Requisição de Compras
Índice
Introdução
O Módulo de Compras foi desenvolvido dentro de um sistema de informações gerenciais, da mesma forma que ocorre com outros módulos, com o objetivo de melhorar a velocidade da transação, o controle das informações, o tratamento de dados, o estabelecimento de indicadores, a redução de custos, a transparência e, ao final, um ganho para os usuários e para a sociedade brasileira.
Objetivos
- Permitir a solicitação de bens, materiais ou serviços necessários para as necessidades da organização;
- Facilitar fluxo das informações e das decisões das etapas do processo de compra;
- Padronizar, utilizando modelos pré-definidos de termos de referência;
- Otimizar o uso de documentação impressa;
- Aumentar a celeridade do processo;
- Melhorar o sincronismo entre os principais atores no processo de compra;
- Auxiliar no cumprimento das regras legais;
- Verificar as restrições de integridade no ato da requisição, evitando assim o retrabalho;
- Gerar relatórios gerenciais para auxiliar na tomada de decisões;
Descrição do Processo de Requisição de Compras
- Cadastrar a Requisição de Compra, salvar e enviar e-mail;
- Analise e autorização do Chefe do Setor;
- Análise, sugestão de complemento (quando o caso) e autorização do Responsável de Compras;
- Aprovação do Ordenador de Despesas;
- Envio de e-mail para os fornecedores solicitando cotação de preços. Em anexo os PDFs da Requisição de Compra e do Termo de Referência;
- Cadastramento da cotação de preços dos fornecedores;
- Aprovação do Mapa de Apuração;
- Enquadramento da despesa e declaração do Ordenador de adequação ao Artigo 16 da Lei Complementar 101/2000.
Barras de tarefa do SGI
Para ter acesso às informações referentes às funcionalidades da tela, clicar em Introdução ao SGI .
Acesso
Acesse a tela de 8.12.1.2.1 Requisição de Compras (GC2010) utilizando o caminho indicado na Imagem 1 para realizar o cadastro.
ABA Requisição de Compras
O usuário solicitante, geralmente o secretário do setor, preenche os dados da requisição, conforme mostrado na Imagem 2, de acordo com o que lhe foi solicitado pelo requisitante. O solicitante pode cadastrar requisições de compras para vários setores, basta informar o setor, o requisitante, o chefe do setor, os itens e suas especificações técnicas, com possibilidade de preencher um modelo de termo de referência.
Após o cadastramento da requisição, o solicitante deve utilizar o botão < ENVIAR E-MAIL > para que o requisitante (quando não for o próprio) seja informado. A situação passará para “FECHADO” e será gerado um lançamento (LOG) na ABA Acompanhamento contendo a DATA e uma OBSERVAÇÃO referente ao encerramento da primeira etapa. Após análise do requisitante, caso tenha que realizar alguma correção, RETIFICA a mesma ou informa sobre necessidades de ajustes. Caso esteja de acordo, o requisitante envia e-mail para o chefe do setor autorizar a requisição.
O requisitante, ao receber aviso em seu e-mail institucional, e não sendo ele o próprio solicitante da requisição no sistema, em havendo discordância da requisição preenchida, deve informar ao gestor de compras e/ou chefia do solicitante e/ou até os superiores, de modo a corrigir e/ou alterar seu nome enquanto requisitante. Do contrário, em aceitando a requisição e enviando ao chefe do setor, estará demonstrando ciência e concordância aos termos da requisição realizado pelo solicitante.
Enquanto a situação da requisição estiver “ABERTO” o sistema permitirá ajustes por parte do solicitante, requisitante ou responsável de compras. Nas demais situações “AUTORIZADO”, “EM ANÁLISE” e “APROVADO”, somente o campo OBSERVAÇÃO poderá ser alterado, ou se o usuário logado for o Autorizador da etapa em questão, nesse caso, poderá fazer alguns ajustes.
Campos da tela:
- Requisição/Número: campo gerado automaticamente após o solicitante preencher todos os campos e salvar <F10>;
- Ano/Data e Hora: campo gerado automaticamente com o ano corrente, data e hora, após o solicitante preencher todos os campos e salvar <F10>;
- Situação: estágio em que se encontra a requisição;
- Aberto - 1º etapa, aguardando o preenchimento dos dados. Após o cadastramento da requisição de compra, itens e termo de referência, deve ser utilizado o botão <Enviar e-mail> para que o Requisitante seja informado que possui uma Requisição de Compra para autorizar. A situação passará automaticamente para “Fechado”. Essa situação sinaliza que o solicitante já finalizou a digitação da requisição;
- Fechado - 2º etapa, o Requisitante deve autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Requerido” e será encaminhado e-mail para o chefe do setor informando-o do cadastro da requisição;
- Requerido - 3º etapa, o Chefe do Setor deve autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Autorizado” e será encaminhado e-mail para o responsável de compras e para o gestor de compras, informando-os da autorização da requisição;
- Autorizado - 4º etapa, o Responsável de Compras deve selecionar o Responsável pela Pesquisa de Preços e autorizar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Em Análise” e será encaminhado e-mail para o ordenador de despesas informando-o da aprovação da requisição;
- Em Análise - 5º etapa, o Ordenador de Despesas deve aprovar a requisição de compra. A situação passará automaticamente para “Aprovado” e será encaminhado e-mail para o responsável de compras, gestor de compras e responsável pela pesquisa de preços informando-os da aprovação da requisição. Também serão anexados os PDF’s (gc3010 – Requisição, gc3015 – Termo de Referência e gc3050 – Anexo - Especificação dos Itens) na ABA Anexos ;
- Aprovado - 6º etapa, fase de pesquisa de preços, ABA Mapa de Apuração, aguardando o cadastramento dos fornecedores e seus orçamentos. Após o cadastro, deve ser utilizado o botão <Gerar Val. de Referência>, bem como selecionar o Responsável pela Aprovação do Mapa de Apuração, por fim clicar em <Enviar e-mail>. A situação passará automaticamente para “Mapa Gerado” e será encaminhado e-mail para o responsável pela aprovação do mapa de apuração informando-o da geração do valor de referência;
- Mapa Gerado - 7º etapa, ABA Mapa de Apuração, o Responsável pelo Mapa de Apuração deve aprovar o mapa. A situação passará automaticamente para “Mapa Aprovado” e será encaminhado e-mail para o responsável pelo enquadramento da despesa informando-o da geração do mapa de apuração. Também será anexado o PDF (gc3030 – Mapa de Apuração – Pesquisa de Preços) na ABA Anexos;
- Mapa Aprovado- 8º etapa, ABA Enquadramento, o Responsável pelo Enquadramento da Despesa deve informar os dados do enquadramento e assinar. A situação passará automaticamente para “Enq. Gerado” e será encaminhado e-mail para o responsável administrativo financeiro informando-o da despesa para autorizar;
- Enq. Gerado - 9º etapa, ABA Enquadramento, o Responsável Administrativo Financeiro deve verificar se o valor estimado da despesa está previsto na dotação orçamentária e assinar o enquadramento. A situação passará automaticamente para “Desp. Em Análise” e será encaminhado e-mail para o ordenador de despesas informando-o da despesa para aprovar;
- Desp. Em Análise - 10º etapa, ABA Enquadramento, o Ordenador de Despesas deve aprovar a despesa. A situação passará automaticamente para “Desp. Aprovada” e será encaminhado e-mail para o responsável pela aprovação do mapa de apuração, gestor de compras, responsável pelo enquadramento da despesa e responsável pelo processo licitatório, informando-os da aprovação da despesa. Também será anexado o PDF (gc3040 – Enquadramento da Despesa), e, nos casos em que a Modalidade de contratação não for do tipo Pregão Eletrônico ou Pregão Presencial, também será anexado o PDF (gc3015 – Projeto Básico) na ABA Anexos;
- Desp. Aprovada – aguardando etapas do Processo Licitatório, tela 8.12.1.2.2 Processo Licitatório (GC2050), onde serão preenchidos os dados referente ao edital/licitação;
- Req. Atendida – encerrado o processo de compra;
- Cancelado – quando não for optado por dar continuidade ao processo. Deverá ser preenchido o campo descritivo CANCELAMENTO explicando o porquê do cancelamento da requisição;
Observação 1: na tela da Requisição de Compra, a assinatura do responsável pela etapa pode ser feita através da caixa de seleção, ao lado do seu nome, ou pela tela 8.12.1.2.3 Autorizações em Lote (GC2060).
Observação 2: os e-mails disparados automaticamente após assinatura das etapas para os próximos assinantes ou interessados pelo andamento da Requisição de Compra, só serão enviados se forem atores diferentes.
Observação 3: em todas as etapas o sistema gera um registro de LOG, na ABA Acompanhamento com o usuário responsável pela ação, data e uma observação referente a ação efetuada.
- Setor: setor do requisitante;
- Botão de Setores: lista de Setores (LOV);
- Processo: número do NUP / Processo Administrativo;
- Botão de Processos: lista de Processos Administrativos (LOV);
- Requisitante: responsável pela requisição;
- Botão de Requisitantes: lista de Requisitantes (LOV), mostra os requisitantes do setor selecionado, cadastrados na tela [ 8.12.1.3.1 – Autorizações (GS2420), tipo 39 ];
- OK do Requisitante: quando marcado, indica que foi assinado pelo requisitante;
- Data da Autorização: data e hora em que o requisitante assinou;
- Tipo: tipo de relacionamento com o setor de contratos (Almoxarifado, Veículos, Materiais/Serviços Diversos ou Terceirização);
- Objeto: objeto da requisição de compra;
- Justificativa: texto explicativo com a necessidade da compra;
- Plano Interno: número do plano interno;
- Botão de Planos Internos: lista dos Planos Internos (LOV);
- Nº Fonte: número da fonte de recursos;
- Botão de Fontes: lista de Fontes de Recursos (LOV);
- Observação: campo liberado para informações adicionais, que não fazem parte da requisição e Termo de Referência, apenas servindo de comunicação entre atores do processo;
- Cancelamento: justificativa com o porquê do cancelamento da requisição de compra;
- Chefe do Setor: responsável pelo setor requisitante;
- Botão de Chefes de Setor: lista de chefes de setor (LOV), mostra os autorizadores do setor selecionado, cadastrados na tela [ 8.12.1.3.1 – Autorizações (GS2420), tipo 4 ];
- OK do Chefe do Setor: quando marcado, indica que foi autorizado pelo chefe do setor;
- Data da Autorização: data e hora em que o chefe do setor autorizou a requisição de compra;
- Resp. Pesquisa de Preços: funcionário do setor de compras responsável pela fase de pesquisa de preços;
- Responsável de Compras: responsável de compras que irá dar continuidade ao processo de compra;
- OK do Responsável de Compras: quando marcado, indica que foi autorizado pelo Responsável de Compras;
- Data da Autorização: data e hora em que o responsável de compras autorizou a requisição de compra;
- Ordenador de Despesas: responsável ordenador de despesas, que irá autorizar a utilização de recursos para a compra;
- OK do Ordenador: quando marcado, indica que foi aprovado pelo ordenador de despesas;
- Data da Aprovação: data e hora em que o ordenador aprovou a compra;
- Enviar E-mail: indica o encerramento de uma etapa da requisição, e comunica via e-mail o autorizador em questão (Requisitante / Chefe do Setor / Responsável de Compras / Ordenador de Despesas) que possui uma requisição de compra para analisar e autorizar;
- Botão Autorizar: autoriza/assina a etapa da requisição, e comunica via e-mail o próximo autorizador que possui uma requisição de compra para analisar e autorizar;
- Botão Não Autorizar: não autoriza a etapa da requisição, retornando-a para situação Fechado, utilizando o campo Justificativa para comunicação via e-mail com o requisitante;
- Botão Retornar p/ o Requisitante: utilizado por usuários com perfil de Gestor de Compras ou Responsável Setor de Compras, para retornar uma Requisição de Compra para o Requisitante, situação Fechado, mas somente para requisições que estejam com situação (Requerido, Autorizado, Em Análise, Aprovado, Mapa gerado, Mapa Aprovado, Enq. Gerado, Desp. Em Análise ou Desp. Aprovada);
- Botão Retornar p/ Enquadramento: utilizado por usuários com perfil de Gestor de Compras ou Responsável Setor de Compras, para retornar uma Requisição de Compra para o Responsável pelo Enquadramento da Despesa, situação Mapa Aprovado, mas somente para requisições que estejam com situação (Desp. Em Análise ou Desp. Aprovada);
- Botão Visualizar c/ Chancela: abre a Requisição de Compra e o Termo de Referência em formato PDF com chancela eletrônica;;
- Botão Visualizar s/ Chancela: abre a Requisição de Compra e o Termo de Referência em formato PDF sem chancela eletrônica;
- Botão Anexo - Itens: abre o formulário Anexo – Especificações dos Itens em formato PDF;
ABA Itens
O cadastro dos itens, demonstrado na Imagem 3, é composto por itens cadastrados no cadastro de Materiais/Serviços do INMETRO.
O sistema permite ao solicitante informar somente as especificações técnicas do item.
Nos itens que não forem informados o item do cadastro de materiais e serviços do INMETRO, o responsável de compras deverá cadastrá-los e vinculá-los aos itens da requisição.
Mas este cadastro e vinculação deve ocorrer antes da requisição ser confirmada pelo requisitante ou encaminhada ao chefe de setor. Isto é, após qualquer aprovação, o Setor de Compras não mais terá a
condição de acrescentar os itens, devendo desmarcar a requisição retornando ao requisitante. É possível informar uma especificação técnica geral para os itens, ou seja, que atenda a todos ou quase todos os itens e, neste sentido, utiliza-se o último campo da tela.
Campos da tela:
- Item: número sequencial do item. Pode ser inicializado por LOTE;
- Lote: número do lote, caso a requisição permita cadastrar lotes (itens agrupados);
- Código: código do item do cadastro de Materiais/Serviços do INMETRO;
- Botão de Itens: lista de Materiais/Serviços do INMETRO (LOV), cadastrados na tela 8.12.1.1.1 Materiais e Serviços (CN2120);
- Unid.: unidade de medida (um, cx, pç, etc);
- SIASG: número da categoria do Siasg, sistema onde são realizadas as operações das compras governamentais dos órgãos integrantes do Sisg;
- Elemento Despesa: elemento de despesa a partir do plano de contas;
- Qtde: quantidade do item;
- Botão Detalhamento: utilizado para o detalhamento de itens de Serviço de Requisições de Compra do tipo Terceirização.
- Número Parcelas (SRP):
- Qtde Mínima (SRP):
- Especificação: especificação técnica do item;
- Especificação Geral dos Itens: especificação técnica geral que pode atender a todos os itens ou grande parte deles;
Detalhamento de Item de Serviço de Terceirização
Nos casos de Requisição de Compras do tipo Terceirização, é possível detalhar os perfis/postos de trabalho de cada item de Serviço cadastrado, através do botão de acesso a tela de Detalhamento do Item,
Imagem 4, entre os campos Quantidade e Número Parcelas (SRP) da ABA Itens da Requisição de Compra.
Quando o responsável de compras finalizar o processo de compra, na tela do Processo Licitatório, o sistema gera o contrato e insere o detalhamento junto aos itens do Contrato.
Visualização do Formulário GC3050 (ANEXO – ESPECIFICAÇÃO DOS ITENS)
ABA Termo de Referência
O Termo de Referência, Imagem 6, é parte integrante de um Edital, contendo cláusulas importantes que serão adicionadas em um contrato celebrado entre a instituição e um fornecedor, visando à execução de um serviço ou venda de produtos/materiais.
Nessa Aba, é possível utilizar um modelo de Termo de Referência previamente cadastrado; para isso, basta selecionar o Modelo e clicar nos botões < Busca Configuração > –> <F7> + <F8>, ou simplesmente digitar os campos sem a utilização do modelo.
Mesmo com a utilização do Modelo, o sistema permite a manipulação total dos itens do termo de referência.
Campos da tela:
- Item/Subitem: pode ser configurado até quatro níveis;
- Título: título do item. O sistema permite que fique em branco;
- Texto: texto explicativo sobre o item. Se o titulo não for informado, o texto é obrigado a ser preenchido;
- Data: utilizado para definir alguma data de prazo para o item;
- Número: utilizado para ser informado algum prazo para o item;
- Complemento: informação complementar para o item do termo.
Exemplo de um Item (3.0) com Número preenchido (3) e complemento (dias úteis)
3.0 - PRAZO DE EXECUÇÃO: 5 dias úteis;
Visualização do Formulário GC3015 (ANEXO I – TERMO DE REFERÊNCIA)
ABA Fornecedores / Orçamentos
ABA Mapa de Apuração
Visualização do Formulário GC3030 (MAPA DE APURAÇÃO – PESQUISA DE PREÇOS
ABA Emquadramento
Visualização do Formulário GC3030 (MAPA DE APURAÇÃO – PESQUISA DE PREÇOS
