Comunicado de Alteração de Postos de Trabalho

Introdução

O módulo de contratos do SGI, possui diversas funcionalidades para atender o processo de relacionamento com fornecedores, uma delas é o Comunicado de Alteração de Postos de Trabalho, que visa padronizar, organizar e facilitar a rotina de comunicação de acréscimo, substituição, transferência e disponibilidade de posto de trabalho de contratos de serviços continuados.

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Acesso

Acesse a tela de 8.9.1.2.9 - Comunicado de alteração de Postos de Trabalho (CN2200), utilizando o caminho indicado na Imagem 1.

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Cadastramento

O cadastro inicia com a situação ABERTO, e o preenchimento dos campos obrigatórios, devendo informar o Contrato, Tipo de Comunicado, Requisitante e Justificativa.
Se o tipo escolhido for Substituição, Transferência ou Disponibilidade, deve ser selecionado o Colaborador correspondente e a data do último dia de trabalho. No caso de Transferência, deve ser selecionado o Local de Destino (Lotação/Atuação), por fim, devem ser informados os assinantes (Chefe do Setor de Origem, Chefe do Setor de Destino, Fiscal do Contrato, Coordenador/Diretor e Ordenador de Despesas).

De acordo com o andamento das assinaturas, a situação do comunicado muda, bem como o texto do campo DICA , que aparece no campo superior direito em VERDE.
O comunicado segue a seguinte sequência:

• Aberto => Fechado => Requisitado => Autorizado => Ciente Transferência => Ciente Fiscal => Ciente Coordenador => Aprovado.

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Campos da Tela

• Comunicado: número, ano e data do comunicado, gerado automaticamente pelo SGI após o cadastro ter sido concluído (salvo);
• Situação: indica a etapa que se encontra a solicitação, gerado automaticamente pelo SGI, com exceção de Cancelado que por sua vez deve ser selecionado manualmente:
  • Aberto: em fase de cadastramento dos dados;
  • Fechado: solicitação cadastrada por usuário diferente do requisitante. Aguardando assinatura do Requisitante;
  • Requisitado: assinado pelo Requisitante, aguardando assinatura do Resp. Setor Requisitante;
  • Autorizado: assinado pelo Resp. Setor Requisitante, aguardando assinatura do Resp. Setor Destino quando TRANSFERÊNCIA, ou, assinatura do Fiscal do Contrato para os demais tipos de comunicado;
  • Ciente Transferência: assinado pelo Resp. Setor Destino, aguardando assinatura do Fiscal do Contrato;
  • Ciente Fiscal: assinado pelo Fiscal do Contrato, aguardando assinatura do Coordenador/Diretor quando ACRÉSCIMO, ou, assinatura do Ordenador de Despesas quando DISPONIBILIDADE;
  • Ciente Coordenador: assinado pelo Coordenador/Diretor, aguardando assinatura do Ordenador de Despesas. Situação somente quando for ACRÉSCIMO;
  • Aprovado: aprovado pelo Ordenador de Despesas para os tipos ACRÉSCIMO ou DISPONIBILIDADE, ou, Fiscal do Contrato para os tipos SUBSTITUIÇÃO ou TRANSFERÊNCIA. Alteração de Posto de Trabalho APROVADA;
  • Cancelado: solicitação de Alteração de Posto de Trabalho CANCELADA.
• Contrato: número do Contrato do tipo Terceirizado (serviços continuados). Após informado, serão mostrados os campos: Ano do Contrato, Processo/Nup e Contratada.
• Tipo: Tipo de alteração de posto de trabalho:
  • Acréscimo: criação de um novo posto de trabalho a partir da identificação de uma necessidade de um Grupo de Trabalho, com anuência do Ordenador de Despesas, e ciência dos responsáveis: Chefe de Setor, Fiscal do Contrato e Coordenador/Diretor;
  • Substituição: solicitação de substituição de um posto de trabalho, com ciência do Fiscal do Contrato e do Chefe de Setor;
  • Transferência: mudança de Lotação/Atuação de um posto de trabalho, previamente acordada entre Sistema de Trabalho de Origem e Sistema de Trabalho de Destino, com ciência do Chefe de Setor de Origem, Chefe de Setor de Destino e Fiscal do Contrato;
  • Disponibilidade: ato de colocar um posto de trabalho em disponibilidade, mediante a identificação do requisitante, com anuência do Ordenador de Despesas, e ciência do Chefe de Setor e Fiscal do Contrato.
• Setor: setor do requisitante;
• Requisitante: responsável pela solicitação;
• Justificativa: texto com a justificativa da solicitação;
• Colaborador: quem está sendo substituído, transferido ou desligado. Após informado, serão mostrados os campos: Cargo, área de Lotação e Atuação;
• Último Dia: último dia de trabalho de quem está sendo substituído, transferido ou desligado;
• Cargo: perfil/cargo do colaborador que deve preencher a vaga.
  • OBSS.: a lista de possíveis cargos deve estar cadastrado previamente no Contrato, ABA Colaboradores;

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• Anexo: possibilidade de anexar algum documento. Geralmente utilizado nas solicitações de Acréscimo para o Perfil Profissional;
• Obs: campo para observação;
• Cancelamento: preenchido com a justificativa do cancelamento;
• Resp. Setor Origem: chefe do Setor Requisitante;
• Resp. Setor Destino: chefe do Setor de Destino, preenchido somente quando TRANSFERÊNCIA;
• Fiscal do Contrato: fiscal técnico;
• Coordenador/Diretor: responsável pela validação de ACRÉSCIMO de Posto de Trabalho;
• Ordenador de Despesas: responsável pela aprovação de ACRÉSCIMO ou DISPONIBILIDADE.

Finalizando o Cadastro da Solicitação

Após a gravação (F10)

• Se o usuário conectado for o Requisitante, deve utilizar o botão < COMUNICAR -> Enviar Email >, ou, clicar na caixa de seleção [ Ass. ] do lado direito do seu nome. O sistema passa a Situação para Requisitado, preenche os campos de assinatura do Requisitante e envia email para o Chefe de Setor de Origem.
• Para os demais usuários, clicar no botão < CADASTRADO -> Enviar E-mail >, o sistema altera a Situação para Fechado, e dispara e-mail para o Responsável Requisitante.

Demais Assinaturas

• Situação FECHADO: o Requisitante confere as informações, verifica se os Autorizadores estão selecionados, e clica no botão < COMUNICAR -> Enviar E-mail >, ou, clica na caixa de seleção [ Ass. ] do lado direito do seu nome. Automaticamente o sistema passa a Situação para Requisitado, preenche os campos de assinatura do Requisitante e envia e-mail para o Chefe de Setor de Origem;
• Situação REQUISITADO: o Chefe de Setor de Origem utiliza o botão < AUTORIZAR -> Enviar E-mail >, ou, clica na caixa de seleção [ Ass. ] do lado direito do seu nome. O sistema passa a Situação para Autorizado, preenche os campos de assinatura e envia e-mail para o Chefe do Setor de Destino, quando tipo TRANSFERÊNCIA, ou, para o Fiscal do Contrato, quando ACRÉSCIMO, DISPONIBILIDADE ou SUBSTITUIÇÃO;
• Situação AUTORIZADO:
  • Quando TRANSFERÊNCIA, o Chefe do Setor de Destino utiliza o botão < CIENTE -> Enviar E-mail >, ou, clica na caixa de seleção [ Ass. ] do lado direito do seu nome. O sistema passa a Situação para Ciente Transferência, preenche os campos de assinatura e envia e-mail para o Fiscal do Contrato;
  • Quando SUBSTITUIÇÃO, o Fiscal do Contrato utiliza o botão < CONCLUÍDO >, ou, clica na caixa de seleção [ Ass. ] do lado direito do seu nome. O sistema passa a Situação para Aprovado, preenche os campos de assinatura e envia e-mail para o RH, e-mail cadastrado no parâmetro SENDER_MAIL_RH, para o Administrador do Contrato, bem como para o PREPOSTO, cadastrado na ABA de Contatos do cadastro do Fornecedor (Contratada);
  • Quando ACRÉSCIMO, o Fiscal do Contrato utiliza o botão < CIENTE -> Enviar E-mail >, ou, clica na caixa de seleção [ Ass. ] do lado direito do seu nome. O sistema passa a Situação para Ciente Fiscal, preenche os campos de assinatura e envia e-mail para o Coordenador/Diretor;
  • Quando DISPONIBILIDADE, o Fiscal do Contrato utiliza o botão < CIENTE -> Enviar E-mail >, ou, clica na caixa de seleção [ Ass. ] do lado direito do seu nome. O sistema passa a Situação para Ciente Fiscal, preenche os campos de assinatura e envia e-mail para o Ordenador de Despesas.

• Situação CIENTE TRANSFERÊNCIA: o Fiscal do Contrato utiliza o botão < CIENTE -> Enviar Email >, ou, clica na caixa de seleção [ Ass. ] do lado direito do seu nome. O sistema passa a Situação para Ciente Fiscal, preenche os campos de assinatura e envia e-mail para o Administrador do Contrato.

• Situação CIENTE FISCAL:
  • Quando ACRÉSCIMO, o Coordenador/Diretor utiliza o botão < CIENTE -> Enviar E-mail >, ou, clica na caixa de seleção [ Ass. ] do lado direito do seu nome. O sistema passa a Situação para Ciente Coordenador, preenche os campos de assinatura e envia e-mail para o Fiscal do Ordenador de Despesas;
  • Quando DISPONIBILIDADE, o Ordenador de Despesas utiliza o botão < APROVAR -> Enviar E-mail >, ou, clica na caixa de seleção [ Ass. ] do lado direito do seu nome. O sistema passa a Situação para Aprovado, preenche os campos de assinatura e envia e-mail para o RH, e-mail cadastrado no parâmetro SENDER_MAIL_RH, para o Administrador do Contrato, bem como para o PREPOSTO, cadastrado na ABA de Contatos do cadastro do Fornecedor (Contratada).

• Situação CIENTE COORDENADOR: o Ordenador de Despesas utiliza o botão < APROVAR -> Enviar E-mail >, ou, clica na caixa de seleção [ Ass. ] do lado direito do seu nome. O sistema passa a Situação para Aprovado, preenche os campos de assinatura e envia e-mail para o RH, e-mail cadastrado no parâmetro SENDER_MAIL_RH, para o Administrador do Contrato, bem como para o PREPOSTO, cadastrado na ABA de Contatos do cadastro do Fornecedor (Contratada).

Formulário de Autorização de Alteração de Posto de Trabalho

Após aprovação da Alteração, o sistema envia e-mail para o RH e preposto do contrato com o link para o Formulário FOR-Surrs-040 – Revisão 00 – Maio/2016. Pela tela, pode ser Visualizado pelo botão < Visualizar >.

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Cancelando uma Solicitação

Enquanto a Situação estiver ABERTO ou FECHADO, os usuários do tipo Requisitante, Chefe do Setor de Origem, Administrador de Sistema ou Gestor do Sistema pode alterar a situação para CANCELADO.
Quando a Situação for REQUISITADO, somente o Requisitante ou Chefe do Setor de Origem pode CANCELAR. Para a efetivação do Cancelamento, deve ser preenchido o campo “Cancelamento” com a justificativa.

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Após o preenchimento do campo Justificativa do Cancelamento, deve ser SALVO (F10) para o cancelamento ser efetuado.

Desfazendo um Cancelamento

Os usuários do tipo Requisitante, Chefe do Setor de Origem, Administrador de Sistema ou Gestor do Sistema pode alterar a situação de CANCELADO para ABERTO, retornando o comunicado para a fase de cadastramento.

Cadastro dos Atores envolvidos no processo

Requisitante, Chefe do Setor de Origem, Chefe do Setor de Destino, Coordenador/Diretor e Ordenador de Despesas são previamente cadastrados na tela 8.9.1.3.1 – Autorizações (GS2420). Abaixo, o código do perfil de cada autorizador:

• 4 - Chefe de Setor => Requisitante, Chefe do Setor de Origem e Chefe do Setor de Destino;
• 16 – Coordenador/Diretor;
• 3 – Ordenador de Despesas.

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• 15 – Gestor de Sistema – pode intervir com alguma alteração, ou até mesmo o cancelamento da solicitação;
• 14 – Administrador – Informática – funcionário da área de informática que pode ser acionado para alguma manutenção/ajuste dos dados na tela dependendo da fase que se encontra a solicitação;
• 2 – Funcionários – cadastro dos Administradores de Contratos.

No caso dos Fiscais de Contratos, os mesmos são NOMEADOS em PORTARIA, através da tela 8.9.1.2.3 - Relacionamento com Fornecedores (CN2010), ABA Portarias.

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O cadastro do Preposto do Contrato deve ser feito na ABA Contatos da tela 1.1.1.1 – Proprietários (LO2090)

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Parâmetros Utilizados

E-mail do módulo de contratos.

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E-mail do recursos humanos.

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