8.7.1.2.10 - Gestão de Materiais (AL2180)
Índice
Barra de Tarefas do SGI
Para ter acesso às informações referentes às funcionalidades da tela, clicar em Introdução ao SGI.
Introdução
Este artigo tem como objetivo guiar o usuário, de maneira pontual e rápida, na utilização dos recursos disponíveis na tela de Gestão de Materiais.
Pré-Requisitos
Acesso
Ao acessá-la via menu, esta iniciará selecionando os Materiais que possuem Contratos/Atas expirando em 90 dias. Isto pode ser identificado pois o Botão de Filtro "Somente Contratos/Atas expirando em 90 dias" encontra-se pressionado, conforme pode ser visto na Imagem 1.
Gestão de Materiais
De acordo com os filtros selecionados, a tela mostrará os materiais (com o fundo da linha em laranja) e abaixo do material, as possíveis atas ou contratos (com o fundo da linha em azul),
requisições de compra e requisições de legado, referentes ao antigo fluxo do Sistema de Almoxarifado deste mesmo material.
Nas linhas de material (laranja), serão visualizadas a média de consumo (se houver) e a quantidade disponível em estoque físico.
Nas linhas de Ata/Contrato (azul) serão visualizados o código da Ata/Contrato e da Requisição que deu origem e ela.
Através do duplo clique no campo de "Ata/Contrato" é visualizada a tela de cadastramento de fornecedores.
Através do duplo clique no campo de "Requisição" é visualizada a tela de requisição de compra dependendo se esta é uma requisição do módulo de compras ou do módulo de almoxarifado.
Além disso, e de diversos valores e indicadores, a linha da "Ata/Contrato" oferece os dados do fornecedor contratado, acessível pressionando o botão "...", e
uma descrição analítica da situação desta linha, acessível pressionando o botão "?", estando este botão também disponível para as linhas de requisição.
Filtros de Busca
Conforme pode ser visto na Imagem 2, é possível filtrar a busca digitando dados específicos (Material, Ata/Contrato, Requisição,...) e/ou aplicando regras de busca através dos botões que se encontram no canto superior direito da tela. Como mostra na Imagem 2, após digitar ou pressionar um botão de filtro, o usuário deve pressionar o botão "Lupa", que estará em verde, para aplicar as opções de filtro escolhidas.
Importante salientar que, como pode ser visto na Imagem 3, a busca pode ser feita com múltiplos botões de filtros.
Desta forma, o usuário pode escolher filtro de botão e filtros específicos simultaneamente, como demonstrado na Imagem 4, onde o usuário amplifica seu filtro de busca para trazer apenas a linha de requisição do material.
Gráficos
A tela de Gestão de Materiais disponibiliza três gráficos para oferecer o máximo de informações possível para facilitar a tomada de ações e decisões pelo gestor diante de seus contratos e necessidades.
Gráfico de Solicitações por Material
Este gráfico mostra os totais de solicitação interna realizada ao setor de almoxarifado(em azul) em comparação aos totais de solicitação interna atendidas pelo setor do almoxarifado(em laranja).
Através deste gráfico é possível, por exemplo, avaliar a demanda interna e o fluxo de saída do material, visualizando os últimos quatro meses de movimentação interna deste material.
Gráfico de Previsão de Estoque/Saldo
Este gráfico por material traz de maneira visual um comparativo de estoque x consumo. Desta forma o gestor pode, por exemplo, visualizar com tempo hábil a necessidade latente de um material, avaliar e identificar excessos em um contrato ou requisições, e não permitir que um material importante venha a faltar no estoque.
Gráfico de Burndown (Consumo x Tempo)
Este gráfico por contrato/ata explicita, através da linha azul em seu centro, o consumo ideal para um contrato/ata. Assim tornando possível para um gestor, por exemplo, avaliar a necessidade de um novo contrato prematuro, a necessidade de retenção de solicitações internas ou a possibilidade de liberação, demonstrativos de má estimativa de consumo; servindo de aprendizado para próximos contratos.
No eixo vertical, o gráfico demonstra a quantidade de saldo do contrato/ata e, no eixo horizontal, o tempo de contrato/ata até o vencimento, traçando com a linha azul uma média de consumo mensal.
Esta linha apresenta "onde" no gráfico o saldo atual do contrato deveria estar para que o saldo deste item termine juntamente com seu tempo de vigência do contrato. Desta forma, é possível, por exemplo, comparar o consumo real/mensal com o consumo ideal.
Solicitar fornecimento de itens Contratados
Para efetuar a solicitação o próximo passo é selecionar os materiais desejados. Para isso, o usuário deve pressionar a caixa de seleção dos itens que desejam solicitar.
Importante: para efetuar uma solicitação de fornecimento de itens contratados, a linha que deve ter a caixa de seleção marcada é a minha do contrato do item, conforme é demonstrado na imagem 1.
Quando a caixa de seleção for marcada, o campo "Qtd. Solicitada" ficará habilitado para ser preenchido com a quantidade a ser solicitada.
O botão "Solicitar fornecimento de itens contratados" ficará verde para indicar que pode ser pressionado. Ao pressionar o botão a tela irá gerar uma ou mais SEE (de acordo com os fornecedores dos itens selecionados) e informará o numero destas solicitações em uma mensagem na tela, conforme demonstrado na imagem 2.
Desta forma, a solicitação estará encaminhada para o Setor Financeiro responsável e será avaliada para ser empenhada.
Esta SEE poderá ser consultada na tela 16.5.1.2.2 - Controle de Documentos Financeiros (AF2311), enquanto não for empenhada
Após a busca, é importante avaliar:
- Estoque Físico : Há a necessidade de solicitar fornecimento do contrato se a quantidade em estoque atende a necessidade?
- Saldo Contrato : Se o saldo for ficar zerado, não deve-se considerar gerar a requisição de compra do item?
- Qtd. pendente Entrega : A quantidade de unidades que devem ser entregues não suprem a necessidade?
- Vigência do Contrato : Considere a vigência do contrato, especialmente se o item em questão possuir mais de um contrato ativo, ou seja, mais de uma linha em azul para este item.
- Dica: Considere a utilização do filtro "Somente Contratos/Ata expirando em 90 dias" deixando pressionado o botão com esta mesma descrição para melhor aproveitar os contratos que estão no fim de sua vigência.
Geração de Requisição de Compras
Para efetuar a requisição de compra o próximo passo é selecionar os materiais desejados. Para isso, o usuário deve pressionar a caixa de seleção dos itens que serão solicitados. Importante: para efetuar uma requisição de material o usuário deve pressionar a caixa de seleção da linha do item (laranja), conforme é demonstrado na imagem 1.
Quando a caixa de seleção for marcada, o campo "Qtd. Solic." ficará habilitado para ser preenchido com a quantidade a ser solicitada.
O botão "Gerar Requisição de Compra dos Itens" ficará verde para indicar que pode ser pressionado. Ao pressionar o botão a tela irá abrir uma janela solicitando o "Tipo" da requisição e o "Objeto", como pode ser visto na imagem 2. Após preencher estas informações deve-se pressionar o botão "Confirmar", com isso, será gerada a requisição de compras com informações básicas e abrirá a tela para a requisição
ser complementada, conforme imagem 3.
A requisição deve ser preenchida conforme instruído no artigo Requisição de Compras
O primeiro passo para efetuar a solicitação do fornecimento de itens Contratos é efetuar a busca na tela de Gestão de Materiais.
A tela possui muitas opções de busca, que podem ser esclarecidas no artigo Filtros - Gestão de Materiais
Regras de negócio
Essa tela possui;
- Campo com o preenchimento obrigatório;
Relacionamentos
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