Requisição de Compras

Introdução

O Módulo de Compras foi desenvolvido dentro de um sistema de informações gerenciais, da mesma forma que ocorre com outros módulos, com o objetivo de melhorar a velocidade da transação, o controle das informações, o tratamento de dados, o estabelecimento de indicadores, a redução de custos, a transparência e, ao final, um ganho para os usuários e para a sociedade brasileira.

Objetivos

• Permitir a solicitação de bens, materiais ou serviços necessários para as necessidades da organização;
• Facilitar fluxo das informações e das decisões das etapas do processo de compra;
• Padronizar, utilizando modelos pré-definidos de termos de referência;
• Otimizar o uso de documentação impressa;
• Aumentar a celeridade do processo;
• Melhorar o sincronismo entre os principais atores no processo de compra;
• Auxiliar no cumprimento das regras legais;
• Verificar as restrições de integridade no ato da requisição, evitando assim o retrabalho;
• Gerar relatórios gerenciais para auxiliar na tomada de decisões;

Descrição do Processo de Requisição de Compras

1. Cadastrar a Requisição de Compra, salvar e enviar e-mail;
2. Analise e autorização do Chefe do Setor;
3. Análise, sugestão de complemento (quando o caso) e autorização do Responsável de Compras;
4. Aprovação do Ordenador de Despesas;
5. Envio de e-mail para os fornecedores solicitando cotação de preços. Em anexo os PDFs da Requisição de Compra e do Termo de Referência;
6. Cadastramento da cotação de preços dos fornecedores;
7. Aprovação do Mapa de Apuração;
8. Enquadramento da despesa e declaração do Ordenador de adequação ao Artigo 16 da Lei Complementar 101/2000.

Barras de tarefa do SGI

Para ter acesso às informações referentes às funcionalidades da tela, clicar em Introdução ao SGI .

Acesso

Acesse a tela de 8.12.1.2.1 Requisição de Compras (GC2010) utilizando o caminho indicado na Imagem 1 para realizar o cadastro.

Imagem 1

Aba Requisição de Compras

Imagem 2

  O usuário solicitante, geralmente o secretário do setor, preenche os dados da requisição, conforme mostrado na Imagem 2, de acordo com o que lhe foi solicitado pelo requisitante.

O solicitante pode cadastrar requisições de compras para vários setores, basta informar o setor, o requisitante, o chefe do setor, os itens e suas especificações técnicas, com possibilidade de preencher um modelo de termo de referência.
Após o cadastramento da requisição, o solicitante deve utilizar o botão [ ENVIAR E-MAIL ] para que o requisitante (quando não for o próprio) seja informado. A situação passará para “FECHADO” e será gerado um lançamento (LOG) na ABA Acompanhamento contendo a DATA e uma OBSERVAÇÃO referente ao encerramento da primeira etapa. Após análise do requisitante, caso tenha que realizar alguma correção, RETIFICA a mesma ou informa sobre necessidades de ajustes. Caso esteja de acordo, o requisitante envia e-mail para o chefe do setor autorizar a requisição.

  O requisitante, ao receber aviso em seu e-mail institucional, e não sendo ele o próprio solicitante da requisição no sistema, em havendo discordância da requisição preenchida, deve informar ao gestor de compras e/ou chefia do solicitante e/ou até os superiores, de modo a corrigir e/ou alterar seu nome enquanto requisitante. Do contrário, em aceitando a requisição e enviando ao chefe do setor, estará demonstrando ciência e concordância aos termos da requisição realizado pelo solicitante.

  Enquanto a situação da requisição estiver “ABERTO” o sistema permitirá ajustes por parte do solicitante, requisitante ou responsável de compras. Nas demais situações “AUTORIZADO”, “EM ANÁLISE” e “APROVADO”, somente o campo OBSERVAÇÃO poderá ser alterado, ou se o usuário logado for o Autorizador da etapa em questão, nesse caso, poderá fazer alguns ajustes.