Notificações Contratuais
Índice
Introdução
A tela de Notificações Contratuais permite o cadastramento de documentos que serão encaminhados para a Contratada de acordo com a necessidade e motivação.
Podem ser cadastrados 6 (seis) tipos de documentos específicos: Comunicados, Notificações, Cartas, Memorandos, Memorandos de Autorização e Solicitação de Pesquisa de Preço. Nos casos de Comunicado ou Notificação com Prazo de Defesa, quando o prazo vencer o sistema envia um e-mail para o Administrador do Contrato informando o sobre o prazo vencido.
Objetivos
- Padronizar, utilizando modelos pré-definidos;
- Otimizar o uso de documentação impressa;
- Aumentar a celeridade do processo, agilizando o processo de Regularização ou Penalização da Empresa Contratada;
- Facilitar o controle dos prazos das Notificações/Comunicados emitidos pelo Administrador do Contrato.
Barra de Tarefas do SGI
Para ter acesso às informações referentes às funcionalidades da tela, clicar em Introdução ao SGI .
Acesso
Acesse a tela de 8.9.1.2.8 Notificações Contratuais (CN2160) utilizando o caminho indicado na Imagem 1 para realizar o cadastro.
Notificações Contratuais
Cadastro de Notificações, Cartas, Comunicados, para empresas contratadas, ou Memorandos , Memorandos de Autorização e Solicitação de Pesquisa de Preço, para setores afins de acordo com o contrato selecionado, e Tipo selecionado.
A tela, mostrada na Imagem 2 permite a utilização de modelos pré-definidos, para isso, basta selecionar o modelo e clicar no botão < Buscar Modelo >. Todos os parágrafos podem ser alterados, até que o documento seja Finalizado e Assinado.
É possível utilizar TAGs HTML para uma melhor visualização, possibilitando que partes do texto sejam exibidas em "<b>" NEGRITO "< /b>" , "< i >" ITÁLICO "< /i>" , ou, "<u>" SUBLINHADO "< /u>" . Também são permitidos o uso de MACROS PADRÃO, que serão substituídas ao selecionar o modelo, ou através do botão < Substituir Macros >.
O Administrador do contrato preenche os dados necessários (Número do Contrato, Tipo de Notificação, Motivação, Prazo de Defesa (quando for o caso de defesa)), seleciona o modelo e clica no botão < BUSCAR MODELO > e, se houver necessidade, altera o texto dos parágrafos, informa o assinante, salva <F10>, e visualiza o documento clicando no botão < VISUALIZAR >. Após o cadastramento deve utilizar o botão < ENVIAR E-MAIL > para que o assinante seja informado que possui uma Notificação Contratual para assinar. A situação passa para “FECHADO”.
Enquanto a situação da notificação estiver “ABERTO” ou “FECHADO”, o sistema permite ajustes por parte do Administrador, Assinante ou Responsável de Contratos.
Na tela de Notificação, a assinatura do responsável pode ser feita através da caixa de seleção ao lado do seu nome, ou pela tela 8.9.1.2.7 – Assinatura em Lote para Documentos (CN2100). Após assinar, a situação passa para “ASSINADO”.
Nos casos de Comunicações/Notificações ASSINADAS e vencidas, o sistema envia e-mail para o Administrador do Contrato diariamente, até que seja finalizado o processo através dos botões de decisão da tela de Notificação (Regularizado, Parecer Jurídico, Decisão Final, Mantém Decisão, Retificação). A rotina de envio de e-mail considera os Comunicados/Notificações com Prazo de Defesa cadastrados.
O controle do Prazo de Defesa é feito pelos campos (Data da Ciência) ou (Data da Assinatura mais três dias), para as Notificações/Comunicados que não possuam a data da ciência preenchida. A partir de uma dessas datas somadas ao Prazo de Defesa, o sistema dispara e-mail para o Administrador do Contrato, quando esse prazo estiver VENCIDO.
Notificações sem o Prazo de Defesa cadastrado são consideradas Notificações de Decisão.
Campos da tela:
- Contrato: número e ano do contrato;
- Processo: número do processo administrativo/NUP;
- Contratada: nome e CNPJ da contratada;
- Objeto: objeto do contrato;
- Data: data do documento;
- Situação: situação do documento, com as seguintes possibilidades:
- Aberto;
- Fechado;
- Assinado;
- Enc. Jurídico;
- Enc. Decisão;
- Decisão Mantida;
- Regularizado;
- Retificação Adm.;
- Cancelado;
- Tipo: tipo de documento
- Notificação;
- Comunicado;
- Carta;
- Memorando;
- Memorando de Autorização;
- Motivação: qual o propósito do documento
- Outros;
- Aplicar Sanções;
- Executar a Garantia;
- Suspender a Execução;
- Rescindir por Inexecução;
- Rescindir Unilateralmente;
- Prazo de Defesa: quantidade de dias do prazo para defesa;
- Número: número e ano do documento;
- Data da Ciência: data que a contratada recebeu o documento;
- Modelo: modelo de documentos conforme o tipo do documento;
- Notificação;
- Comunicado;
- Carta;
- Memorando;
- Memorando de Autorização;
- Interessado: informar nos casos de memorando. Na Imagem 3, consta um exemplo de um Memorando de Autorização;
- UP: unidade principal;
- UO: unidade organizacional;
- Assunto: assunto do documento;
- Apresentação: primeiro parágrafo/texto contendo apresentação do assunto;
- Motivação: parágrafo/texto seguinte contendo o porquê do documento;
- Fundamentação: parágrafo/texto seguinte referente a fundamentação legal;
- Encerramento: parágrafo/texto final de encerramento do documento;
- Assinante: servidor responsável;
- Botão Buscar Modelo: importa o modelo selecionado e já substitui as macros pelas informações do contrato/contratada;
- Botão Substituir Macros: substitui as Macros que não foram substituídas no momento da importação do modelo, geralmente porque o registro correspondente não estava cadastrado no SGI ou estava faltando algum vínculo;
- Botão Visualizar: visualização do documento no formato PDF, pode ser impresso e encaminhado com registro de AR para a contratada, ou mesmo salvo e anexado em um e-mail com aviso de recebimento;
Na Imagem 4, um exemplo de uma Notificação com os devidos parágrafos circulados para melhor entendimento da estrutura.
Envio de e-mail
Nos casos de Comunicados/Notificações vencidas o sistema envia e-mail para o Administrador do Contrato, conforme demonstrado na Imagem 5
Botões de Decisão
Após o envio do Comunicado ou Notificação para a Contratada, o administrador aguarda o prazo de defesa. Ao término do prazo, ou com a defesa em mãos, deve acessar a tela de Notificação para finalizar o documento e encerrar o envio de e-mail através dos Botões de Decisão. Se o problema não for regularizado, deve ser encaminhado o processo para o Jurídico para esclarecimentos e clicar no botão Parecer Jurídico, ou para a Profe dependendo do parecer jurídico e clicar no botão Decisão Final. Os Botões de Decisão, aparecem em destaque na Imagem 6.
Botão Regularizado:
Indica que o problema foi sanado. Altera a situação para “Regularizado” e encerra o envio de e-mails;
Botão Parecer Jurídico:
Quando o documento for um Comunicado, indica que o problema não foi sanado e é solicitado ao Jurídico orientação. Conforme o parecer retornado deve ser feito uma Notificação de Defesa Prévia, no caso de Notificação, indica que a defesa foi encaminhada ao jurídico ou que a Contratada perdeu o prazo, solicita-se análise da defesa. Conforme o parecer será feito uma Notificação de Decisão Administrativa ou Notificação de Recurso. Para qualquer um dos dois tipos de documento, o sistema altera a situação para “Enc. Jurídico” e encerra o envio de e-mails;
Botão Decisão Final:
Indica que a defesa foi encaminhada para apreciação final pela Profe. Conforme parecer retornado, será feita uma Notificação de Mantença ou Retificação Administrativa. Altera a situação para “Enc. Decisão Final” e encerra o envio de e-mails;
Botão Mantém Decisão:
Indica que a decisão administrativa foi mantida e deve ser feita uma Notificação de Decisão. Altera a situação para “Decisão Mantida” e encerra o envio de e-mails;
Botão Retificação:
Indica que a Profe aceitou a defesa e solicitou a Retificação Administrativa. Altera a situação para “Retificação Adm.” e encerra o envio de e-mail;
Macros Permitidas
Macros são marcações nos parágrafos/textos dos modelos que ao ser importado são alteradas automaticamente pelo conteúdo correspondente.
A seguir a lista de macros permitidas, e como ficam após a substituição pelo texto correspondente:
Botão Gerar Código SEI
Habilitado após assinatura do Documento, abre uma janela com o código do documento em HTML no padrão SEI com possibilidade de copiar o texto através do botão < Copiar Texto para Área de Transferência > para ser utilizado no portal do SEI. Na Imagem 8, um exemplo da janela com o documento em padrão HTML.
Botão Visualizar - Formulário CN3175 (exemplo de um MEMORANDO DE AUTORIZAÇÃO)
Botão Visualizar - Formulário CN3170 (exemplo de uma CARTA)
Relatório (8.9.3.14)
Esta tela, mostrada na Imagem 11, permite visualizar PDF ou gerar um arquivo XML com uma lista resumida das Notificações Contratuais de acordo com os parâmetros fornecidos.
Parâmetros da tela:
- Tipo: tipo de documento
- Notificação;
- Comunicado;
- Carta;
- Memorando;
- Memorando de Autorização.
- Contratada: empresa notificada;
- Contrato: documento contratual;
- Período: intervalo de datas das notificações;
- Exportar para XML: gerar para arquivo XML, podendo ser aberto em Excel;
Botão Exportar – Planilha XML (como uma tabela)
Botão Visualizar - Formulário CN3230
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