Guia Rápido do Módulo de Contratos

Introdução

Esta Guia tem por finalidade apresentar as principais funcionalidades do módulo de Contratos.

Barra de Tarefas do SGI

Para ter acesso às informações referentes às funcionalidades da tela, clicar em Introdução ao SGI .

Localização no Menu

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Fluxo de Cadastro de Processos

Processo homologado e publicado – Processo Administrativo protocolado no SGI.

• Solicitação de Emissão de Empenho original (SEE);
• Assinatura da SEE;
• Cadastro de Nota de Empenho gerado a partir da SEE (exceto produtos de Almoxarifado);
• Cadastro do Contrato/Termos Aditivos (quando ocorrer informando a SEE original);
• Assinaturas na Portaria (responsável e fiscais);
• Emissão de Boletim de Medição pelo Fiscal para pagamento de cada nota fiscal.

Solicitação de Emissão de Empenho - SEE

A 8.9.1.2.1 - Solicitação de Emissão de Empenho (CN2110), contém informações necessárias para a emissão do empenho, ou seja, dados financeiros, dados da vencedora do certame e do Representante Legal.
Antes de começar a preencher a SEE, é necessário que existam alguns cadastros no SGI:

• protocolo do processo/NUP, que deve ser do tipo Administrativo (7.1.1 - Protocolo (PR2010));
• Fornecedor (1.1.1.1 – Proprietários (LO2090));
• Itens de Material/Serviços Diversos ( 8.9.1.1.4 - Materiais e Serviços (CN2120)).

Para mais informações sobre SEE, clicar em Solicitação de Emissão de Empenho.

Nota de Empenho - NE

Empenho é o ato praticado pela autoridade competente que cria para o Estado, a obrigação de pagamento pendente, consiste na reserva de DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA para um fim específico.
É formalizado mediante a emissão de um documento denominado “NOTA DE EMPENHO”, pela tela 8.9.1.2.2 - Notas de Empenho (CN2131).
Para mais informações sobre SEE, clicar em Notas de Empenho.

Cadastro de Materiais e Serviços

O Cadastro de ( 8.9.1.1.4 - Materiais e Serviços (CN2120), é próprio de cada órgão delegado, sendo que o mesmo deve manter o cadastro atualizado e, tanto quanto possível, alinhado ao cadastro nacional.
Neste sentido, os materiais devem ser correlacionados às referências do Inmetro, encontrando o material/serviço que melhor se associa, através do quadro Referência Inmetro (Família/Subfamília/Item).
Para mais informações sobre este serviço, clicar em Cadastro de Materiais e Serviços.

Relacionamento com Fornecedores

A tela de 8.9.1.2.3 - Relacionamento com Fornecedores (CN2010), serve para cadastramento de Contratos Administrativos, Processos Ordinários, Atas e Convênios.
Para eventuais ajustes, como alteração dos itens, a situação deve ser alterada para ABERTO.
Para mais informações sobre este serviço, clicar em Relacionamento com Fornecedores.

Assinatura em Lote para Documentos

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A tela 8.9.1.2.7 – Assinatura em Lote para Documentos (CN2100), permite a visualização das pendências de assinatura ou aceite em documentos de Contratos (Ex.:Solicitação de Emissão de Empenho, Portarias, Boletim de Medição) de acordo com o login do usuário.
Para o Administrador de Contratos, permite visualizar os Contratos para o qual ele foi designado e que possuam pendências de assinaturas ou aceites.
Para o Assinante, permite visualizar os documentos ainda não assinados possibilitando a assinatura em lote, para isso deve marcar a caixa de seleção a esquerda do campo Ação Requerida e clicar no botão < Assinar/Aceitar >. Nos casos em que a assinatura ou aceite, exigir analise ou parecer, não é permitido assinatura em lote, devendo ser utilizado o botão < Ver > de desvio para a tela em questão. Ex. Boletim de Medição.

Grupo de Veículos para Contratos

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Na tela 8.9.1.1.1 - Grupo de Veículos para Contratos (CN2050), para o cadastro de um Grupo, basta digitar o nome e selecionar os veículos que pertencerão a este grupo, clicando em Adicionar >>, ou << para Remover. Para finalizar clicar em Salvar (F10).

Sempre verifique primeiro se o grupo já não está cadastrado.

Os grupos são criados pelo setor de Contratos para facilitar o cadastro dos Contratos de Veículos, e com isso, auxiliar no controle de quais viaturas poderão utilizar determinado item do contrato, de acordo com o Grupo de Contrato vinculado no cadastro do Veículo e do Grupo de Contrato vinculado ao item do Contrato.
Quando o setor de transportes cadastrar um veículo ele deve fazer o vínculo do veículo com os Grupos de Contratos, assim o veículo já poderá utilizar os contratos ativos vinculados ao mesmo Grupo de Contrato, tudo de forma automática. Os grupos de Combustível e de Porte sempre devem ser vinculados no cadastro do veículo, conforme os exemplos a seguir:

• Veículos a Gasolina => Motor Gasolina;
• Veículos Bicombustível => Motor Gasolina e Motor Gasolina/Álcool;
• Veículos a Diesel => Motor Diesel
• Veículos Pequenos => Pequeno Porte
• Veículos Médios => Médio Porte
• Veículos Grandes => depende o Grupo (Caminhão Grande Porte, Caminhão Médio Porte...)

Exemplo do cadastro do veículo com os grupos de contratos vinculados na ABA Grupos Contratos.

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OBS: O detalhamento do vínculo de Grupos de Contratos com os Itens do Contrato está no manual de Relacionamento com Fornecedores.

Modelos de Portarias de Contratos

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A Tela de 8.9.1.1.2 - Modelos de Portarias de Contratos (CN2080), utilizada para o cadastramento de configurações padrão para os textos das portarias de nomeação e revogação dos Fiscais/Membros/Comissão dos Contratos.
As informações básicas, necessárias para o cadastramento que serão visualizadas na impressão da portaria são:

• Tipo da Portaria: informar qual o tipo de portaria para a qual será criada a configuração;
• Objetivo: informar o objetivo da portaria, pode ser: Nomeação ou Revogação;
• Data Início: data de início da vigência da Configuração;
• Data Fim: data de término da vigência da Configuração, quando vigente não precisa ser preenchida a data;
• Texto Adicional para o Assinante: quando preenchido, complementa o texto referente ao assinante da portaria;
• Artigo Inicial para Nomeação: quando o objetivo da portaria for nomeação, deverá ser preenchido o "INICIO" do artigo onde serão RELACIONADOS os fiscais designados na portaria;
• Artigo Inicial para Revogação: Quando o objetivo da portaria for revogação, deverá ser preenchido o "INICIO" do artigo onde serão RELACIONADOS os fiscais revogados da portaria;
• Artigo(s) Final(is): Incluir neste campo os artigos "FIXOS" que finalizam a portaria.

Visualização do Formulário CN3045 (MODELO DE PORTARIA)

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Quando utilizado na tela de Relacionamento com Fornecedores, ABA Portarias, o sistema preenche os dados com os dados dos funcionários nomeados e revogados, do assinante e da instituição.

Assinantes para Documentos de Contratos

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A tela 8.9.1.1.3 - Assinantes para Documentos de Contratos (CN 2090), será usada para configurar a abertura da portaria conforme assinante indicado na mesma.
Os principais campos da tela são os seguintes:

• Assinante: servidor responsável pela assinatura de um determinado documento, pode ser para designar os fiscais do Contrato, autorização de Cronotacógrafo, SEE, NE ou Decisão Administrativa de uma Compra;
• Inativo: quando marcado, indica que a assinatura não estará disponível para ser utilizada, sendo apenas visualizado nos documentos que foram criadas no período de vigência da mesma;
• Tipo: tipo de assinatura, para qual objetivo serve o cadastro, pode ser Portaria de Contratos, Autorização de Cronotacógrafo e Outros;
• Data Início: data inicial da configuração do assinante;
• Data Fim: data final da configuração do assinante;
• Encargo: utilizado junto ao nome do assinante;
• Tipo Dcto: tipo de Documento de Nomeação, pode ser (Portaria, Decreto, MP ou Lei);
• Número: número da Portaria/Decreto de Nomeação do Assinante;
• Data: data da Portaria/Decreto de Nomeação do Assinante;
• Data DOU: data de Publicação no Diário Oficial da União;
• Texto: texto Complementar, geralmente utilizado em Portarias de Contratos e Minutas de Contratos, nesse caso, substituindo a Macro @ORDENADOR.

Modelos de Notificações Contratuais

Na tela de 8.9.1.1.5 - Modelos de Notificações Contratuais (CN2180), são cadastrados os modelos que posteriormente serão utilizados para 8.9.1.2.8 - Notificações Contratuais (CN2160).

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Campos da Tela

• Quadro Modelo
  • Nome: nome do modelo;
  • Tipo: tipo de documento (Notificação, Comunicado, Carta, Memorando, Memorando de Autorização);
  • Objetivo: objetivo do documento/modelo;
  • Situação: situação do modelo (Ativo ou Inativo);

• Quadro Parágrafos
  • Apresentação: primeiro parágrafo/texto contendo apresentação do assunto;
  • Motivação: parágrafo/texto seguinte contendo o porquê do documento;
  • Fundamentação: parágrafo/texto seguinte referente a fundamentação legal;
  • Encerramento: parágrafo/texto final de encerramento do documento;
  • Botão Visualizar Modelo: visualização do modelo de documento no formato PDF.

Visualização do Formulário CN3160 (MODELO DE NOTIFICAÇÃO CONTRATUAL)

Abaixo imagem de um Modelo de Notificação com os devidos parágrafos circulados para melhor entendimento da estrutura.

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Notificações Contratuais

A tela de 8.9.1.2.8 - Notificações Contratuais (CN2160), permite o cadastramento de documentos que serão encaminhados para a Contratada de acordo com a necessidade e motivação.
Podem ser cadastrados Comunicados, Notificações, Cartas e Memorandos, nos casos de Comunicados ou Notificações cadastrados com Prazo de Defesa, quando o prazo vencer o sistema auxilia enviando e-mail para o Administrador do Contrato informando o do prazo vencido.
Para maiores informações, clicar em Notificações Contratuais.

Modelos de Minutas

A tela de 8.9.1.1.6 - Modelos de Minutas (CN2170), permite o cadastro de modelos para Contratos, ATAs, Termos Aditivos e Termos de Autorização de Cronotacógrafo. A Minuta de Contrato/ATA é parte integrante do Processo Licitatório, contendo cláusulas importantes para o certame. Podem ser cadastrados muitos modelos para atender a vários tipos de licitação, ou seja, para aquisição de bens, para prestação de serviços simples, para prestação de serviços continuados, obras de engenharia, material de informática, entre outras demandas que, por sua particularidade, exigem campos diversos. Trata-se de apenas modelos, pois o responsável pelo cadastro sempre terá a chance de, ao utilizar um modelo, fazer as devidas correções, acrescentar campos, itens e modificar os textos.
Para maiores informações, acessar Modelos de Minutas.

Indicadores de Avaliação de Serviços de Contratos

A tela de 8.9.1.1.7 Indicadores de Avaliação de Serviços de Contrato (CN2220), permite o cadastramento de modelos de Indicadores e Critérios de Avaliação de Serviços de Contratos, podendo ser utilizados nas telas de Requisição de Compras e Relacionamento com Fornecedores, mas somente para os Contratos do tipo Terceirização.
Trata-se apenas de modelos, pois o responsável pelo cadastro sempre terá a chance de, ao utilizar um modelo, fazer as devidas correções, acrescentar critérios e valores de acordo com a finalidade e a avaliação do serviço.
Para maiores informações, clicar em Indicadores de Avaliação de Serviços.

Controle de Preços de Combustíveis

A tela de 8.9.1.2.4 - Controle de Preços de Combustíveis (CN2060), serve para o cadastro das variações ocorridas no valor do combustível, conforme rege o Contrato.
Utilizado nos casos de Contratos de Abastecimento com pagamento via Nota Fiscal da Distribuidora, com a utilização dos cartões para abastecimento essa modalidade de contratação ficou ultrapassada.

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Campos da tela

• Quadro Contrato
  • Número: número e ano do Contrato;
  • Objeto: objeto do Contrato.

• Quadro Itens Contrato
  • Descrição: quando tipo incluir REVOGAÇÃO, deve ser informado qualportaria esta sendo Revogada;
  • Vl. Unit. Contratado: valor unitário homologado na contratação;
  • Custo Unit. Inicial: valor unitário do custo inicial.
• Quadro Histórico de Variações - Revisados
  • Dt Variação: data da nota do distribuidor;
  • Custo Atual: valor unitário cobrado;
  • Variação (%): percentual de ajuste;
  • Valor Ajustado: valor ajustado para pagamento do combustível;
  • Rev: quando marcado indica que foi revisado pelo administrador do contrato no SGI.

• Quadro Histórico de Variações
  • Dt Variação: data da nota do distribuidor;
  • Custo Atual: valor unitário cobrado;
  • Variação (%): percentual de ajuste;
  • Valor Ajustado: valor ajustado para pagamento do combustível;
  • Rev: campo liberado para o administrador do contrato no SGI marcar após revisão do lançamento, depois salva, o sistema envia os marcados para o quadro da esquerda dos Revisados.