '''Motivo:''' o motivo da saída do veículo;
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** Administrativo: Serviços de banco, correio, jurídicos, Abastecimentos, Lavagens, etc.
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** Fiscalização, Inspeção ou Verificação: De acordo com o serviço executado pela área técnica.
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** Oficina: Deslocamento do veículo para manutenção.
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** Translado: Deslocamento para rodoviária, aeroporto, reunião externa, fórum, etc, para este Motivo os passageiros devem ser informados na aba [Passageiros].
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** Cancelado: Para cancelar uma saída selecione este motivo.
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  Quando uma saída é cancelada, todas as Autorizações vinculadas são canceladas também.
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* '''Previsão de Deslocamento:'''
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** '''Data Saída / Hora Saída'''
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** '''Data Chegada / Hora Chegada'''
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  Respeitar a cronologia do lançamento referente ao veículo selecionado.
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  Não é permitido mais de uma Saída no mesmo período. Para as Saídas finalizadas será utilizado a data e hora do fechamento.
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  A data de Saída e Chegada não podem ser inferiores a 30 dias da data atual.
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  A data/hora da chegada prevista deve ser igual ou maior que a da saída.
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* '''Complemento/Justificativa:''' quando necessário, a não ser que o Motivo seja Cancelamento, o que torna obrigatório seu preenchimento;
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* '''Apresentação:''' somente para Tipo Administrativo;
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* '''Destino:''' rota da saída;
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* '''Setor Solicitante:''' referente ao usuário logado, é verificado a Existência do Setor, caso haja algum problema, será informado que entre em contato com o RH;
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* '''Setor Veículo:''' referente ao setor de lotação do veículo;
 +
* '''Veículo:''' placa do veículo – Obrigatório. Caso o sistema não encontre, verificar com o responsável pelo cadastro de Veículos.
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* '''Prefixo:''' código para identificar o veículo, utilizado em alguns estados;
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  Somente os veículos com Status ATIVO podem ser usados.
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  O Veículo não poderá ter mais de 4 (quatro) Saídas Pendentes.
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  Campos com Informações Vindas do Cadastro de veículos:
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    - Setor do Veículo (Importante para a Escolha do Autorizador).
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    - Km Acumulada (Usado para controlar a KM de Veículos em que o relógio ZERE a marcação).
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    - Km Painel (Atualizada com a KM de Chegada quando a Saída for encerrada).
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* '''Condutor 1:''' obrigatório;
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* '''Condutor 2:''' não obrigatório;
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* '''Percurso:''' em que parte do itinerário o condutor dirigiu o veículo. Ida / Volta | Ida | Volta;
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  Será verificado a validade da Carteira de Habilitação, caso esteja irregular, é emitido uma mensagem lembrando da necessidade de regulariza-la, e para esses casos só serão permitidos condutores com carteira vencida até 29 dias.
 +
  O sistema verificado se existe período de FÉRIAS solicitadas no RH.
 +
 
 +
* '''Guincho:''' deve ser marcado se o veículo precisar de guincho;
 +
* '''Placa:''' placa do guincho, habilitado quando a caixa de seleção Guincho for marcada;
 +
* '''Obs.:''' campo livre para observação a respeito do guincho, habilitado quando a caixa de seleção Guincho for marcada;
 +
* '''Autorizador: ''' obrigatório;
 +
  Os autorizadores são cadastrados de acordo com o Setor do Veículo.
 +
  Caso a lista esteja vazia, ou o mesmo não constar, deve ser verificado com o RH se o setor cadastrado está correto.
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  O sistema verificado se existe período de FÉRIAS solicitadas no RH.
 
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Ao concluir o preenchimento de todas as abas, clique no botão '''< FINALIZAR SEE / ENVIAR E-MAIL >'''. Esta opção envia e-mail para o assinante informando que existe SEE pendente de assinatura, e passa a situação da SEE para '''“FINALIZADA”'''.<br>
+
 
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== ABA Passageiros ==
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Esta Aba contém as informações dos passageiros.
 
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Após análise e assinatura do assinante, a situação passa para '''“ASSINADA'''” e libera o botão '''< GERAR NOTA(S) DE EMPENHO >''' da Aba Dados Financeiros, enquanto assinada a SEE fica bloqueada para alterações, se houver necessidade de algum ajuste, deve ser solicitado ao assinante que desassine a SEE.<br>
 
 
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O próximo passo deve ser o cadastro da(s) nota(s) de empenho no sistema do estado em questão (SIAFEN, SIAFI..), por fim utilizar o botão '''< GERAR NOTA(S) DE EMPENHO >''' da '''ABA Dados Financeiros''', nesse caso o sistema altera a situação da SEE para '''“PROCESSADA”''' e gera a(s) nota(s) de empenho com número ZERO. No quadro NE’s Relacionadas com esta SEE da '''ABA Emissão de Empenho''', com o duplo clique no campo NE, a tela de Nota de Empenho é visualizada para que sejam efetuadas as alterações necessárias, número, data, de acordo com o que foi criado no sistema de apoio do estado.
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<div id="I3">
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[[File:ve2080_3.png|frame|center|500px|Imagem 3]]</div>
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== Salvando ==
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Uma vez que os campos tenham sido preenchidos, a solicitação deve ser SALVA <F10>, então o Autorizador selecionado irá receber um e-mail informando que possui autorizações pendentes. Após ter sido Autorizada, o Solicitante também receberá um aviso via e-mail, e este deverá acessar novamente a tela de Saídas, pesquisando pelo número da saída que foi autorizado <F7> <F8> e então Imprimir a autorização, que deve ser levada pelo motorista e apresentado na portaria para que seja feito o preenchimento da quilometragem, data e hora de saída/chegada.
 
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== ABA Emissão de Empenho ==
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== Imprimindo Autorização ==
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<div id="I4">
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[[File:ve2080_4.png|frame|center|500px|Imagem 4]]</div>
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<div id="I5">
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[[File:ve2080_5.png|frame|center|500px|Imagem 5]]</div>
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<big>'''ATENÇÃO!'''</big>
 
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<div id="I2">
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O Condutor sempre ao retornar deve entregar esse documento ao Solicitante, que por sua vez efetuará o Encerramento da Saída.
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[[File:CN2110_1.png|frame|center|500px|Imagem 2]]</div>
+
  Nos casos onde a saída for autorizada através de documento manual, o motorista devera proceder da mesma maneira, entregando o documento quando retornar, para que o encarregado digite no sistema a saída. Isto é fundamental para manter o sistema atualizado e poder atualizar a quilometragem do veículo.
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== Encerrando ==
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O Solicitante ao receber a autorização deve acessar a tela de Saídas para efetuar o fechamento, informando a data, hora e quilometragem de saída e chegada.
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<div id="I6">
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[[File:ve2080_6.png|frame|center|500px|Imagem 6]]</div>
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* A Km de Saída deve ser igual ou no máximo 1 (um) km a mais de diferença do painel do veículo.<br>
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* Não serão aceitos fechamentos pela metade, somente a Saída ou a Chegada preenchida.<br>
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  Caso ocorra algum erro na digitação da quilometragem, o sistema permitirá correção, desde que não tenha sido finalizada alguma saída posterior para o mesmo veículo. Neste caso os campos na tela ficarão bloqueados e será necessário solicitar a correção para a Gestora do Sistema de Veículos.
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* Botão Ocorrências
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<div id="I7">
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[[File:ve2080_7.png|frame|center|500px|Imagem 7]]</div>
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<div id="I8">
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[[File:ve2080_8.png|frame|center|500px|Imagem 8]]</div>
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Caso alguma anomalia seja constatada deve ser informado através do botão <OCORRÊNCIAS>.<br>
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O responsável pela portaria, ou mesmo o condutor, devem repassar as informações de problemas apresentados na viagem, como amassados, arranhão, ou problemas mecânicos, pode ser via anotação no próprio formulário da Solicitação/Autorização de Saída do Veículo (ve3040), ou no BDV, nesse caso deve ser avisado o setor de transportes. De posse da informação, o responsável pelo lançamento da Portaria, utiliza o botão <OCORRÊNCIAS> para registrar o informado. O sistema atualiza automaticamente a ABA de Acompanhamento do cadastro do Veículo com a ocorrência registrada. Essa mesma ocorrência (texto) pode ser utilizada para o envio de e-mail para a Contratada, se for o caso de veículo LOCADO, ou para o cadastramento da Solicitação de Orçamento para Manutenção do Veículo, quando Próprio, se apresentado algum defeito.
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== Cancelando ==
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Para Cancelar uma Solicitação, o Solicitante deve selecionar no campo Motivo de Saída a opção "Cancelado" e informar no campo Complemento/Justificativa qual o motivo do cancelamento.
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<div id="I9">
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[[File:ve2080_9.png|frame|center|500px|Imagem 9]]</div>
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== Excluindo ==
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O registro de Saída não dever ser excluído, se necessário, utilize o motivo CANCELADO, mas se o caso for de exclusão, somente o Gestor de Veículos, ou tipo Autorizador Administrador tem permissão para isso.
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  Atenção: Para a exclusão não pode haver nenhum registro vinculado a saída (Passageiros, Rel. Diários, Itinerários, Autorizações de Abastecimento, Lavagens / Serviços e Orçamentos).
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== Solicitando Serviços ==
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Para solicitação de Orçamento para Manutenção, geralmente o motivo da saída deve ser "Oficina". Se o veículo for de guincho, não há necessidade de especificar o Condutor, basta marcar a caixa [ ] Guincho.
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Nos órgãos que utilizem contratos de abastecimento com cartão, não há necessidade de cadastrar a autorização de abastecimento, nesses casos o SGI possui opção para importar os abastecimentos da operadora de cartão.
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<div id="I10">
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[[File:ve2080_10.png|frame|center|500px|Imagem 10]]</div>
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* Da mesma forma que a saída, o abastecimento, lavagem ou orçamento possui um autorizador que deverá autorizar a emissão do documento.
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<div id="I11">
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[[File:ve2080_11.png|frame|center|500px|Imagem 11]]</div>
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* No caso de Abastecimento, o Item 2 é usado para carros Flex, para autorizações manuais com mais de um Combustível.
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* Os Campos Valor Unitário e Quantidade são opcionais, pois são informados no momento do abastecimento.
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* Para ajuste de abastecimento, se o campo Número do Boletim de Medição estiver preenchido, os campos Item, Valor Unitário, Quantidade e Data ficam bloqueados para digitação, bem como o botão <CANCELAR>.
 
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Esta Aba contém as informações do processo administrativo, tipo de empenho (Ordinário, Estimativo ou Global), situação da SEE (Aberta, Finalizada, Assinada, Cancelada ou Processada), modalidade, dados da contratada e do assinante.
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<div id="I12">
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[[File:ve2080_12.png|frame|center|500px|Imagem 12]]</div>
 
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* Após o preenchimento dos campos obrigatórios (Item e Autorizador) o Solicitante deve clicar em <SOLICITAR>, e neste momento um e-mail será enviado para o autorizador selecionado avisando-o que possui uma Autorização pendente, ou que o sistema Autorizou automaticamente, se o cadastro do autorizador estiver como “Automático”, após a autorização, o Botão <VISUALIZAR> fica habilitado.
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 +
  Caso o item não conste na lista, ou a mesma estiver em branco, informe o responsável pelos Contratos. É provável que esteja faltando o relacionamento do veículo com seu respectivo contrato, ou ainda que o item não tenha mais Saldo.
  
−
<big>'''Campos da tela'''</big>
+
  Se o autorizador desejado não constar na lista, solicite ao setor de Contratos que verifique se o mesmo está cadastrado, ou ainda, verifique com o setor de RH se o mesmo não está em período de Férias.
−
* '''Data SEE:''' data da solicitação;
 
−
* '''Número SEE:''' número da solicitação, deixar em branco (o sistema gerará o número automaticamente);
 
−
* '''Espécie:''' espécie do empenho (Original, Reforço ou Anulação);
 
−
* '''NE Original:''' número da Nota de Empenho Original;
 
−
* '''Tipo:''' tipo de Empenho
 
−
** '''Estimativo:''' empenho utilizado para as despesas cujo montante não se pode determinar previamente, tais como serviços de fornecimento de água e energia elétrica, aquisição de combustíveis e lubrificantes e outros;
 
−
** '''Global:''' empenho utilizado para despesas contratuais ou outras de valor determinado, sujeitas a parcelamento, como, por exemplo, os compromissos decorrentes de aluguéis;
 
−
** '''Ordinário:''' empenho utilizado para as despesas de valor fixo e previamente determinado, cujo pagamento deva ocorrer de uma só vez.
 
−
* '''Situação:''' situação da solicitação de emissão de empenho (Aberta, Finalizada, Assinada, Processada ou Cancelada);
 
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* '''Obs/Justificativa:'''
 
−
* '''Plano Interno:''' número do plano interno;
 
−
* '''Nº Fonte:''' número da fonte de recurso;
 
−
* '''PTRES:''' número do programa de trabalho resumido;
 
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* '''Contrato:''' número do contrato;
 
−
* '''Processo/NUP:''' número interno do processo administrativo ou NUP – Número Único de Protocolo;
 
−
* '''Requisitante:''' Requisitante da solicitação;
 
−
* '''Objeto:''' objeto do processo;
 
−
* '''Modalidade:''' modalidade de licitação, dispensa ou inexigibilidade (pregão eletrônico, leilão, pregão presencial, dispensa, convite, tomada de preços, concorrência, inexigibilidade ou não se aplica) e o número/ano da modalidade no campo a seguir;
 
−
* '''Fundamentação Legal:''' número da fundamentação legal da contratação.
 
 
<br>
 
<br>
−
'''Quadro Beneficiário:''' Fornecedor, Funcionário, Órgão Delegado ou Unidade Gestora, somente um deve ser preenchido;
+
<div id="I14">
−
* '''Assinante:''' responsável assinante da SEE.
+
[[File:ve2080_14.png|frame|center|500px|Imagem 13]]</div>
−
* '''Financeiro:''' responsável financeiro pela validação dos dados da SEE e geração da Nota de Empenho;
 
−
* '''Botão Enviar E-mail:''' serve para informar para o SGI o fim do preenchimento de todas as abas. Esta opção enviará e-mail para o assinante, informando que existe SEE pendente de assinatura.
 
−
* '''Botão Visualizar:''' abre um PDF com a solicitação de emissão de empenho pronta para ser impressa.
 
 
<br>
 
<br>
−
'''Quadro NE’s Relacionadas com esta SEE:''' lista das Notas de Empenhos geradas a partir da SEE.
+
* '''Não se faz manutenção de veículo LOCADO''', para isso se comunica a Contratada, para substituição ou manutenção do veículo.
 +
* Para que os Contratos de Manutenção possam ser utilizados na saída de veículos:
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** O Contrato deve estar ATIVO ou ADITADO (vigente).
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** O Tipo "CONTRATO DE" deve ser de VEÍCULOS.
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** As REGIONAIS de que o Contrato tem Cobertura devem estar vinculadas, bem como o veículo pertencer a mesma (cadastro de veículos).
 +
** Os Autorizadores devem estar cadastrados.
 +
** Os Itens devem ter sido cadastrados do TIPO MANUTENÇÃO (Serviço Manutenção, Óleo Lub-Fluidos Manutenção, Peça Manutenção).
 +
** O campo CONTROLE DE SALDO DE QUANTIDADE [Q], não deve ser marcado para o item de PEÇAS PARA MANUTENÇÃO, pois não foi contratado um número específico de peças.
 +
** Para cada ITEM, na ABA Veículos, deve ter o GRUPO DE CONTRATO vinculado. Para manutenção, geralmente se adiciona o tipo "TODOS OS VEICULOS", dependendo do contrato.
 
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<div id="I15">
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[[File:ve2080_15.png|frame|center|500px|Imagem 14]]</div>
 
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 +
* Botão <NOVO>: Para solicitar uma Nova Autorização para mesma saída.
 +
* Botão <SOLICITAR>: Salva a Solicitação, e envia email para o Autorizador, solicitando a autorização da mesma. Situação passa para "Pendente".
 +
* Botão <AUTORIZAR>: Para ser usado pelo Autorizador, após ser clicado, a situação passa para "Autorizado" e o botão <VISUALIZAR> fica habilitado.
 +
* Botão <CANCELAR>: Para ser usado pelo Autorizador, se já estiver sido autorizada, ou pelo solicitante, se a mesma ainda estiver com situação "Pendente".
 +
* Botão <VISUALIZAR>: Para imprimir a Autorização. Só fica habilitado se a solicitação estiver Autorizada.
 +
* Botão <FECHAR>: Fecha a tela de solicitação.
 +
 +
  Depois de autorizado (automaticamente, ou autorizado na tela [[8.5.1.2.9 Autorizações em Lote (VE2100)]]), a solicitação deve ser impressa, o Solicitante então deve voltar a tela de Saídas, e na tela da autorização deve imprimir o documento para entrega-lo ao Motorista, botão <VISUALIZAR>.
  
−
== ABA Dados Financeiros ==
+
  Se o botão <VISUALIZAR> não estiver HABILITADO, significa que a solicitação ainda não foi AUTORIZADA.
−
Esta Aba contém as informações dos dados financeiros do empenho.<br>
+
<br>
−
<div id="I3">
+
<div id="I16">
−
[[File:CN2110_2.png|frame|center|500px|Imagem 3]]</div>
+
[[File:ve2080_16.png|frame|center|500px|Imagem 15]]</div>
 +
<br>
 +
* As autorizações funcionam da mesma forma que o documento manual, o Motorista leva duas guias, uma deixa no posto e a outra devolve para o setor.
 +
<br>
 +
<div id="I17">
 +
[[File:ve2080_17.png|frame|center|500px|Imagem 16]]</div>
 
<br>
 
<br>
−
Utilize a '''barra de rolagem''' do '''Quadro Itens''' para visualizar os demais campos.
+
* Nos casos de lançamentos manuais, os comprovantes de Abastecimento, Lavagens e Serviços utilizados nos postos de combustível conveniados, são devolvidos juntamente com as notas fiscais de tempos em tempos, conforme contrato firmado. Assim que estes comprovantes forem recebidos, o encarregado pelo controle deve acessar a tela [[8.5.1.2.3 Controles Gerais (VE2090)]] para dar a baixa nas utilizações.
−
<div id="I4">
 
−
[[File:CN2110_3.png|frame|center|500px|Imagem 4]]</div>
 
 
<br>
 
<br>
−
<div id="I5">
+
<div id="I18">
−
[[File:CN2110_4.png|frame|center|500px|Imagem 5]]</div>
+
[[File:ve2080_18.png|frame|center|500px|Imagem 17]]</div>
 
<br>
 
<br>
 +
 +
== Baixando Abastecimentos / Lavagens e Serviços ==
 +
Nos casos de controle manual dos Abastecimentos e Lavagens e Serviços, sem a utilização de cartão, deve ser utilizado a tela Controles Gerais.
 
<br>
 
<br>
−
<big>'''Campos da tela'''</big>
+
Para obter mais informações sobre a tela, clique em: [[Controles Gerais]]
−
* '''Quadro Itens'''
 
−
** '''Item:''' Sequência do item na Modalidade.
 
−
** '''Código:''' código do material/serviço;
 
−
** '''Quantidade:''' quantidade de unidades homologadas do item;
 
−
** '''Valor Unitário:''' valor unitário homologado para o item;
 
−
** '''Valor Global:''' total Global do item para ser empenhado;
 
−
** '''Valor Empenhar:''' valor a empenhar para o item/conta contábil;
 
−
** '''Conta PCASP:''' grupo contábil do item de despesa;
 
−
** '''Conta Contábil:''' conta contábil antiga correspondente ao PCASP;
 
−
** '''Centro Custo:''' número do centro de custo executor;
 
−
** '''Empenho:''' número do Evento de Empenho;
 
−
** '''Liquidação:''' número do Evento de Liquidação;
 
−
** '''Pagamento:''' número do Evento de Pagamento;
 
−
** '''Botão Gerar Nota(s) de Empenho:''' gera a(s) nota(s) de empenho com número ZERO. Ficando visíveis no Quadro NE’s Relacionadas com esta SEE, aguardando atualização das informações do(s) Empenho(s), número da Nota e Data.
 
 
<br>
 
<br>
−
* '''Quadro Anexos'''
 
−
** '''Data Inserção:''' data de inserção do anexo;
 
−
** '''Data Última Alteração:''' data da última alteração do anexo;
 
−
** '''Usuário:''' nome do usuário que fez a inclusão e/ou a alteração do documento anexado;
 
−
** '''Arquivo:''' nome do arquivo anexado;
 
−
** '''Botão Selecionar Arquivo:''' Abre janela para localização de pastas e arquivos;
 
−
** '''Botão Visualizar Arquivo;''' Abre o arquivo.
 
 
<br>
 
<br>
  
−
== ABA Dados da Contratada ==
+
== ABA Despesas por Contratos ==
−
Esta Aba contém as informações da Contratada.
+
Esta Aba contém a lista das despesas do veículo via contratos, vinculadas a saída do veículo.
−
<div id="I6">
 
−
[[File:CN2110_6.png|frame|center|500px|Imagem 6]]</div>
 
 
<br>
 
<br>
−
Utilize a '''barra de rolagem''' do '''Quadro Representantes Legais''' para visualizar os demais campos.
 
 
<br>
 
<br>
−
<div id="I7">
+
<div id="I19">
−
[[File:CN2110_7.png|frame|center|500px|Imagem 7]]</div>
+
[[File:ve2080_19.png|frame|center|500px|Imagem 18]]</div>
 
<br>
 
<br>
−
<div id="I8">
+
* O Botão para desfazer o fechamento só é habilitado para o Gestor de Veículos;
−
[[File:CN2110_8.png|frame|center|500px|Imagem 8]]</div>
+
* Só é possível desfazer um fechamento se o lançamento não estiver sendo utilizado em um Boletim de Medição válido;
 +
* Os Abastecimentos, Lavagens e Serviços devem ter sido Baixados;
 
<br>
 
<br>
  
−
<big>'''Campos da tela'''</big>
+
== ABA Despesas por Suprimentos ==
−
* '''Quadro Contratada'''
+
Nesta Aba pode ser consultado os lançamentos que foram gerados por Suprimento de Fundos e vinculados a saída do veículo.
−
** '''Endereço:''' endereço principal;
 
−
** '''CEP:''' CEP do endereço principal;
 
−
** '''Município:''' município do endereço principal;
 
−
** '''UF:''' sigla do estado do endereço principal;
 
−
** '''Bairro:''' bairro do endereço principal;
 
−
** '''Contato:''' nome do contato geral;
 
−
** '''Cargo:''' cargo do contato;
 
−
** '''Observação:''' informação complementar do contato;
 
−
** '''Telefone:''' número do telefone;
 
−
** '''Celular:''' número do celular do contato;
 
−
** '''Fax:''' número do fax;
 
−
** '''Email:''' email da contratada.
 
 
<br>
 
<br>
−
* '''Dados Bancários'''
 
−
** '''Banco:''' código do banco para depósito de pagamento;
 
−
** '''Agência:''' número da agência bancária;
 
−
** '''Conta:''' número da conta bancária;
 
 
<br>
 
<br>
−
* '''Representantes Legais'''
+
<div id="I20">
−
** '''Nome:''' nome do representante legal;
+
[[File:ve2080_20.png|frame|center|500px|Imagem 19]]</div>
−
** '''CPF:''' número do cadastro de pessoa física;
 
−
** '''Identidade:''' número do RG;
 
−
** '''Órgão:''' nome do órgão emissor do RG;
 
−
** '''Cargo:''' cargo do representante legal;
 
−
** '''Profissão:''' nome da profissão;
 
−
** '''Nacionalidade:''' nacionalidade do representante legal;
 
−
** '''Estado Civil:''' estado civil do representante legal;
 
−
** '''CEP:''' número do cadastro de endereço postal do representante legal;
 
−
** '''Tipo:''' tipo de logradouro;
 
−
** '''Logradouro:''' nome do logradouro;
 
−
** '''Número:''' número do endereço;
 
−
** '''Complemento:''' complemento do endereço (Casa, Apto, Prédio...)
 
−
** '''Bairro:''' nome do bairro;
 
−
** '''Município:''' nome do município;
 
−
** '''UF:''' sigla do estado do endereço do representante legal.
 
 
<br>
 
<br>
  
−
== Visualização do Formulário CN3070 (SOLICITAÇÃO DE EMISSÃO DE EMPENHO) ==
+
== ABA Relatório Diário ==
 +
Aqui são demonstrados os registros de relatório diário correspondentes a esta saída do veículo.
 +
<br>
 
<br>
 
<br>
−
<div id="I9">
+
<div id="I21">
−
[[File:CN2110_9.png|frame|center|500px|Imagem 9]]</div>
+
[[File:ve2080_21.png|frame|center|500px|Imagem 20]]</div>
 
<br>
 
<br>
 +
 +
=Regras de negócio=
 +
* Para que o ''email'' seja enviado ao funcionário autorizador, o cadastro deve ser realizado na opção do ''SGI'' '' '''[[8.5.1.1.3 Autorizadores (VE2060)]]''' '' e as regras são: <br>
 +
{| class="wikitable"
 +
|-
 +
! Automática !! Email !! Regra
 +
|-
 +
| Sim  || Não  || A saída será autorizada automaticamente para o funcionário que está no campo ''Autorizador'' e o ''email'' não será enviado automaticamente ao funcionário autorizador!
 +
|-
 +
| Sim  || Sim || A saída será autorizada automaticamente para o funcionário que está no campo ''Autorizador'' e o ''email'' será enviado automaticamente ao funcionário autorizador!<br>
 +
|-
 +
| Não || Sim/Não ||A saída não será autorizada automaticamente para o funcionário que está no campo ''Autorizador'' e o ''email'' será enviado automaticamente ao funcionário autorizador independente se estiver como ''Sim'' ou ''Não''!<br>
 +
|}
 +
 +
 
<br>
 
<br>
 
<br>
 
<br>
  
−
'''Voltar para [http://wiki.inmetro.rs.gov.br/index.php/8.9_-_Contratos 8.9 - Contratos]'''
+
'''Voltar para [http://wiki.inmetro.rs.gov.br/index.php/8.5_-_Transportes 8.5 - Transportes]'''

Edição atual tal como às 12h33min de 22 de dezembro de 2023

Introdução

O módulo de Transportes do Sistema de Gestão Integrada – SGI possui diversas funcionalidades para o controle da frota de veículos, uma delas é a tela de Saídas (ve2080), que visa controlar e organizar as saídas dos veículos.
Antes de iniciar o preenchimento de uma saída, é necessário que existam alguns cadastros no SGI:


Objetivos

  • Ajudar no controle e organização das saídas dos veículos;
  • Auxiliar no cumprimento das regras legais;


Barra de Tarefas do SGI

Para ter acesso às informações referentes às funcionalidades da tela, clicar em Introdução ao SGI .

Acesso

Acesse a tela de 8.5.1.2.1 Saídas (VE2080), utilizando o caminho indicado na Imagem 1.

Imagem 1


Saídas de Veículos

A tela está distribuída em cinco abas: SAÍDAS, PASSAGEIROS, DESPESAS POR CONTRATOS, DESPESAS POR SUPRIMENTOS e REL. DIÁRIOS.

  • O usuário preenche os dados de acordo com a necessidade da saída, que pode ser do tipo Administrativo, Auditoria, Ensaio, Fiscalização, Inspeção, Inspetoria, Oficina, Supervisão, Translado, Verificação ou Cancelado.
  • Quando houver passageiros, os mesmos devem ser cadastrados na ABA [Passageiros].
  • Ao concluir o preenchimento de todas as informações, a saída deve ser salva < F10 >. Esta opção envia e-mail para o autorizador informando que existe uma saída para determinado veículo.
  • Após autorização, o botão <Visualizar> passa para habilitado, permitindo a impressão da autorização de saída do veículo.


Cadastrando


Imagem 2


Campos da tela

  • Número/Ano: gerado automaticamente pelo Sistema;
  • Motivo: o motivo da saída do veículo;
    • Administrativo: Serviços de banco, correio, jurídicos, Abastecimentos, Lavagens, etc.
    • Fiscalização, Inspeção ou Verificação: De acordo com o serviço executado pela área técnica.
    • Oficina: Deslocamento do veículo para manutenção.
    • Translado: Deslocamento para rodoviária, aeroporto, reunião externa, fórum, etc, para este Motivo os passageiros devem ser informados na aba [Passageiros].
    • Cancelado: Para cancelar uma saída selecione este motivo.
 Quando uma saída é cancelada, todas as Autorizações vinculadas são canceladas também.
  • Previsão de Deslocamento:
    • Data Saída / Hora Saída
    • Data Chegada / Hora Chegada
 Respeitar a cronologia do lançamento referente ao veículo selecionado. 
 Não é permitido mais de uma Saída no mesmo período. Para as Saídas finalizadas será utilizado a data e hora do fechamento. 
 A data de Saída e Chegada não podem ser inferiores a 30 dias da data atual. 
 A data/hora da chegada prevista deve ser igual ou maior que a da saída.
  • Complemento/Justificativa: quando necessário, a não ser que o Motivo seja Cancelamento, o que torna obrigatório seu preenchimento;
  • Apresentação: somente para Tipo Administrativo;
  • Destino: rota da saída;
  • Setor Solicitante: referente ao usuário logado, é verificado a Existência do Setor, caso haja algum problema, será informado que entre em contato com o RH;
  • Setor Veículo: referente ao setor de lotação do veículo;
  • Veículo: placa do veículo – Obrigatório. Caso o sistema não encontre, verificar com o responsável pelo cadastro de Veículos.
  • Prefixo: código para identificar o veículo, utilizado em alguns estados;
 Somente os veículos com Status ATIVO podem ser usados.
 O Veículo não poderá ter mais de 4 (quatro) Saídas Pendentes.
 Campos com Informações Vindas do Cadastro de veículos:
   - Setor do Veículo (Importante para a Escolha do Autorizador).
   - Km Acumulada (Usado para controlar a KM de Veículos em que o relógio ZERE a marcação).
   - Km Painel (Atualizada com a KM de Chegada quando a Saída for encerrada).
  • Condutor 1: obrigatório;
  • Condutor 2: não obrigatório;
  • Percurso: em que parte do itinerário o condutor dirigiu o veículo. Ida / Volta | Ida | Volta;
 Será verificado a validade da Carteira de Habilitação, caso esteja irregular, é emitido uma mensagem lembrando da necessidade de regulariza-la, e para esses casos só serão permitidos condutores com carteira vencida até 29 dias. 
 O sistema verificado se existe período de FÉRIAS solicitadas no RH.
  • Guincho: deve ser marcado se o veículo precisar de guincho;
  • Placa: placa do guincho, habilitado quando a caixa de seleção Guincho for marcada;
  • Obs.: campo livre para observação a respeito do guincho, habilitado quando a caixa de seleção Guincho for marcada;
  • Autorizador: obrigatório;
 Os autorizadores são cadastrados de acordo com o Setor do Veículo. 
 Caso a lista esteja vazia, ou o mesmo não constar, deve ser verificado com o RH se o setor cadastrado está correto.
 O sistema verificado se existe período de FÉRIAS solicitadas no RH.


ABA Passageiros

Esta Aba contém as informações dos passageiros.

Imagem 3


Salvando

Uma vez que os campos tenham sido preenchidos, a solicitação deve ser SALVA <F10>, então o Autorizador selecionado irá receber um e-mail informando que possui autorizações pendentes. Após ter sido Autorizada, o Solicitante também receberá um aviso via e-mail, e este deverá acessar novamente a tela de Saídas, pesquisando pelo número da saída que foi autorizado <F7> <F8> e então Imprimir a autorização, que deve ser levada pelo motorista e apresentado na portaria para que seja feito o preenchimento da quilometragem, data e hora de saída/chegada.

Imprimindo Autorização


Imagem 4


Imagem 5


ATENÇÃO!
O Condutor sempre ao retornar deve entregar esse documento ao Solicitante, que por sua vez efetuará o Encerramento da Saída. 

 Nos casos onde a saída for autorizada através de documento manual, o motorista devera proceder da mesma maneira, entregando o documento quando retornar, para que o encarregado digite no sistema a saída. Isto é fundamental para manter o sistema atualizado e poder atualizar a quilometragem do veículo.


Encerrando

O Solicitante ao receber a autorização deve acessar a tela de Saídas para efetuar o fechamento, informando a data, hora e quilometragem de saída e chegada.

Imagem 6


  • A Km de Saída deve ser igual ou no máximo 1 (um) km a mais de diferença do painel do veículo.
  • Não serão aceitos fechamentos pela metade, somente a Saída ou a Chegada preenchida.
 Caso ocorra algum erro na digitação da quilometragem, o sistema permitirá correção, desde que não tenha sido finalizada alguma saída posterior para o mesmo veículo. Neste caso os campos na tela ficarão bloqueados e será necessário solicitar a correção para a Gestora do Sistema de Veículos.
  • Botão Ocorrências


Imagem 7


Imagem 8


Caso alguma anomalia seja constatada deve ser informado através do botão <OCORRÊNCIAS>.
O responsável pela portaria, ou mesmo o condutor, devem repassar as informações de problemas apresentados na viagem, como amassados, arranhão, ou problemas mecânicos, pode ser via anotação no próprio formulário da Solicitação/Autorização de Saída do Veículo (ve3040), ou no BDV, nesse caso deve ser avisado o setor de transportes. De posse da informação, o responsável pelo lançamento da Portaria, utiliza o botão <OCORRÊNCIAS> para registrar o informado. O sistema atualiza automaticamente a ABA de Acompanhamento do cadastro do Veículo com a ocorrência registrada. Essa mesma ocorrência (texto) pode ser utilizada para o envio de e-mail para a Contratada, se for o caso de veículo LOCADO, ou para o cadastramento da Solicitação de Orçamento para Manutenção do Veículo, quando Próprio, se apresentado algum defeito.

Cancelando

Para Cancelar uma Solicitação, o Solicitante deve selecionar no campo Motivo de Saída a opção "Cancelado" e informar no campo Complemento/Justificativa qual o motivo do cancelamento.

Imagem 9


Excluindo

O registro de Saída não dever ser excluído, se necessário, utilize o motivo CANCELADO, mas se o caso for de exclusão, somente o Gestor de Veículos, ou tipo Autorizador Administrador tem permissão para isso. 

 Atenção: Para a exclusão não pode haver nenhum registro vinculado a saída (Passageiros, Rel. Diários, Itinerários, Autorizações de Abastecimento, Lavagens / Serviços e Orçamentos).


Solicitando Serviços

Para solicitação de Orçamento para Manutenção, geralmente o motivo da saída deve ser "Oficina". Se o veículo for de guincho, não há necessidade de especificar o Condutor, basta marcar a caixa [ ] Guincho.
Nos órgãos que utilizem contratos de abastecimento com cartão, não há necessidade de cadastrar a autorização de abastecimento, nesses casos o SGI possui opção para importar os abastecimentos da operadora de cartão.

Imagem 10


  • Da mesma forma que a saída, o abastecimento, lavagem ou orçamento possui um autorizador que deverá autorizar a emissão do documento.


Imagem 11


  • No caso de Abastecimento, o Item 2 é usado para carros Flex, para autorizações manuais com mais de um Combustível.
  • Os Campos Valor Unitário e Quantidade são opcionais, pois são informados no momento do abastecimento.
  • Para ajuste de abastecimento, se o campo Número do Boletim de Medição estiver preenchido, os campos Item, Valor Unitário, Quantidade e Data ficam bloqueados para digitação, bem como o botão <CANCELAR>.


Imagem 12


  • Após o preenchimento dos campos obrigatórios (Item e Autorizador) o Solicitante deve clicar em <SOLICITAR>, e neste momento um e-mail será enviado para o autorizador selecionado avisando-o que possui uma Autorização pendente, ou que o sistema Autorizou automaticamente, se o cadastro do autorizador estiver como “Automático”, após a autorização, o Botão <VISUALIZAR> fica habilitado.
 Caso o item não conste na lista, ou a mesma estiver em branco, informe o responsável pelos Contratos. É provável que esteja faltando o relacionamento do veículo com seu respectivo contrato, ou ainda que o item não tenha mais Saldo.

 Se o autorizador desejado não constar na lista, solicite ao setor de Contratos que verifique se o mesmo está cadastrado, ou ainda, verifique com o setor de RH se o mesmo não está em período de Férias.


Imagem 13


  • Não se faz manutenção de veículo LOCADO, para isso se comunica a Contratada, para substituição ou manutenção do veículo.
  • Para que os Contratos de Manutenção possam ser utilizados na saída de veículos:
    • O Contrato deve estar ATIVO ou ADITADO (vigente).
    • O Tipo "CONTRATO DE" deve ser de VEÍCULOS.
    • As REGIONAIS de que o Contrato tem Cobertura devem estar vinculadas, bem como o veículo pertencer a mesma (cadastro de veículos).
    • Os Autorizadores devem estar cadastrados.
    • Os Itens devem ter sido cadastrados do TIPO MANUTENÇÃO (Serviço Manutenção, Óleo Lub-Fluidos Manutenção, Peça Manutenção).
    • O campo CONTROLE DE SALDO DE QUANTIDADE [Q], não deve ser marcado para o item de PEÇAS PARA MANUTENÇÃO, pois não foi contratado um número específico de peças.
    • Para cada ITEM, na ABA Veículos, deve ter o GRUPO DE CONTRATO vinculado. Para manutenção, geralmente se adiciona o tipo "TODOS OS VEICULOS", dependendo do contrato.


Imagem 14


  • Botão <NOVO>: Para solicitar uma Nova Autorização para mesma saída.
  • Botão <SOLICITAR>: Salva a Solicitação, e envia email para o Autorizador, solicitando a autorização da mesma. Situação passa para "Pendente".
  • Botão <AUTORIZAR>: Para ser usado pelo Autorizador, após ser clicado, a situação passa para "Autorizado" e o botão <VISUALIZAR> fica habilitado.
  • Botão <CANCELAR>: Para ser usado pelo Autorizador, se já estiver sido autorizada, ou pelo solicitante, se a mesma ainda estiver com situação "Pendente".
  • Botão <VISUALIZAR>: Para imprimir a Autorização. Só fica habilitado se a solicitação estiver Autorizada.
  • Botão <FECHAR>: Fecha a tela de solicitação.
 Depois de autorizado (automaticamente, ou autorizado na tela 8.5.1.2.9 Autorizações em Lote (VE2100)), a solicitação deve ser impressa, o Solicitante então deve voltar a tela de Saídas, e na tela da autorização deve imprimir o documento para entrega-lo ao Motorista, botão <VISUALIZAR>.

 Se o botão <VISUALIZAR> não estiver HABILITADO, significa que a solicitação ainda não foi AUTORIZADA.


Imagem 15


  • As autorizações funcionam da mesma forma que o documento manual, o Motorista leva duas guias, uma deixa no posto e a outra devolve para o setor.


Imagem 16


  • Nos casos de lançamentos manuais, os comprovantes de Abastecimento, Lavagens e Serviços utilizados nos postos de combustível conveniados, são devolvidos juntamente com as notas fiscais de tempos em tempos, conforme contrato firmado. Assim que estes comprovantes forem recebidos, o encarregado pelo controle deve acessar a tela 8.5.1.2.3 Controles Gerais (VE2090) para dar a baixa nas utilizações.


Imagem 17


Baixando Abastecimentos / Lavagens e Serviços

Nos casos de controle manual dos Abastecimentos e Lavagens e Serviços, sem a utilização de cartão, deve ser utilizado a tela Controles Gerais.
Para obter mais informações sobre a tela, clique em: Controles Gerais

ABA Despesas por Contratos

Esta Aba contém a lista das despesas do veículo via contratos, vinculadas a saída do veículo.

Imagem 18


  • O Botão para desfazer o fechamento só é habilitado para o Gestor de Veículos;
  • Só é possível desfazer um fechamento se o lançamento não estiver sendo utilizado em um Boletim de Medição válido;
  • Os Abastecimentos, Lavagens e Serviços devem ter sido Baixados;


ABA Despesas por Suprimentos

Nesta Aba pode ser consultado os lançamentos que foram gerados por Suprimento de Fundos e vinculados a saída do veículo.

Imagem 19


ABA Relatório Diário

Aqui são demonstrados os registros de relatório diário correspondentes a esta saída do veículo.

Imagem 20


Regras de negócio

Automática Email Regra
Sim Não A saída será autorizada automaticamente para o funcionário que está no campo Autorizador e o email não será enviado automaticamente ao funcionário autorizador!
Sim Sim A saída será autorizada automaticamente para o funcionário que está no campo Autorizador e o email será enviado automaticamente ao funcionário autorizador!
Não Sim/Não A saída não será autorizada automaticamente para o funcionário que está no campo Autorizador e o email será enviado automaticamente ao funcionário autorizador independente se estiver como Sim ou Não!




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