Notificações Contratuais
Índice
Introdução
A tela de Notificações Contratuais permite o cadastramento de documentos que serão encaminhados para a Contratada de acordo com a necessidade e motivação.
Podem ser cadastrados Comunicados, Notificações, Cartas, Memorandos, Memorandos de Autorização e Solicitação de Pesquisa de Preço, nos casos de Comunicados ou Notificações cadastrados com Prazo de Defesa. Quando o prazo vencer, o sistema auxilia enviando e-mail para o Administrador do Contrato informando do prazo vencido.
Objetivos
- Padronizar, utilizando modelos pré-definidos;
- Otimizar o uso de documentação impressa;
- Aumentar a celeridade do processo, agilizando o processo de Regularização ou Penalização da Empresa Contratada;
- Facilitar o controle dos prazos das Notificações/Comunicados emitidos pelo Administrador do Contrato.
Barra de Tarefas do SGI
Para ter acesso às informações referentes às funcionalidades da tela, clicar em Introdução ao SGI .
Acesso
Acesse a tela de 8.9.1.2.8 Notificações Contratuais (CN2160) utilizando o caminho indicado na Imagem 1 para realizar o cadastro.
Notificações Contratuais
Cadastro de Notificações, Cartas, Comunicados, para empresas contratadas, ou Memorandos , Memorandos de Autorização e Solicitação de Pesquisa de Preço, para setores afins de acordo com o contrato selecionado, e Tipo selecionado.
A tela, mostrada na Imagem 2 permite a utilização de modelos pré-definidos, para isso, basta selecionar o modelo e clicar no botão < Buscar Modelo >. Todos os parágrafos podem ser alterados, até que o documento seja Finalizado e Assinado.
É possível utilizar TAGs HTML para uma melhor visualização, possibilitando que partes do texto sejam exibidas em "<b>" NEGRITO "< /b>" , "< i >" ITÁLICO "< /i>" , ou, "<u>" SUBLINHADO "< /u>" . Também são permitidos o uso de MACROS PADRÃO, que serão substituídas ao selecionar o modelo, ou através do botão < Substituir Macros >.
O Administrador do contrato preenche os dados necessários (Número do Contrato, Tipo de Notificação, Motivação, Prazo de Defesa (quando for o caso de defesa)), seleciona o modelo e clica no botão < BUSCAR MODELO > e, se houver necessidade, altera o texto dos parágrafos, informa o assinante, salva <F10>, e visualiza o documento clicando no botão < VISUALIZAR >. Após o cadastramento deve utilizar o botão < ENVIAR E-MAIL > para que o assinante seja informado que possui uma Notificação Contratual para assinar. A situação passa para “FECHADO”.
Enquanto a situação da notificação estiver “ABERTO” ou “FECHADO”, o sistema permite ajustes por parte do Administrador, Assinante ou Responsável de Contratos.
Na tela de Notificação, a assinatura do responsável pode ser feita através da caixa de seleção ao lado do seu nome, ou pela tela 8.9.1.2.7 – Assinatura em Lote para Documentos (CN2100). Após assinar, a situação passa para “ASSINADO”.
Nos casos de Comunicações/Notificações ASSINADAS e vencidas, o sistema envia e-mail para o Administrador do Contrato diariamente, até que seja finalizado o processo através dos botões de decisão da tela de Notificação (Regularizado, Parecer Jurídico, Decisão Final, Mantém Decisão, Retificação). A rotina de envio de e-mail considera os Comunicados/Notificações com Prazo de Defesa cadastrados.
O controle do Prazo de Defesa é feito pelos campos (Data da Ciência) ou (Data da Assinatura mais três dias), para as Notificações/Comunicados que não possuam a data da ciência preenchida. A partir de uma dessas datas somadas ao Prazo de Defesa, o sistema dispara e-mail para o Administrador do Contrato, quando esse prazo estiver VENCIDO.
Notificações sem o Prazo de Defesa cadastrado são consideradas Notificações de Decisão.
Campos da tela:
- Contrato: número e ano do contrato;
- Processo: número do processo administrativo/NUP;
- Contratada: nome e CNPJ da contratada;
- Objeto: objeto do contrato;
- Data: data do documento;
- Situação: situação do documento, com as seguintes possibilidades:
- Aberto;
- Fechado;
- Assinado;
- Enc. Jurídico;
- Enc. Decisão;
- Decisão Mantida;
- Regularizado;
- Retificação Adm.;
- Cancelado;
- Tipo: tipo de documento
- Notificação;
- Comunicado;
- Carta;
- Memorando;
- Memorando de Autorização;
- Motivação: qual o propósito do documento
- Outros;
- Aplicar Sanções;
- Executar a Garantia;
- Suspender a Execução;
- Rescindir por Inexecução;
- Rescindir Unilateralmente;
- Prazo de Defesa: quantidade de dias do prazo para defesa;
- Número: número e ano do documento;
- Data da Ciência: data que a contratada recebeu o documento;
- Modelo: modelo de documentos conforme o tipo do documento;
- Notificação;
- Comunicado;
- Carta;
- Memorando;
- Memorando de Autorização;
- Interessado: informar nos casos de memorando. Na Imagem 3, consta um exemplo de um Memorando de Autorização;
- UP: unidade principal;
- UO: unidade organizacional;
- Assunto: assunto do documento;
- Apresentação: primeiro parágrafo/texto contendo apresentação do assunto;
- Motivação: parágrafo/texto seguinte contendo o porquê do documento;
- Fundamentação: parágrafo/texto seguinte referente a fundamentação legal;
- Encerramento: parágrafo/texto final de encerramento do documento;
- Assinante: servidor responsável;
- Botão Buscar Modelo: importa o modelo selecionado e já substitui as macros pelas informações do contrato/contratada;
- Botão Substituir Macros: substitui as Macros que não foram substituídas no momento da importação do modelo, geralmente porque o registro correspondente não estava cadastrado no SGI ou estava faltando algum vínculo;
- Botão Visualizar: visualização do documento no formato PDF, pode ser impresso e encaminhado com registro de AR para a contratada, ou mesmo salvo e anexado em um e-mail com aviso de recebimento;
Na Imagem 4, um exemplo de uma Notificação com os devidos parágrafos circulados para melhor entendimento da estrutura.
Envio de e-mail
Nos casos de Comunicados/Notificações vencidas o sistema envia e-mail para o Administrador do Contrato, conforme demonstrado na Imagem 5
Botões de Decisão
Após o envio do Comunicado ou Notificação para a Contratada, o administrador aguarda o prazo de defesa. Ao término do prazo, ou com a defesa em mãos, deve acessar a tela de Notificação para finalizar o documento e encerrar o envio de e-mail através dos Botões de Decisão. Se o problema não for regularizado, deve ser encaminhado o processo para o Jurídico para esclarecimentos e clicar no botão Parecer Jurídico, ou para a Profe dependendo do parecer jurídico e clicar no botão Decisão Final. Os Botões de Decisão, aparecem em destaque na Imagem 6.
Botão Regularizado:
Indica que o problema foi sanado. Altera a situação para “Regularizado” e encerra o envio de e-mails;
Botão Parecer Jurídico:
Quando o documento for um Comunicado, indica que o problema não foi sanado e é solicitado ao Jurídico orientação. Conforme o parecer retornado deve ser feito uma Notificação de Defesa Prévia, no caso de Notificação, indica que a defesa foi encaminhada ao jurídico ou que a Contratada perdeu o prazo, solicita-se análise da defesa. Conforme o parecer será feito uma Notificação de Decisão Administrativa ou Notificação de Recurso. Para qualquer um dos dois tipos de documento, o sistema altera a situação para “Enc. Jurídico” e encerra o envio de e-mails;
Botão Decisão Final:
Indica que a defesa foi encaminhada para apreciação final pela Profe. Conforme parecer retornado, será feita uma Notificação de Mantença ou Retificação Administrativa. Altera a situação para “Enc. Decisão Final” e encerra o envio de e-mails;
Botão Mantém Decisão:
Indica que a decisão administrativa foi mantida e deve ser feita uma Notificação de Decisão. Altera a situação para “Decisão Mantida” e encerra o envio de e-mails;
Botão Retificação:
Indica que a Profe aceitou a defesa e solicitou a Retificação Administrativa. Altera a situação para “Retificação Adm.” e encerra o envio de e-mail;