Notificações Contratuais

Introdução

A tela de Notificações Contratuais permite o cadastramento de documentos que serão encaminhados para a Contratada de acordo com a necessidade e motivação.
Podem ser cadastrados Comunicados, Notificações, Cartas, Memorandos, Memorandos de Autorização e Solicitação de Pesquisa de Preço, nos casos de Comunicados ou Notificações cadastrados com Prazo de Defesa. Quando o prazo vencer, o sistema auxilia enviando e-mail para o Administrador do Contrato informando do prazo vencido.

Objetivos

• Padronizar, utilizando modelos pré-definidos;
• Otimizar o uso de documentação impressa;
• Aumentar a celeridade do processo, agilizando o processo de Regularização ou Penalização da Empresa Contratada;
• Facilitar o controle dos prazos das Notificações/Comunicados emitidos pelo Administrador do Contrato.

Barra de Tarefas do SGI

Para ter acesso às informações referentes às funcionalidades da tela, clicar em Introdução ao SGI .

Acesso

Acesse a tela de 8.9.1.2.8 Notificações Contratuais (CN2160) utilizando o caminho indicado na Imagem 1 para realizar o cadastro.

Imagem 1

Notificações Contratuais

Cadastro de Notificações, Cartas, Comunicados, para empresas contratadas, ou Memorandos , Memorandos de Autorização e Solicitação de Pesquisa de Preço, para setores afins de acordo com o contrato selecionado, e Tipo selecionado.

Imagem 2

A tela, mostrada na Imagem 2 permite a utilização de modelos pré-definidos, para isso, basta selecionar o modelo e clicar no botão < Buscar Modelo >. Todos os parágrafos podem ser alterados, até que o documento seja Finalizado e Assinado.

É possível utilizar TAGs HTML para uma melhor visualização, possibilitando que partes do texto sejam exibidas em "<b>" NEGRITO "< /b>" , "< i >" ITÁLICO "< /i>" , ou, "<u>" SUBLINHADO "< /u>" . Também são permitidos o uso de MACROS PADRÃO, que serão substituídas ao selecionar o modelo, ou através do botão < Substituir Macros >.

O Administrador do contrato preenche os dados necessários (Número do Contrato, Tipo de Notificação, Motivação, Prazo de Defesa (quando for o caso de defesa)), seleciona o modelo e clica no botão < BUSCAR MODELO > e, se houver necessidade, altera o texto dos parágrafos, informa o assinante, salva <F10>, e visualiza o documento clicando no botão < VISUALIZAR >. Após o cadastramento deve utilizar o botão < ENVIAR E-MAIL > para que o assinante seja informado que possui uma Notificação Contratual para assinar. A situação passa para “FECHADO”.

Enquanto a situação da notificação estiver “ABERTO” ou “FECHADO”, o sistema permite ajustes por parte do Administrador, Assinante ou Responsável de Contratos.

Na tela de Notificação, a assinatura do responsável pode ser feita através da caixa de seleção ao lado do seu nome, ou pela tela 8.9.1.2.7 – Assinatura em Lote para Documentos (CN2100). Após assinar, a situação passa para “ASSINADO”.

Nos casos de Comunicações/Notificações ASSINADAS e vencidas, o sistema envia e-mail para o Administrador do Contrato diariamente, até que seja finalizado o processo através dos botões de decisão da tela de Notificação (Regularizado, Parecer Jurídico, Decisão Final, Mantém Decisão, Retificação). A rotina de envio de e-mail considera os Comunicados/Notificações com Prazo de Defesa cadastrados.

O controle do Prazo de Defesa é feito pelos campos (Data da Ciência) ou (Data da Assinatura mais três dias), para as Notificações/Comunicados que não possuam a data da ciência preenchida. A partir de uma dessas datas somadas ao Prazo de Defesa, o sistema dispara e-mail para o Administrador do Contrato, quando esse prazo estiver VENCIDO.

Notificações sem o Prazo de Defesa cadastrado são consideradas Notificações de Decisão.
Campos da tela:

• Contrato: número e ano do contrato;
• Processo: número do processo administrativo/NUP;
• Contratada: nome e CNPJ da contratada;
• Objeto: objeto do contrato;
• Data: data do documento;
• Situação: situação do documento, com as seguintes possibilidades:
  • Aberto;
  • Fechado;
  • Assinado;
  • Enc. Jurídico;
  • Enc. Decisão;
  • Decisão Mantida;
  • Regularizado;
  • Retificação Adm.;
  • Cancelado;
• Tipo: tipo de documento
  • Notificação;
  • Comunicado;
  • Carta;
  • Memorando;
  • Memorando de Autorização;
• Motivação: qual o propósito do documento
  • Outros;
  • Aplicar Sanções;
  • Executar a Garantia;
  • Suspender a Execução;
  • Rescindir por Inexecução;
  • Rescindir Unilateralmente;
• Prazo de Defesa: quantidade de dias do prazo para defesa;
• Número: número e ano do documento;
• Data da Ciência: data que a contratada recebeu o documento;
• Modelo: modelo de documentos conforme o tipo do documento;
  • Notificação;
  • Comunicado;
  • Carta;
  • Memorando;
  • Memorando de Autorização;
• Interessado: informar nos casos de memorando. Na Imagem 3, consta um exemplo de um Memorando de Autorização;

Imagem 3

• UP: unidade principal;
• UO: unidade organizacional;
• Assunto: assunto do documento;
• Apresentação: primeiro parágrafo/texto contendo apresentação do assunto;
• Motivação: parágrafo/texto seguinte contendo o porquê do documento;
• Fundamentação: parágrafo/texto seguinte referente a fundamentação legal;
• Encerramento: parágrafo/texto final de encerramento do documento;
• Assinante: servidor responsável;
• Botão Buscar Modelo: importa o modelo selecionado e já substitui as macros pelas informações do contrato/contratada;
• Botão Substituir Macros: substitui as Macros que não foram substituídas no momento da importação do modelo, geralmente porque o registro correspondente não estava cadastrado no SGI ou estava faltando algum vínculo;
• Botão Visualizar: visualização do documento no formato PDF, pode ser impresso e encaminhado com registro de AR para a contratada, ou mesmo salvo e anexado em um e-mail com aviso de recebimento;

Na Imagem 4, um exemplo de uma Notificação com os devidos parágrafos circulados para melhor entendimento da estrutura.

Imagem 4

Envio de e-mail

Nos casos de Comunicados/Notificações vencidas o sistema envia e-mail para o Administrador do Contrato, conforme demonstrado na Imagem 5

Imagem 5

Botões de Decisão

Após o envio do Comunicado ou Notificação para a Contratada, o administrador aguarda o prazo de defesa. Ao término do prazo, ou com a defesa em mãos, deve acessar a tela de Notificação para finalizar o documento e encerrar o envio de e-mail através dos Botões de Decisão. Se o problema não for regularizado, deve ser encaminhado o processo para o Jurídico para esclarecimentos e clicar no botão Parecer Jurídico, ou para a Profe dependendo do parecer jurídico e clicar no botão Decisão Final. Os Botões de Decisão, aparecem em destaque na Imagem 6.

Imagem 6

Botão Regularizado:
Indica que o problema foi sanado. Altera a situação para “Regularizado” e encerra o envio de e-mails;

Botão Parecer Jurídico:
Quando o documento for um Comunicado, indica que o problema não foi sanado e é solicitado ao Jurídico orientação. Conforme o parecer retornado deve ser feito uma Notificação de Defesa Prévia, no caso de Notificação, indica que a defesa foi encaminhada ao jurídico ou que a Contratada perdeu o prazo, solicita-se análise da defesa. Conforme o parecer será feito uma Notificação de Decisão Administrativa ou Notificação de Recurso. Para qualquer um dos dois tipos de documento, o sistema altera a situação para “Enc. Jurídico” e encerra o envio de e-mails;

Botão Decisão Final:
Indica que a defesa foi encaminhada para apreciação final pela Profe. Conforme parecer retornado, será feita uma Notificação de Mantença ou Retificação Administrativa. Altera a situação para “Enc. Decisão Final” e encerra o envio de e-mails;

Botão Mantém Decisão:
Indica que a decisão administrativa foi mantida e deve ser feita uma Notificação de Decisão. Altera a situação para “Decisão Mantida” e encerra o envio de e-mails;

Botão Retificação:
Indica que a Profe aceitou a defesa e solicitou a Retificação Administrativa. Altera a situação para “Retificação Adm.” e encerra o envio de e-mail;

Macros Permitidas

Macros são marcações nos parágrafos/textos dos modelos que ao ser importado são alteradas automaticamente pelo conteúdo correspondente.
A seguir a lista de macros permitidas, e como ficam após a substituição pelo texto correspondente:

Imagem 7

Botão Gerar Código SEI

Habilitado após assinatura do Documento, abre uma janela com o código do documento em HTML no padrão SEI com possibilidade de copiar o texto através do botão < Copiar Texto para Área de Transferência > para ser utilizado no portal do SEI. Na Imagem 8, um exemplo da janela com o documento em padrão HTML.

Imagem 8

Botão Visualizar - Formulário CN3175 (exemplo de um MEMORANDO DE AUTORIZAÇÃO)

Imagem 9

Botão Visualizar - Formulário CN3170 (exemplo de uma CARTA)

Imagem 10