Saídas

Introdução

O módulo de Transportes do Sistema de Gestão Integrada – SGI possui diversas funcionalidades para o controle da frota de veículos, uma delas é a tela de Saídas (ve2080), que visa controlar e organizar as saídas dos veículos.
Antes de iniciar o preenchimento de uma saída, é necessário que existam alguns cadastros no SGI:

• Veículos (8.5.1.1.1 Veículos (VE2010));
• Condutores, previamente cadastrados na tela do RH/Funcionários (8.5.1.1.5 Habilitações (VE2150));
• Autorizadores, previamente cadastrados na tela do RH/Funcionários (8.5.1.1.3 Autorizadores (VE2060)).

Objetivos

• Ajudar no controle e organização das saídas dos veículos;
• Auxiliar no cumprimento das regras legais;

Barra de Tarefas do SGI

Para ter acesso às informações referentes às funcionalidades da tela, clicar em Introdução ao SGI .

Acesso

Acesse a tela de 8.5.1.2.1 Saídas (VE2080), utilizando o caminho indicado na Imagem 1.

Imagem 1

Saídas de Veículos

A tela está distribuída em cinco abas: SAÍDAS, PASSAGEIROS, DESPESAS POR CONTRATOS, DESPESAS POR SUPRIMENTOS e REL. DIÁRIOS.

• O usuário preenche os dados de acordo com a necessidade da saída, que pode ser do tipo Administrativo, Auditoria, Ensaio, Fiscalização, Inspeção, Inspetoria, Oficina, Supervisão, Translado, Verificação ou Cancelado.
• Quando houver passageiros, os mesmos devem ser cadastrados na ABA [Passageiros].
• Ao concluir o preenchimento de todas as informações, a saída deve ser salva < F10 >. Esta opção envia e-mail para o autorizador informando que existe uma saída para determinado veículo.
• Após autorização, o botão <Visualizar> passa para habilitado, permitindo a impressão da autorização de saída do veículo.

Cadastrando

Imagem 2

Campos da tela

• Número/Ano: gerado automaticamente pelo Sistema;
• Motivo: o motivo da saída do veículo;
  • Administrativo: Serviços de banco, correio, jurídicos, Abastecimentos, Lavagens, etc.
  • Fiscalização, Inspeção ou Verificação: De acordo com o serviço executado pela área técnica.
  • Oficina: Deslocamento do veículo para manutenção.
  • Translado: Deslocamento para rodoviária, aeroporto, reunião externa, fórum, etc, para este Motivo os passageiros devem ser informados na aba [Passageiros].
  • Cancelado: Para cancelar uma saída selecione este motivo.

 Quando uma saída é cancelada, todas as Autorizações vinculadas são canceladas também.

• Previsão de Deslocamento:
  • Data Saída / Hora Saída
  • Data Chegada / Hora Chegada

 Respeitar a cronologia do lançamento referente ao veículo selecionado. 
 Não é permitido mais de uma Saída no mesmo período. Para as Saídas finalizadas será utilizado a data e hora do fechamento. 
 A data de Saída e Chegada não podem ser inferiores a 30 dias da data atual. 
 A data/hora da chegada prevista deve ser igual ou maior que a da saída.

• Complemento/Justificativa: quando necessário, a não ser que o Motivo seja Cancelamento, o que torna obrigatório seu preenchimento;
• Apresentação: somente para Tipo Administrativo;
• Destino: rota da saída;
• Setor Solicitante: referente ao usuário logado, é verificado a Existência do Setor, caso haja algum problema, será informado que entre em contato com o RH;
• Setor Veículo: referente ao setor de lotação do veículo;
• Veículo: placa do veículo – Obrigatório. Caso o sistema não encontre, verificar com o responsável pelo cadastro de Veículos.
• Prefixo: código para identificar o veículo, utilizado em alguns estados;

 Somente os veículos com Status ATIVO podem ser usados.
 O Veículo não poderá ter mais de 4 (quatro) Saídas Pendentes.
 Campos com Informações Vindas do Cadastro de veículos:
   - Setor do Veículo (Importante para a Escolha do Autorizador).
   - Km Acumulada (Usado para controlar a KM de Veículos em que o relógio ZERE a marcação).
   - Km Painel (Atualizada com a KM de Chegada quando a Saída for encerrada).

• Condutor 1: obrigatório;
• Condutor 2: não obrigatório;
• Percurso: em que parte do itinerário o condutor dirigiu o veículo. Ida / Volta | Ida | Volta;

 Será verificado a validade da Carteira de Habilitação, caso esteja irregular, é emitido uma mensagem lembrando da necessidade de regulariza-la, e para esses casos só serão permitidos condutores com carteira vencida até 29 dias. 
 O sistema verificado se existe período de FÉRIAS solicitadas no RH.

• Guincho: deve ser marcado se o veículo precisar de guincho;
• Placa: placa do guincho, habilitado quando a caixa de seleção Guincho for marcada;
• Obs.: campo livre para observação a respeito do guincho, habilitado quando a caixa de seleção Guincho for marcada;
• Autorizador: obrigatório;

 Os autorizadores são cadastrados de acordo com o Setor do Veículo. 
 Caso a lista esteja vazia, ou o mesmo não constar, deve ser verificado com o RH se o setor cadastrado está correto.
 O sistema verificado se existe período de FÉRIAS solicitadas no RH.

ABA Passageiros

Esta Aba contém as informações dos passageiros.

Imagem 3

Salvando

Uma vez que os campos tenham sido preenchidos, a solicitação deve ser SALVA <F10>, então o Autorizador selecionado irá receber um e-mail informando que possui autorizações pendentes. Após ter sido Autorizada, o Solicitante também receberá um aviso via e-mail, e este deverá acessar novamente a tela de Saídas, pesquisando pelo número da saída que foi autorizado <F7> <F8> e então Imprimir a autorização, que deve ser levada pelo motorista e apresentado na portaria para que seja feito o preenchimento da quilometragem, data e hora de saída/chegada.

Imprimindo Autorização

Imagem 4

Imagem 5

ATENÇÃO!
O Condutor sempre ao retornar deve entregar esse documento ao Solicitante, que por sua vez efetuará o Encerramento da Saída.

 OBS: Nos casos onde a saída for autorizada através de documento manual, o motorista devera proceder da mesma maneira, entregando o documento quando retornar, para que o encarregado digite no sistema a saída. Isto é fundamental para manter o sistema atualizado e poder atualizar a quilometragem do veículo.

Encerrando

O Solicitante ao receber a autorização deve acessar a tela de Saídas para efetuar o fechamento, informando a data, hora e quilometragem de saída e chegada.

Imagem 6

• A Km de Saída deve ser igual ou no máximo 1 (um) km a mais de diferença do painel do veículo.
  
• Não serão aceitos fechamentos pela metade, somente a Saída ou a Chegada preenchida.
  

 Caso ocorra algum erro na digitação da quilometragem, o sistema permitirá correção, desde que não tenha sido finalizada alguma saída posterior para o mesmo veículo. Neste caso os campos na tela ficarão bloqueados e será necessário solicitar a correção para a Gestora do Sistema de Veículos.

• Botão Ocorrências

Imagem 7

Imagem 8

Caso alguma anomalia seja constatada deve ser informado através do botão <OCORRÊNCIAS>.
O responsável pela portaria, ou mesmo o condutor, devem repassar as informações de problemas apresentados na viagem, como amassados, arranhão, ou problemas mecânicos, pode ser via anotação no próprio formulário da Solicitação/Autorização de Saída do Veículo (ve3040), ou no BDV, nesse caso deve ser avisado o setor de transportes. De posse da informação, o responsável pelo lançamento da Portaria, utiliza o botão <OCORRÊNCIAS> para registrar o informado. O sistema atualiza automaticamente a ABA de Acompanhamento do cadastro do Veículo com a ocorrência registrada. Essa mesma ocorrência (texto) pode ser utilizada para o envio de e-mail para a Contratada, se for o caso de veículo LOCADO, ou para o cadastramento da Solicitação de Orçamento para Manutenção do Veículo, quando Próprio, se apresentado algum defeito.

Cancelando

Para Cancelar uma Solicitação, o Solicitante deve selecionar no campo Motivo de Saída a opção "Cancelado" e informar no campo Complemento/Justificativa qual o motivo do cancelamento.

Imagem 9

Excluindo

O registro de Saída não dever ser excluído, se necessário, utilize o motivo CANCELADO, mas se o caso for de exclusão, somente o Gestor de Veículos, ou tipo Autorizador Administrador tem permissão para isso.

 OBS: Para a exclusão não pode haver nenhum registro vinculado a saída (Passageiros, Rel. Diários, Itinerários, Autorizações de Abastecimento, Lavagens / Serviços e Orçamentos).

Solicitando Serviços

Nos órgãos que utilizem contratos de abastecimento com cartão, não há necessidade de cadastrar a autorização de abastecimento, nesses casos o SGI possui opção para importar os abastecimentos da operadora de cartão.

Imagem 10

 Para solicitação de Orçamento para Manutenção, geralmente o motivo da saída deve ser "Oficina". Se o veículo for de guincho, não há necessidade de especificar o Condutor, basta marcar a caixa [ ] Guincho.

 Da mesma forma da saída, o abastecimento, lavagem ou orçamento possui um autorizador que deverá autorizar a emissão do documento. 

Imagem 11

• No caso de Abastecimento, o Item 2 é usado para carros Flex, para autorizações manuais com mais de um Combustível.
• Os Campos Valor Unitário e Quantidade são opcionais, pois são informados no momento do abastecimento.
• No caso de ajuste do abastecimento, se o campo Número do Boletim de Medição estiver preenchido, os campos Item, Valor Unitário, Quantidade e Data ficam bloqueados para digitação, bem como o botão <CANCELAR>.

Imagem 12

• Após o preenchimento dos campos obrigatórios (Item e Autorizador) o Solicitante deve clicar em <SOLICITAR>, e neste momento um e-mail será enviado para o autorizador selecionado avisando-o que possui uma Autorização pendente, ou que o sistema Autorizou automaticamente, se o cadastro do autorizador estiver como “Automático”, após a autorização, o Botão <VISUALIZAR> fica habilitado.

 Caso o item não conste na lista, ou a mesma estiver em branco, informe o responsável pelos Contratos. É provável que esteja faltando o relacionamento do veículo com seu respectivo contrato, ou ainda que o item não tenha mais Saldo.

 Se o autorizador desejado não constar na lista, solicite ao setor de Contratos que verifique se o mesmo está cadastrado, ou ainda, verifique com o setor de RH se o mesmo não está em período de Férias.

Imagem 13

• Botão <NOVO>: Para solicitar uma Nova Autorização para mesma saída.
• Botão <SOLICITAR>: Salva a Solicitação, e envia email para o Autorizador, solicitando a autorização da mesma. Situação passa para "Pendente".
• Botão <AUTORIZAR>: Para ser usado pelo Autorizador, após ser clicado, a situação passa para "Autorizado" e o botão <VISUALIZAR> fica habilitado.
• Botão <CANCELAR>: Para ser usado pelo Autorizador, se já estiver sido autorizada, ou pelo solicitante, se a mesma ainda estiver com situação "Pendente".
• Botão <VISUALIZAR>: Para imprimir a Autorização. Só fica habilitado se a solicitação estiver Autorizada.
• Botão <FECHAR>: Fecha a tela de solicitação.

Imagem 14

Depois de autorizado (automaticamente, ou autorizado na tela de autorizações em lote), a solicitação deve ser impressa, botão [VISUALIZAR], se esse botão não estiver HABILITADO, significa que a solicitação não foi AUTORIZADA.

O Solicitante então deve voltar a tela de Saídas, e na tela da autorização deve imprimir o documento para entrega-lo ao Motorista.

As autorizações funcionam da mesma forma que o documento manual, o Motorista leva duas guias, uma deixa no posto e a outra devolve para o setor.

Os comprovantes de Abastecimento, Lavagens e Serviços utilizados nos postos de combustível conveniados, são devolvidos juntamente com as notas fiscais de tempos em tempos, conforme contrato firmado. Assim que estes comprovantes forem recebidos, o encarregado pelo controle deve acessar a tela de Controle para dar a baixa nas utilizações.

Imagem 15

Imagem 16

Imagem 17

Voltar para 8.5 - Transportes