8.9.1.2.3 - Relacionamento com Fornecedores (CN2010)

Barra de Tarefas do SGI

Para ter acesso às informações referentes às funcionalidades da tela, clicar em Introdução ao SGI.

Introdução

A tela 8.9.1.2.3 - Relacionamento com Fornecedores (CN2010), serve para realizar o cadastramento de Contratos Administrativos, Processos Ordinários, Atas e Convênios.

Para eventuais ajustes, como alteração dos itens, a situação do contrato deve ser alterada para ABERTO.

Acesso

Acesse a tela de 8.9.1.2.3 - Relacionamento com Fornecedores (CN2010) utilizando o caminho indicado na Imagem 1.

Imagem 1

ABA Contrato

Imagem 2

Dados de Identificação

-Tipo: tipo de Contrato, pode ser Ata de Registro de Preços, Contrato Administrativo, Processo Ordinário ou Convênio;

-Número/Ano do Contrato: número e ano do contrato, ao cadastrar um novo, se deixar em branco, o sistema gera o número automaticamente;

-Situação: situação do Contrato no sistema, pode ser:

• Aberto: em fase de cadastramento;
• Ativo: contrato já cadastrado e pronto para ser utilizado;
• Inativo: contrato vencido, a data da vigência expirou;
• Garantia: utilizado quando o prazo de vigência do Contrato expirou, porém, os itens ainda estão em período de garantia;
• Rescindido: contrato rescindido;
• Aditado: deve ser utilizado quando houver Alteração Contratual (Termo Aditivo, Apostilamento ou Termo de Rescisão).

-Contrato de: tipo de opção que se encaixa o Contrato:;

• Almoxarifado;
• Veículos;
• Material/Serviços Diversos;
• Cronotacógrafo;
• Terceirização.

-Contratada: resumo da ABA Contratadas, com o nome e CNPJ da empresa contratada, e quando tiver mais de uma, como nos nos casos de ATA, é mostrado a seguinte frase: “EXISTEM MAIS DE UMA EMPRESA CONTRATADA PARA ESSE CONTRATO”;

-Requisição: número, ano e data da Requisição de Compra que deu origem ao Contrato/ATA;

-SEE: número e data da Solicitação de Emissão de Empenho que deu origem ao Contrato. A existência de SEE e respectiva(s) Nota(s) de Empenho para Contratos de “Serviços Diversos/Veículos” digitadas no SGI, permitirá a inclusão dos itens do Contrato de forma automática quando acionado o botão < Itens >;

-Processo: número interno do processo administrativo ou NUP (Número Único de Protocolo);

-Modalidade: tipo de modalidade de licitação utilizada para contratação:

• Registro de Preços;
• Pregão Eletrônico;
• Pregão Presencial;
• Dispensa de Licitação ou Inexigibilidade;
• Convite;
• Tomada de Preços;
• Concorrência.

-Número/Ano: número e ano da modalidade de licitação;

-Plano Interno: número do plano interno;

-Nº Fonte: número da fonte de recurso;

-Objeto: objeto da contratação;

-Botão Itens: acesso a tela de itens do contrato;

-Botão Alterações Contratuais: acesso a tela de alterações contratuais (Termos Aditivos, Apostilamento...);

Quadro Valores

-Global: valor total da contratação assinado no contrato que deve ser pago à contratada;

Habilitado para edição quando contrato/ATA não tiver sido gerado pelo Compras/processo licitatório, ou nos casos de Contrato Administrativo gerado a partir de uma ATA.

-Mensal: valor mensal contratado, se o valor for estimado, deixar em branco;

-Cronograma: número do cronograma no SIASG, se houver;

Quadro Prazos

-Vigência: data de início e de término da vigência do Contrato;

-Prorrogável por: período permitido para prorrogação do Contrato de acordo com frequência indicada (dia, mês ou ano), esta informação permitirá controlar a data máxima para prorrogação do prazo na tela de Alterações Contratuais;

-Execução/Entrega: quantidade de dias para execução do serviço;

-Aviso de Término: quantidade de dias para o encerramento do Contrato que o sistema deve enviar e-mail de aviso de termino da Vigência para o Administrador do Contrato, Fiscais e Coadministradores;

-Suspende: quando marcado, conforme opção, suspende o aviso ou reaviso (deve ser marcado somente após recebimento de e-mail no prazo informado na opção Prazo Aviso de Término.

Quadro Garantia de Execução

-Prazo: quantidade de dias de garantia;

-Valor: valor da garantia de execução;

-Tipo: tipo de garantia:

• Caução em Dinheiro;
• Títulos da Dívida Pública;
• Seguro Garantia;
• Fiança Bancária.

-Descrição: detalhamento/complemento da informação relacionada ao tipo de garantia;

Dados de Gerenciamento/Assinatura

-Administrador do Contrato: matrícula e nome do funcionário de Contratos que será responsável pelo Contrato no sistema;

-Data de Assinatura: data em que o Contrato foi assinado;

-Data da Publicação: data em que o Contrato foi publicado no Diário Oficial;

-Assinante 1 e 2: matrícula e nome dos responsáveis pela assinatura do Contrato;

 A lista de assinantes é formada por funcionários com Perfil (79 - Assinante designado por Portaria). 
 Para os estados do Rio Grande do Sul e Goiás juntam-se a lista também os funcionários do Rio de Janeiro (IN - Xerém) com esse perfil.

Botão Itens

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Ao clicar no botão < Itens >, será aberto a tela de itens do Contrato de acordo com o Tipo de Contrato (veículos, almoxarifado, terceirização ou materiais/serviços diversos).
O sistema traz automaticamente os itens nos casos que o Contrato for gerado a partir do Processo Licitatório, ou se houver uma SEE Original vinculada ao contrato com o Empenho já cadastrado, nesses casos basta complementar as informações dos itens, caso contrário, deverá ser cadastrado manualmente os itens para o Contrato.

Seguem os três tipos de telas de itens:

ITENS de Almoxarifado

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Utilizar a barra de rolagem para visualizar os demais campos.

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-Req. Compra: código da requisição de compra que originou o processo;

-Item: ordem numérica que o objeto(item) contratado se apresenta na Homologação da Licitação;

-Cod./Material: o material deve estar cadastrado no catálogo de materiais do Almoxarifado, inserir o mesmo através da digitação de seu código numérico (que deve ser obtido na requisição de compras);

-Unidade: mostra a unidade de medida do material (litro, caixa, unidade...);

-Código: código do fornecedor, não necessita ser preenchido, preencher apenas o CNPJ;

-CNPJ Fornecedor: CNPJ da empresa Contratada que irá fornecer o item em questão;

-Nome Fornecedor: com o preenchimento do CNPJ, o nome do fornecedor é preenchido automaticamente conforme cadastro do mesmo na tela de Proprietário;

-Qtde: informar a quantidade que foi homologada na Licitação;

-Valor Total: informar o valor total do item. Após inserir todos os itens o somatório dos itens deve ser igual ao valor total da Ata/Contrato;

-Vl. Unit.: valor unitário do item, calculado automaticamente, utiliza-se 4 (quatro) casas após a vírgula igual ao valor unitário no certame licitatório;

-Pendente: quantidade de material empenhado, o qual ainda não foi realizada a entrega ou entrada definitiva no almoxarifado;

-Saldo: informa o saldo disponível a ser empenhado para o item em questão;

-%: informa o percentual utilizado (quando atingir 70% será avisado ao responsável pelo almoxarifado para realizar uma nova requisição de compras, o que dará início a um novo procedimento licitatório de contratação);

-Canc.: quando marcado, indica que o Material está Cancelado;

-Grupo de Despesa: preenchido automaticamente através do código do material, conforme cadastro no Módulo Almoxarifado;


-OBS: O preenchimento desta tela deve ser realizado com a tecla TAB, indicando qual o próximo campo a ser preenchido.

ITENS de Veículos

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ABA Itens:

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Deve ser complementado as informações: Tipo do Item, Controle de Saldo, além de vincular os Grupos de Contratos por item na ABA Veículos.
Para cada item do Contrato de Veículos, na ABA Veículos, devem ser vinculados os Veículos que poderão consumir o item.

-Seq.: sequência numérica que o objeto (item) contratado se apresenta na Licitação;

-Item: código e descrição do item contratado, previamente cadastrado na tela de 8.12.1.1.1 Materiais e Serviços (CN2120);

-[ ... ]: botão com o complemento do item;

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-Tipo Item: define qual o tipo do item e como ele funciona dentro do módulo de Transportes/Contratos, pode ser: Combustível, Lavagem, Lubrificação, Óleo Lubrificante, Filtro de Óleo, Filtro de Ar, Filtro de Combustível, Filtro de Água, Serviço Manutenção, Peça Manutenção, Filtro Manutenção, Óleo Lub-Fluído Manutenção, Taxa Administrativa;

-Fornecedor: empresa Contratada que irá fornecer o item em questão;

-Unidade: mostra a unidade de medida do material (litro, caixa, unidade...);

-Controle Saldo : marcar a opção que indica como o saldo do item será controlado, onde o Q representa quantidade e o V valor; -Tipo: Tipo de Controle quantitativo do item:

• Unidade;
• Mês;
• Hora.

-Vl. Unitário: valor unitário do item;

-Quant.: quantidade contratada, que foi homologada na Licitação;

-Taxa: pode ser dois tipos:

• Taxa Administrativa - será calculado sobre o total do serviço e adicionado no Boletim de Medição;
• Taxa de Desconto - desconto sobre o total do item dado pela contratada.

-Total: valor total contratado do item;

-Botão < + >: botão de atalho para tela de Alterações Contratuais. Quando a cor do botão for VERDE, indica que o item possui Alterações Contratuais cadastradas;


ABA Veículos:

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• Quadro Tipo de Item: deve ser selecionado uma das opções de vinculo:
  • Por veículo: nesse caso no Quadro Veículos deve ser adicionado manualmente os veículos;
  • Por Grupo: nesse caso na lista ao lado deve ser selecionado o Grupo de Contrato em questão e clicado no botão < Adicionar este Grupo >, ou se o item for para todos os veículos da frota, escolha a opção Todos.

• Exemplos:
  • Item 2 - GASOLINA – Tipo Combustível -> Grupos: (Motor Gasolina e Motor Gasolina/Álcool);
  • Item 3 - ETANOL (ÁLCOOL COMBUSTÍVEL) – Tipo Combustível -> Grupo: (Motor Gasolina/Álcool);
  • Item 4 - DIESEL – Tipo Combustível -> Grupo: (Motor Diesel);
  • Item 5 - ÓLEO LUBRIFICANTE – Tipo Óleo Lubrificante -> (Todos os Veículos);
  • Item 6 - LAVAGEM DE VEÍCULOS – Tipo Lavagem -> (Todos os Veículos);

ITENS de Materiais/Serviços Diversos /Terceirização

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Atenção para as informações de Controle de Saldo. Para os Contratos do tipo Terceirização com item do tipo Serviço, através do botão do lado direito do campo Qtde, pode ser cadastrado os Postos de Trabalho/Cargo que compõem o item.

Campos da tela:

• Seq.: sequência numérica que o objeto (item) contratado se apresenta na Licitação;
• Item: código e descrição do item contratado, previamente cadastrado na tela de 8.12.1.1.1 Materiais e Serviços (CN2120);
• [ ... ]: botão com o complemento do item;

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• Fornecedor: empresa Contratada que irá fornecer o item em questão;
• Unidade: mostra a unidade de medida do material (litro, caixa, unidade...);
• Controle Saldo : marcar a opção que indica como o saldo do item será controlado, onde o Q representa quantidade e o V valor;
• Tipo: Tipo de Controle quantitativo do item:
  • Unidade;
  • Mês;
  • Hora.

• Qtde.: quantidade contratada, que foi homologada na Licitação;
• Botão Postos de Trabalho (ícone Lápis): Detalhamento do Item de Serviço Terceirizado;

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• Vl. Unit.: valor unitário do item;
• Desc.%: taxa de desconto sobre o total do item dado pela contratada;
• Total: valor total contratado do item;
• Botão [ + ]: botão de atalho para tela de Alterações Contratuais. Quando a cor do botão for VERDE, indica que o item possui Alterações Contratuais cadastradas;

Botão Alterações Contratuais

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Para o cadastramento de Alterações Contratuais a situação do contrato deve ser alterada para ADITADO, utilize o botão < Alterações Contratuais > da tela Relacionamento com Fornecedores - ABA Contrato.

Os tipos de alterações podem ser:

• Termo Aditivo;
• Apostilamento;
• Termo de Rescisão.

Os tipos de ação podem ser:

• Acréscimo;
• Supressão;
• Novo Saldo;
• Outro.

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-Contrato – Número/Ano: número / ano do contrato em questão;

-Situação Contrato: deve ser Aditado;

-Prorrogável até: data máxima para prorrogação do contrato, de acordo com o prazo informado no contrato;

-Tipo Alteração: tipo de alteração contratual, pode ser Termo Aditivo, Apostilamento ou Termo de Rescisão;

-Número/Ano: número e ano da alteração, se o número não for informado, o sistema gera automaticamente de acordo com o ano informado;

-Sequência: número da sequência do tipo de alteração no Contrato (primeiro, segundo, terceiro);

-Situação Termo: indica a situação da Alteração Contratual para o contrato;

• Aberto: em fase de cadastramento, não considerado pelo contrato;
• Ativo:cadastrada e pronta para ser utilizado no SGI, os valores serão considerados nas rotinas de Saldo;
• Inativo: alteração não utilizada pelo contrato;

-Modelo Minuta: modelo de minuta; serão listados os modelos de minuta cadastrados para o tipo de modelo Termo Aditivo com o cadastro ativo e vigente na data de vigência inicial da alteração contratual; o cadastro do modelo de minuta é realizado na opção do SGI 8.9.1.1.6 - Modelos de Minutas (CN2170) ;

-Objeto: detalhamento da alteração contratual;

-Data Vigência Inicial: data de início da vigência da Alteração Contratual;

-Data Vigência Final: data de término da vigência da Alteração Contratual;

-Prazo de Execução: prazo de execução/término do serviço;

-Reajuste: percentual de reajuste para o contrato, ao adicionar os itens na ABA Contratada(s) e Itens, o sistema aplica o percentual no valor unitário vigente, de acordo com o tipo de ação (Acréscimo ou Supressão), podendo ser ajustado manualmente;

-Valor Global: valor total da alteração contratual, será acrescido ao valor Global Contratado;

-Valor Mensal: deve ser preenchido quando o valor mensal do contrato for fixo, nos casos de valor estimado deixar em branco;

-Data de Assinatura: data em que a alteração foi assinada;

-Data da Publicação: data em que o Termo Aditivo foi publicado no Diário Oficial;

-Assinante 1 e 2: matrícula e nome dos responsáveis pela assinatura do Termo Aditivo;

Quadro Garantia

Prazo: quantidade de dias de garantia;

Execução: valor da Garantia de Execução;

Tipo: modalidade de garantia contratual;

Detalhamento: detalhamento/complemento da informação relacionada ao tipo de garantia.

• Quadro Tipo de Ação
  • Acréscimo: acrescentar Quantidade ou Valor aos Itens, aumentando o saldo do período vigente;
  • Supressão: diminuir Quantidade ou Valor aos Itens, reduzindo o saldo do período vigente;
  • Novo Saldo (Desc. Saldo Anterior): prorrogação de prazo com novo valor de despesa para o período, sem considerar o saldo anterior;
  • Outro: quando alteração não tiver impacto financeiro, ou de quantidade contratada. Ex. alteração de endereço;

ABA Contratada(s) e Itens

Acréscimo de 15.000 selos sem alteração de valor unitário, contrato de Material/Serviços Diversos.

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Obs.: O somatório do total dos itens deve ser exatamente o mesmo valor Global informado na ABA Alterações Contratuais.

Prorrogação de um Contrato de Veículos com alteração da Taxa de Desconto de 0,01% para 0,65%.

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Cadastrar os dados da Contratada, Representante Legal e os itens com suas respectivas alterações.
Para o cadastro dos itens, pode ser utilizado o botão < Importar itens do Contrato... >.

-Seq.: número de Item da Licitação;

-Item: código/descrição do item;

-Qtde: quantidade Contratada até a vigência inicial do Termo em questão;

-Valor: valor Unitário Contratado até a vigência inicial do Termo em questão;

-Taxa %: percentual de Desconto ou Taxa Administrativa até a vigência inicial do Termo em questão;

-Saldo Qtde: saldo do item até a vigência inicial do Termo em questão;

-Qtde.: quantidade Aditada, preencher somente se o Termo prever alteração na quantidade contratada, ou, se for Novo Saldo.

-Novo Saldo: novo Saldo de QTDE do item. Saldo anterior mais ou menos a quantidade aditada;

-Valor: valor Unitário, deve ser sempre informado, mesmo quando não houver alteração de valor do item;

-Taxa %: sempre que o item tiver Taxa, deve ser informado, mesmo quando não houver alteração;

-Retroativo: valor Total Retroativo a ser considerado no Valor Global, geralmente alguma alteração anterior ao período inicial do termo;

-Total: valor total para acréscimo ou supressão do item.

-Botão <Quadro Analítico>: formulário em PDF com os detalhes da Alteração Contratual.

Formulário CN3215 - Quadro Analítico de Alteração Contratual

OBS: Para finalizar o cadastro da Alteração Contratual, a situação deve ser alterada para “Ativo”.

Excluindo uma Alteração Contratual

Para se excluir uma alteração contratual, primeiro tem que ser excluído os dados da ABA [Contratada(s) e itens].

1. Altere a situação da Alteração Contratual para ABERTO;
2. Clique na ABA [Contratada e itens], clique no item a ser excluído, e clique no X da barra de tarefas do SGI para excluir o item e SALVE (F10). (Faça isso para todos os itens);
3. Clique no CNPJ da contratada, e clique no X da barra de tarefas do SGI para excluir; Não SALVE!
4. Clique na ABA [Alterações Contratuais] e SALVE (F10);
5. Por fim, clique no X da barra de tarefas do SGI para excluir a Alteração Contratual, após alteração ser excluída, SALVE (F10)!
6. Fim.

Botão Visualizar Minuta (Revisão)

Para os contratos gerados a partir da Requisição de Compra/Processo Licitatório, permite visualizar a Minuta de Contrato/Ata com as macros substituídas virtualmente.

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Botão Gerar Minuta Contratual

Para os contratos gerados a partir da Requisição de Compra/Processo Licitatório, substitui as Macros da Minuta, gerando uma versão definitiva do Contrato/ATA e insere o PDF na ABA Anexos.

Botão Desfazer Minuta Contratual

Visualizado nos contratos que tiveram a Geração do Contrato executada, retorna a minuta para fase de alteração do conteúdo das macros. Habilitado somente para o Gestor de Contratos, perfil 15 e para os contratos com situação “ABERTO” que não possuam Alterações Contratuais cadastradas.

Botão Visualizar Contrato/ATA

Visualizar a minuta contratual definitiva, com as macros substituídas, para os contratos gerados a partir da Requisição de Compra/Processo Licitatório.

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Botão Gerar Código Minuta SEI

Com a finalidade de diminuir a tramitação de documentos físicos, o Inmetro passou a utilizar o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), trata-se também de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, tendo como principais características a libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real. Habilitado para os contratos gerados a partir da Requisição de Compra/Processo Licitatório, nesse caso o sistema abre uma tela com a Minuta formatada no padrão SEI, possibilitando a cópia do texto, botão < Copiar Texto para Área de Transferência > e por fim, a sua utilização no local específico do portal SEI de acordo com o Número Único de Processo (NUP) específico.

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Botão Visualizar Resumo

Visualizar formulário CN3110 com resumo das informações do Contrato/Ata.

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Botão Visualizar Quadro Analítico

Visualizar formulário CN3200 com quadro analítico dos itens contratados.

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Botão Visualizar Requisição de Compra

Para os contratos gerados a partir da Requisição de Compra/Processo Licitatório, visualiza o formulário GC3010 - Requisição de Compra.

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Botão Visualizar Itens da Requisição

Para os contratos gerados a partir da Requisição de Compra/Processo Licitatório, visualiza o formulário GC3050 – Especificação dos Itens.

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Botão Visualizar Termo de Referência

Para os contratos gerados a partir da Requisição de Compra/Processo Licitatório, visualiza o formulário GC3015 – Termo de Referência.

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Botão Visualizar Enquadramento da Despesa

Para os contratos gerados a partir da Requisição de Compra/Processo Licitatório, visualiza o formulário GC3040 – Enquadramento da Despesa.

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Botão Desfazer Contratação

Cancela a Contratação e retorna o certame para o setor de compras, com possibilidade de alteração do Vencedor e nova geração de contrato.

Habilitado somente se o contrato tiver sido gerado a partir de Requisição de Compra/Processo Licitatório, com situação “Aberto” e não tiver sido gerado minuta contratual, nos casos em que o botão <Gerar Minuta Contratual> estiver habilitado.

Não será permitido Desfazer Contratação se existirem Notas de Empenho PAGAS.

ABA Contratadas

Esta Aba contém as informações da(s) Contratada(s), Representantes Legais e Contas Bancárias.

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Quando acontecer de alguma conta bancária ser substituída, deve ser marcado a caixa de seleção INATIVA? e cadastrado uma nova conta na linha a baixo.

No Quadro Representantes Legais, utilize a barra de rolagem para visualizar os demais campos.

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Quadro Contratadas

-CNPJ: número do Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica;

-Contratada: razão social da contratada;

-Código: código do cadastro no SGI da contratada;

-Val. CNDT: data da validade da Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;

-Contato: nome do contato geral;

-Telefone: número do telefone;

-E-mail: endereço de e-mail;

-Botão Gerar Contrato: gera um Contrato Administrativo com os principais dados da ATA;

Habilitado para as ATAS que não possuam vinculo com Compras/processo licitatório, ou nos casos em que a ATA foi gerada pelo Compras/processo licitatório com previsão de geração do Contrato Administrativo a partir da ATA, tendo sido cadastrado a Minuta de Contrato no processo licitatório.

OBS: Se a ATA tiver sido gerada pelo processo licitatório e não existir a Minuta de Contrato cadastrada no processo licitatório, o botão <Gerar Contrato> não será habilitado.

-Botão Novo Fornecedor: abre a tela de cadastro de 1.1.1.1 – Proprietários (LO2090)

Quadro Representantes Legais

-Nome: nome do representante legal;

-Tipo: tipo do contato (Representante Legal ou Preposto);

-CPF: número do cadastro de pessoa física;

-Identidade: número do RG;

-Órgão: nome do órgão emissor do RG;

-Cargo: cargo do representante legal;

-Profissão: nome da profissão;

-Nacionalidade: nacionalidade do representante legal;

-Estado Civil: estado civil do representante legal;

-CEP: número do cadastro de endereço postal do representante legal;

-Tipo: tipo de logradouro;

-Logradouro: nome do logradouro;

-Número: número do endereço;

-Complemento: complemento do endereço (Casa, Apto, Prédio...)

-Bairro: nome do bairro;

-Município: nome do município;

-UF: sigla do estado do endereço do representante legal;

Quadro Dados Bancários

-Banco: código e nome do banco para depósito de pagamento;

-Agência: número da agência bancária;

-Conta: número da conta bancária;

• 'Inativa?: quando marcado, indica que a Conta Bancária esta INATIVA;
• Inativada em: data de inativação da conta bancária da contratada no SGI;

ABA Colaboradores

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Na ABA Colaboradores, para cada Cargo/Perfil vinculado ao item do contrato, deve ser informado as quantidades aditadas no período Vigente. No rodapé ficam os totalizadores com o Total de Postos Preenchidos e Quantidade de postos Vagos.
Os Postos/Cargos são cadastrados junto aos itens do contrato, sendo necessário informar as quantidades contratadas por Cargo/Posto de Trabalho.

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Habilitada para os Contratos do tipo Terceirização, a ABA traz os Funcionários cadastrados no R.H, na tela 8.4.1.1.1.1 - Funcionários (LO2055), vinculados ao contrato e separados por Cargo/Perfil.

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O Contrato ao ser gerado a partir de um Processo Licitatório do módulo de 8.12 - Compras, carrega as informações cadastradas na ABA Avaliação da Requisição de Compras.

ABA Avaliação

A tela permite o cadastramento de Indicadores e Critérios de Avaliação de Serviços do Contrato, podendo ser utilizado na tela de Boletim de Medição, mas somente para os Contratos do tipo Terceirização, conforme demonstrado em Indicadores de Avaliação de Serviços - ABA Avaliação

ABA Carona

Disponível para contratação do tipo ATA de Registro de Preços. Os usuários com Perfil (Funcionários, Administrador de Sistemas ou Gestor de Sistemas do Módulo de Contratos), podem cadastrar órgãos participantes, informando os itens da Ata desejados e a quantidade de cada item, respeitando a quantidade máxima permitida de carona por item de até 5 (cinco) vezes a quantidade contratada do item.
A lista dos participantes e quantidade de itens para carona pode ser visualizada na forma de PDF através do botão < Visualizar Caronas >.

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Visualização do Formulário CN3220 (QUANTITATIVOS E VALORES DE CARONAS)

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ABA Regionais

Serve para vincular as Regionais de Cobertura do Contrato.

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Utilize os botões < Adicionar > do Quadro Regionais Disponíveis, ou < Remover > do Quadro Regionais Vinculadas.

ABA Portarias

ABA para cadastro e consulta de Portarias de Nomeação ou Revogação de Fiscais/Membros/Gestores/Comissões de acompanhamento do Contrato.

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Dados de Identificação

-Portaria: número e data da portaria, deixando em branco o sistema gera automaticamente;

-Tipo: tipo de portaria, define o texto do documento, modelos cadastrados na tela 8.9.1.1.2 - Modelos de Portarias de Contratos (CN2080);

-Portaria Revogada: quando tipo incluir REVOGAÇÃO, deve ser informado qual portaria esta sendo Revogada;

-Assinante1: assinante da portaria, previamente cadastrado na tela 8.9.1.1.3 - Assinantes para Documentos de Contratos (CN 2090);

-Assinante2: segundo assinante da portaria, não obrigatório, para situações que haja necessidade de dois assinantes, previamente cadastrado na tela 8.9.1.1.3 - Assinantes para Documentos de Contratos (CN 2090);

-Botão Enviar E-mail: indica o final do cadastramento da portaria e dispara um e-mail para o assinante, avisando-o que existe uma Portaria para Assinar;

A portaria só aparece na tela de Assinatura em Lote para Documentos - CN2100 se o contrato estiver com situação "Ativo" ou "Aditado".

Quadro Atribuição de Fiscais

-Selecionar os servidores que estão sendo nomeados e a sua atribuição: -Fiscal; -Fiscal Substituto; -Presidente; -Membro; -Gestor.

Quando houver revogação, ao clicar no quadro Atribuição de Fiscais, o sistema busca os servidores nomeados na portaria indicada no campo Portaria Revogada, os que não estão sendo revogados, devem ser excluídos.
OBS: Os servidores devem estar cadastrados no módulo de Recursos Humanos do SGI.

Quadro Resumo

Lista de todos os fiscais nomeados do Contrato, com informações, tais como: matrícula, nome, atribuição e o número/ano da portaria.

Visualização do Formulário CN3040 (PORTARIA DE CONTRATOS)

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ABA Apoio

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Quadro Coadministradores

Cadastro de Funcionários que receberão informações via e-mail sobre Saldo ou Vigência do Contrato, Empenhos gerados para Contratos de Almoxarifado ou de Manutenção de Veículos.

OBS: Não há necessidade de adicionar o Administrador do Contrato ou Fiscais nomeados, pois a rotina envia as informações para todos.

Quadro Autorizadores de Serviços de Contratos de Veículos

Nos casos de Contratos de Veículos com despesas via Autorização (Lavagem, Abastecimento, Manutenção), deve ser cadastrado o(s) Autorizador(es).

ABA Minuta

A Minuta Contratual é gerada no módulo de Compras, tela Processo Licitatório, contém cláusulas importantes celebradas entre a instituição e um fornecedor, visando à execução de um serviço ou venda de produtos/materiais.

Nos casos de Contratos gerados pelo módulo de Compras, o responsável de Contratos pode efetuar ajustes na Minuta se for preciso, mas essas alterações devem ser APROVADAS pelo Ordenador. Vale ressaltar que a Minuta foi analisada e teve um parecer jurídico, portanto qualquer alteração é de responsabilidade do Responsável de Contratos.

Para ajustar a Minuta o responsável de contratos na aba [ Minuta ] deve clicar no botão < Ajustar Minuta >.

Imagem ABA Minuta

Objetivo: objetivo da minuta;

Situação: situação da Minuta Contratual, pode ser:

• Original - sem alterações
• Em Retificação - minuta em fase de ajustes
• Retificada - ajustes efetuados, aguardando aprovação
• Retif. Aprovada - ordenador aprovou os ajustes
• Retif. NÃO Aprovada - ordenador não aprovou os ajustes

Botão Ajustar Minuta: habilita alteração nos campos Título e Texto da Minuta;

Botão Solicitar Aprovação: solicita aprovação das alterações feitas na Minuta para o Ordenador de Despesas;

Botão Aprovar Ajuste: utilizado para aprovar os ajustes efetuados na Minuta;

Item / Subitens: até 4 níveis, devendo iniciar pelo item 0.1, que pode ser SUBTÍTULO ou PREÂMBULO, seguido do item APRESENTAÇÃO. Deve encerrar com o item ENCERRAMENTO;

Título: título do item;

Texto: detalhamento da cláusula;

Botão Cancelar Ajuste: desfaz as alterações feitas na Minuta;

Botão Ajustar Minuta

Permitido somente para o Gestor de Sistema (perfil 15) do módulo de Contratos, podendo ser utilizado quando o contrato estiver com a situação Aberto e com o botão < Visualizar Minuta (Revisão) > habilitado, além da situação da Minuta for Original, Retif. Aprovada ou Retif. NÃO Aprovada.

Se a Situação do Contrato não estiver “ABERTO” ou o Contrato não estiver em revisão, não habilita o Ajuste da Minuta!

Ao ser utilizado, será aberto uma tela para o cadastro da justificativa devendo constar as informações dos itens que serão alterados e respondido duas perguntas de responsabilização, por fim deve ser clicado no botão < Retificar Minuta >, somente se as duas respostas forem SIM que a minuta passará para Em Retificação, permitindo que o Gestor altere os itens, mas atenção, não é permitido a EXCLUSÃO ou a INCLUSÃO de itens, as confirmações e a justificativa serão gravadas na ABA [ Acompanhamento ], além do botão < Gerar Contrato > da primeira ABA ser desabilitado.

Imagem Justificativa Ajuste Minuta

Se o responsável desistir do ajuste, basta clicar em < Cancelar Ajuste >, o sistema desfaz as alterações.

Botão Solicitar Aprovação

Para finalizar os ajustes da Minuta, o responsável deve clicar no botão < Solicitar Aprovação >, o sistema vai abrir uma tela com a seleção do responsável que irá aprovar as alterações, como sugestão é indicado o responsável pela decisão administrativa do processo licitatório, por fim deve ser clicado no botão < Enviar E-mail >. O sistema altera a situação da minuta para "Retificada" e envia e-mail com o assunto Ajuste de Minuta e a Justificativa para o responsável selecionado, bloqueando a edição dos itens da minuta, também adiciona uma observação na ABA [ Acompanhamento ].

Imagem Solicitação de Aprovação de Ajuste de Minuta

Imagem Email de Solicitação de Aprovação de Ajuste de Minuta

Se nenhum item tiver sido alterado ao clicar em < Solicitar Aprovação > o sistema valida e não faz a solicitação!

Botão Aprovar Ajuste

Para Aprovar ou Não os Ajustes efetuados na Minuta Contratual, na ABA [ Minuta ] o Ordenador de Despesas deve clicar no botão < Aprovar Ajuste >, o sistema vai abrir uma tela com a Justificativa e a lista dos itens alterados, podendo utilizar o botão < Visualizar Minuta (Revisão) > para analisar os itens, por fim clicar em um dos botões de decisão < Aprovo as alterações da Minuta > ou < NÃO aprovo as Alterações >.

Imagem Aprovação de Ajuste de Minuta

• Botão Aprovo as alterações da Minuta: o sistema altera a situação da Minuta para Retif. Aprovada, habilita o botão < Gerar Contrato >, adiciona uma observação na ABA [ Acompanhamento ] e envia e-mail para o responsável pela alteração informando que as alterações na minuta foram aprovadas.

Imagem E-mail de Aprovação de Ajuste de Minuta

• Botão NÃO aprovo as Alterações: o sistema habilita o botão < Cancelar Ajuste >, adiciona uma observação na ABA [ Acompanhamento ] e envia e-mail para o responsável pela alteração informando que as alterações não foram aprovadas e que para continuar com o processo será necessário desfazer o ajuste da minuta ou solicitar novo ajuste.

Imagem E-mail de Aprovação de Ajuste de Minuta

Botão Cancelar Ajuste

Habilitado para Responsável de Contratos (perfil 15) quando a Situação da Minuta estiver “Em Retificação” ou “Retif. NÃO Aprovada“. Ao utilizar essa opção o sistema pede uma confirmação, se o responsável confirmar o CANCELAMENTO do ajuste da Minuta, o sistema desfaz as alterações.

ABA Anexos

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Quadro Anexos Externos

Pode ser anexado documentos importantes para o processo.

Quadro Anexos Internos

Possibilidade de visualizar os Anexos gerados automaticamente pelo Contrato. Ex. Portarias de Nomeação e Minuta Contratual.

Quadro Requisição de Compra/Processo Licitatório

Possibilidade de visualizar os Anexos do Certame inicial do processo de compra, da Requisição de Compra e Processo Licitatório. Ex. Termo de referência, Enquadramento da Despesa, Edital...).

ABA Acompanhamento

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Quadro Histórico

Permite o cadastramento de informações administrativas relevantes para o acompanhamento do contrato durante a sua vigência, para os Fiscais, permite marcar a caixa de seleção Boletim a direita, nesses casos as mensagens podem ser utilizadas no Boletim de Medição, de acordo com a data da Ocorrência e o período de Avaliação do Boletim.

Quadro Notificações

Lista dos Comunicados/Notificações enviados para a empresa, cadastrados na tela 8.9.1.2.8 Notificações Contratuais (CN2160), permite a visualização do documento através do botão a direita com o ícone da Lupa.

• Abaixo exemplo de uma Carta anexada.

Imagem 18

ABA – Despesas / Boletins

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Quadro Vigência

Lista dos períodos de Vigência do Contrato, vigência inicial contratado mais os Termos de Prorrogação, Total contratado, Total utilizado e o Saldo do período.

Quadro Global

Resumo financeiro Global do Contrato, Total Contratado, Total de Boletim de Medição, Total Empenhado e Total Pago.

Quadro Resumo dos Boletins

Lista das Notas Fiscais dos Boletins de Medição de acordo como período do Quadro Vigência selecionado. O primeiro botão abre o PDF CN3090 - BOLETIM DE MEDIÇÃO E ACOMPANHAMENTO DE CONTRATOS, o segundo o ANEXO da Nota Fiscal.

ABA Extrato / Empenhos

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Quadro Notas de Empenho - Original

Lista dos Empenhos Originais vinculados ao Contrato com os campos Data, P.I, Valor Original, Valor Original mais Reforço menos Anulação, Valor Pago e SALDO.

Quadro Notas de Empenho – Reforço/Anulação

Lista de Empenhos de Reforço e Anulação gerados a partir do Empenho Original selecionado no Quadro Notas de Empenho - Original.

Quadro Pagamentos

Lista dos Pagamentos vinculados ao Empenho Original selecionado no Quadro Notas de Empenho - Original.

Regras de negócio

Essa tela possui;

• Campo com o preenchimento obrigatório;

• O período de vigência dos contratos/termos não pode ter interseção, começa sempre no dia seguinte ao termino do período anterior.

Relacionamentos

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