Cadastro de Empresas Autorizadas

Introdução

O Cadastro de Empresas Autorizadas é a base para Declaração da Conformidade dos instrumentos de medição que produzem (auto verificação), utilizado no portal PSIE, de acordo com os requisitos que constam na Portaria Inmetro nº 400/2013.
Deve ser feito por usuários com perfil (105 - Responsável pelo cadastro de Empresas Autorizadas) e assinados por usuários com perfil (94 - Responsável DIMEL).

Objetivos

• Permitir o cadastro de Empresas Autorizadas;
• Controlar a situação do cadastro das Empresas e do Escopo;

Descrição do Processo de Cadastramento

1. Cadastro do Proprietário - Deve ser adicionado o Vinculo c/ Inmetro (AUTORIZADA), adicionado o Endereço Principal, bem como cadastrados os Contatos do tipo "Contato Técnico" - Responsável Técnico e Resp. Técnico Substituto;
2. Cadastrar a Empresa Autorizada com o Escopo de Autorização, salvar e clicar em <Finalizar Cadastro - Enviar e-mail>;
3. Analise e autorização (assinatura) do responsável;

Barra de Tarefas do SGI

Para ter acesso às informações referentes às funcionalidades da tela, clicar em Introdução ao SGI .

Acesso

Acesse a tela de 18.1.1 Empresas Autorizadas (EA2010) utilizando o caminho indicado na Imagem 1 para realizar o cadastro.

Imagem 1

ABA Dados Cadastrais

Imagem 2

O usuário responsável pelo cadastro (com perfil 105), preenche os dados das ABAS [Dados Cadastrais] e [Escopo de Autorização] conforme mostrado na Imagem 2 e Imagem 3. O cadastro é bem simples, na ABA [Dados Cadastrais] basta informar o Número da Autorização, a Data do Cadastro, Nup/Processo, selecionar a Empresa (previamente cadastrada na tela de proprietários), e o assinante, na ABA [Escopo de Autorização], cadastrar os serviços da empresa, para cada serviço selecionar o Tipo de Classificação, a Classificação do Item, o Serviço de Declaração, a Capacidade Produtiva e a Situação do Escopo.
Para finalizar o cadastro deve ser utilizado o botão < Finalizar Cadastro / Enviar e-mail > para que o assinante seja informado. A situação passará para “FECHADO”.

O assinante, ao receber aviso em seu e-mail institucional, acessa a tela, consulta a autorização, revisa os dados, se houver necessidade pode fazer algum ajuste, por fim clica na caixa de seleção "Assinatura", do lado direito do seu nome, a situação do cadastro passará para "AUTORIZADO", podendo ser utilizado pelo PSIE.

obs1: Qualquer usuário com perfil 94 - Responsável DIMEL pode assinar o cadastro da empresa autorizada, desde que esteja com situação "FECHADO", independente de quem foi selecionado.
obs2: Para INATIVAR um cadastro, a situação deve estar “ABERTO”, permitindo alterar para "INATIVO", nesse caso é obrigatório preencher o campo Observação com uma justificativa, finalizando com o botão < Finalizar Cadastro / Enviar e-mail > para que o assinante seja informado.

Campos da tela:

• N° Autorização: código de identificação definido pela Disme (EA099);
• Data Cadastro: data do cadastro, preenchido automaticamente com a data do sistema;
• NUP/Processo: número do NUP / Processo Administrativo;
• Situação da Autorização: baseado no escopo de autorização;
  • Vigente;
  • Suspenso;
• Situação do Cadastro: situação do cadastro da empresa autorizada;
  • Aberto - aguardando o preenchimento dos dados. Após o cadastramento deve ser utilizado o botão < Finalizar Cadastro / Enviar e-mail > para que o Assinante seja informado que possui um cadastro de empresa para autorizar. A situação passará automaticamente para “Fechado”, essa situação sinaliza que foi finalizado a digitação do cadastro, e será encaminhado e-mail para o Assinante informando-o do cadastro da empresa;
  • Fechado - o Assinante deve autorizar o cadastro. A situação passará automaticamente para “Autorizado”;
  • Autorizado - indica que o cadastro da empresa esta autorizado e apto a ser utilizado no PSIE, não permite mais alterações;
  • Inativo – quando o cadastro da empresa não atender mais aos requisitos, não permite mais alterações;

• Empresa: informações da empresa autorizada, CNPJ, Razão Social, Código, Endereço, CEP, Município, UF, Bairro, Telefone e E-mail;
• Botão de Empresas: lista de Proprietários (LOV), mostra somente as empresas com Vínculo c/ Inmetro Autorizada;
• Resp. Técnico: contato técnico cadastrado no cadastro do proprietário. Nome, CPF, Telefone e E-mail;
• Substituto: contato técnico cadastrado no cadastro do proprietário. Nome, CPF, Telefone e E-mail;
• Observação: campo liberado para informações adicionais, ou para justificativa de cadastros inativados;
• Responsável: código e nome do servidor responsável pela autorização da empresa;
• Botão de Assinantes: lista de Funcionários (LOV), mostra somente funcionários com perfil 94 - Responsável DIMEL;
• Assinatura / Data: OK do assinante e data da assinatura, quando marcado indica que o cadastro da empresa foi autorizado;
• Botão Finalizar Cadastro / Enviar e-mail: indica o encerramento do cadastro, e comunica via e-mail o assinante responsável pela autorização do cadastro da empresa;

ABA Escopo de Autorização

Imagem 3

O cadastro dos itens, demonstrado na Imagem 3, é composto por alguns tipos de itens cadastrados no INMETRO.

Campos da tela:

• Tipo de Classificação: tipo de classificação do item, pode ser:
  
  • 7 BALANÇA CLASSES I E II
  • 1 BALANÇA CLASSES III E IIII (ATÉ 350 KG)
  • 9 BALANÇA DE PESAGEM EM MOVIMENTO
  • 3 BALANÇA MÉDIA CAPACID. (350 A 12 000 KG)
  • 5 BALANÇA RODO/FERROV. (ACIMA 12 000 KG)
  • 2 BOMBA MEDIDORA DE COMBUSTÍVEIS LÍQUIDOS
  • 43 BRAÇADEIRA PARA ESFIGMO
  • 25 CARROÇARIA PARA CARGA SÓLIDA
  • 47 COMPUTADOR DE VAZÃO PARA LÍQ. E GASES
  • 34 CRONOTACÓGRAFO
  • 11 DENSÍMETRO DE VIDRO
  • 42 DENSÍMETRO TERMOCOMPENSADO
  • 21 ESFIGMOMANÔMETRO
  • 19 ETILÔMETRO
  • 20 HIDRÔMETRO
  • 24 MEDIDA MATERIALIZADA DE VOLUME
  • 18 MEDIDOR DE ENERGIA ELÉTRICA
• Classificação do Item: classificação do item de serviço;
• Serviço de Declaração: relação da classificação do instrumento com o tipo de declaração para formalizar preço;
• Capacidade Produtiva (mil/ano): capacidade produtiva anual da empresa para o tipo de instrumento/classificação;
• Situação do Escopo: situação do item ;
  • Vigente;
  • Suspenso;

• Botão de Itens: lista de Materiais/Serviços do INMETRO (LOV), cadastrados na tela 8.12.1.1.1 Materiais e Serviços (CN2120);
• Unid.: unidade de medida (um, cx, pç, etc);
• SIASG: número da categoria do Siasg, sistema onde são realizadas as operações das compras governamentais dos órgãos integrantes do Sisg;
• Elemento Despesa: elemento de despesa a partir do plano de contas;
• Qtde: quantidade do item;
• Botão Detalhamento: utilizado para o detalhamento de itens de Serviço de Requisições de Compra do tipo Terceirização.
• Número Parcelas (SRP):
• Qtde Mínima (SRP):
• Especificação: especificação técnica do item;
• Especificação Geral dos Itens: especificação técnica geral que pode atender a todos os itens ou grande parte deles;

Detalhamento de Item de Serviço de Terceirização

Imagem 4

Nos casos de Requisição de Compras do tipo Terceirização, é possível detalhar os perfis/postos de trabalho de cada item de Serviço cadastrado, através do botão de acesso a tela de Detalhamento do Item, Imagem 4, entre os campos Quantidade e Número Parcelas (SRP) da ABA Itens da Requisição de Compra.
Quando o responsável de compras finalizar o processo de compra, na tela do Processo Licitatório, o sistema gera o contrato e insere o detalhamento junto aos itens do Contrato.

Visualização do Formulário GC3050 (ANEXO – ESPECIFICAÇÃO DOS ITENS)

Imagem 5

ABA Termo de Referência

Imagem 6

O Termo de Referência, Imagem 6, é parte integrante de um Edital, contendo cláusulas importantes que serão adicionadas em um contrato celebrado entre a instituição e um fornecedor, visando à execução de um serviço ou venda de produtos/materiais.
Nessa Aba, é possível utilizar um modelo de Termo de Referência previamente cadastrado; para isso, basta selecionar o Modelo na lista e clicar no botão < Adicionar Modelo >, ou simplesmente digitar os itens manualmente sem a utilização do modelo. Mesmo com a utilização do Modelo, o sistema permite a manipulação total dos itens do termo de referência.

Campos da tela:

• Item/Subitens: pode ser configurado até quatro níveis;
• Título: título do item. O sistema permite que fique em branco;
• Tipo: tipo do item. Quando selecionado indica que o item é de Prazo, podendo ser: (Prazo de Entrega, Prazo de Execução, Prazo de Garantia, Prazo de Pagamento e Prazo de Vigência);
• Data: data de prazo;
• Qtde: quantidade do prazo;
• Frequência: tipo de quantidade, pode ser: (Dias, Dias úteis, Meses e Anos).
• Texto: texto explicativo sobre o item. Se o titulo não for informado, o texto é obrigado a ser preenchido;

Posteriormente na Minuta o sistema substituirá as macros (@PPAGAMENTO, @PGARANTIA, @PENTREGA, @PEXECUCAO, @PVIGENCIA) pelas informações cadastradas nos itens de prazo do termo de referência.
Relação de Macro X Tipo:
@PPAGAMENTO = Prazo Pagamento
@PGARANTIA = Prazo Garantia
@PENTREGA = Prazo Entrega
@PEXECUCAO = Prazo Execução
@PVIGENCIA = Prazo de Vigência

Exemplo:
Texto da Minuta = PRAZO DE EXECUÇÃO: @PEXECUCAO;
Item no Termo de Referência = tipo Prazo Execução, Qtde = 3 e Frequência = Dias úteis;

após a substituição da macro @PEXECUCAO o texto da minuta ficará:
PRAZO DE EXECUÇÃO: 3 (três) dias úteis;

Visualização do Formulário GC3015 (ANEXO I – TERMO DE REFERÊNCIA)

Imagem 6.1

ABA Fornecedores / Orçamentos

Imagem 7

ABA Mapa de Apuração

Imagem 8

Visualização do Formulário GC3030 (MAPA DE APURAÇÃO – PESQUISA DE PREÇOS

Imagem 9

ABA Enquadramento

Imagem 10

Visualização do Formulário GC3030 (MAPA DE APURAÇÃO – PESQUISA DE PREÇOS

Imagem 11

ABA Anexos

Imagem 12

ABA Acompanhamento

Imagem 13

Na ABA de Acompanhamento, Imagem 13, serão registradas automaticamente as mudanças das etapas da requisição, ou qualquer assunto pertinente à requisição; para isso, basta escolher o tipo de ação OBSERVAÇÂO.
Campos da tela:

• Ocorrência: data da ocorrência;
• Tipo de Ação:
  • Enc. e-mail para Chefe do Setor;
  • Enc. e-mail para Resp. de Compras;
  • Enc. e-mail para Ordenador;
  • Autorizado pelo Chefe do Setor;
  • Autorizado pelo Resp. de Compras;
  • Autorizado pelo Ordenador;
  • Desautorizado pelo Chefe do Setor;
  • Desautorizado pelo Resp. Compras;
  • Desautorizado pelo Ordenador;
  • Observação;
  • Retornado;
  • Cancelado;
  • Enc. E-mail para Fornecedores;
  • Desclassificação de Fornecedor;
  • Mapa de Apuração Gerado;
  • Mapa de Apuração Aprovado;
• Usuário: usuário responsável pela ocorrência;
• Detalhamento: texto contendo uma explicação sobre a ocorrência.

Detalhamento das Etapas da Requisição

Segue abaixo o detalhamento das principais etapas do processo de Requisição de Compras:

Análise e Autorização do Chefe do Setor (2ª etapa)

O chefe do setor após analisar a requisição, deverá tomar uma das seguintes providências:

• Autorizar: somente se a situação estiver “FECHADO”. Após autorização a situação da requisição passa para “AUTORIZADO”, o sistema envia e-mail para o responsável de compras autorizar com cópia para o gestor de compras, quando não for a mesma pessoa; após autorização o sistema permite alterações somente pelo chefe do setor que autorizou, ou pelo responsável de compras selecionado. Exceção para o campo OBSERVAÇÃO e ABA Histórico. O chefe do setor pode fazer alterações na requisição, até que o responsável de compras autorize. Quando autorizado o sistema gera um lançamento (LOG) na ABA Histórico contendo a DATA e uma OBSERVAÇÃO referente ao encerramento da segunda etapa.
• Não autorizar: o sistema exige uma explicação do que deve ser corrigido, utilizando o campo observação, passa a situação da requisição para “ABERTO”, retornando a requisição para a primeira etapa, e envia e-mail para o solicitante/requisitante com a observação e a solicitação da correção. Gera um lançamento (LOG) na ABA Histórico com a DATA e a OBSERVAÇÃO.
• Cancelar: se optar por não dar continuidade ao processo, deve preencher o campo descritivo CANCELAMENTO com o motivo do cancelamento, nesse caso a situação passa para “CANCELADO” e um e-mail será enviado para o solicitante / requisitante, avisando-os do cancelamento. É gerado um lançamento (LOG) na ABA Histórico com DATA e uma OBSERVAÇÃO contendo a explicação do CANCELAMENTO. O sistema não permitirá mais alterações na requisição.
• Desautorizar: permitido somente se a situação estiver como “AUTORIZADO” e os demais autorizadores ainda não tiverem autorizado. O chefe do setor pode fazer alterações na requisição, bem como desautorizar, nesse caso, a situação passa para “ABERTO”, o SGI envia e-mail para o solicitante/requisitante com a observação avisando-os que a requisição foi desautorizada e retorna para a primeira etapa, além de gerar um lançamento (LOG) na ABA Histórico com DATA e uma OBSERVAÇÃO.

Análise e autorização do Responsável de Compras (3º etapa)

O responsável de compras durante a análise, antes de qualquer autorização pelo requisitante e chefe do setor, pode completar os itens da requisição com o cadastro de materiais do INMETRO, informar o número do lote dos itens, bem como, preencher as referências da requisição (se houver necessidade, e assim o requisitante permitir). Essas correções devem ser feitas antes do requisitante autorizar a requisição. Após autorização do requisitante ou do chefe do setor, e de sua análise, deverá tomar uma das seguintes providências:

• Autorizar: somente se a situação estiver “AUTORIZADO”, autorizado pelo chefe do setor. Após autorização, a situação da requisição passa para “EM ANÁLISE”, e o sistema envia e-mail para o Ordenador de Despesas avisando-o que possui uma Requisição para autorizar. É gerado um lançamento (LOG) na ABA Histórico contendo a DATA e uma OBSERVAÇÃO referente ao encerramento da terceira etapa.
• Não autorizar: o sistema exige uma explicação do que deve ser corrigido, utilizando o campo observação, desautoriza a autorização do chefe do setor, passa a situação da requisição para “ABERTO”, retornando-a para a primeira etapa. Envia e-mail para o chefe do setor/solicitante/requisitante com a observação e a solicitação da correção. É gerado um lançamento (LOG) na ABA Histórico com a DATA e a OBSERVAÇÃO.
• Cancelar: se optar por não dar continuidade ao processo, deve preencher o campo descritivo CANCELAMENTO com o motivo do cancelamento, nesse caso a situação passa para “CANCELADO” e um e-mail será enviado para o solicitante / requisitante / chefe do setor, avisando-os do cancelamento. É gerado um lançamento (LOG) na ABA Histórico com DATA e uma OBSERVAÇÃO contendo a explicação do CANCELAMENTO. O sistema não permitirá mais alterações na requisição.
• Desautorizar: permite somente se a situação estiver “EM ANÁLISE” sem a Aprovação do Ordenador de Despesas. O responsável de compras pode fazer alterações na requisição, bem como desautorizar, nesse caso, a situação passa para “DESAUTORIZADO”, o SGI envia e-mail com a observação para o chefe do setor avisando-o que a requisição foi desautorizada e retorna para a segunda etapa, além de gerar um lançamento (LOG) na ABA Histórico com DATA e uma OBSERVAÇÃO.

Análise e autorização do Ordenador de Despesas (4º etapa)

O Ordenador de Despesas, após autorização do responsável de compras, e de sua análise, deve tomar uma das seguintes providências:

• Autorizar: somente se a situação estiver “EM ANÁLISE”, autorizado pelo chefe do setor e pelo responsável de compras. Após autorização, a situação da requisição passa para “APROVADO”, e o sistema envia e-mail para o responsável de compras com cópia para o gestor de compras, quando não for a mesma pessoa, informando-os que a compra foi aprovada. É gerado um lançamento (LOG) na ABA Histórico contendo a DATA e uma OBSERVAÇÃO referente ao encerramento da quarta etapa.
• Não autorizar: o sistema exige uma explicação do que deve ser corrigido, utilizando o campo observação, desautoriza a autorização do responsável de compras, passa a situação da requisição para “AUTORIZADO”, retornando a requisição para a terceira etapa, e envia e-mail para o responsável de compras com a observação e a solicitação da correção. É gerado um lançamento (LOG) na ABA Histórico com a DATA e a OBSERVAÇÃO.
• Cancelar: se optar por não dar continuidade ao processo, deve preencher o campo descritivo CANCELAMENTO com o motivo do cancelamento, nesse caso a situação passa para “CANCELADO” e um e-mail será enviado para o solicitante / requisitante / chefe do setor / responsável de compras, avisando-os do cancelamento. É gerado um lançamento (LOG) na ABA Histórico com DATA e uma OBSERVAÇÃO contendo a explicação do CANCELAMENTO. O sistema não permitirá mais alterações na requisição.
• Desautorizar: permitido somente se a situação estiver “APROVADO”. O Ordenador poderá alterar o campo OBSERVAÇÃO, ou cadastrar alguma informação na ABA HISTÓRICO. No caso de desautorizar, a situação passa para “EM ANÁLISE”, o SGI envia e-mail com a observação para o responsável de compras avisando-o que a requisição foi desautorizada e retorna para a terceira etapa, além de gerar um lançamento (LOG) na ABA Histórico com DATA e uma OBSERVAÇÃO.

Critérios de Aceitação

A requisição deve ter todos os itens cadastrados com suas especificações técnicas, bem como ter o item do cadastro de materiais do INMETRO selecionado. Também deve possuir o Termo de Referência preenchido com os itens e subitens, além de ser autorizada pelo chefe do setor requisitante, responsável de compras e aprovado pelo Ordenador de Despesas.

Envio de e-mail para os fornecedores solicitando cotação de preços (6º Etapa)

Deverá ser feito fora do SGI, nos aplicativos de e-mail utilizados pelo INMETRO. Com os anexos dos PDFs da Requisição de Compra e do Termo de Referência.

Aprovação do Mapa de Apuração (8º Etapa)

Uma vez que foram lançados todos os fornecedores e valores para cada item, necessários para a pesquisa de preços, o responsável pela geração do Mapa de Apuração confere se há um número mínimo de três valores para cada item, se os valores foram lançados devidamente e, por último, finaliza o mapa encaminhando-o para a próxima etapa, que é o enquadramento da despesa.

Enquadramento da Despesa (9º Etapa)

Uma vez que o processo gerou o Mapa de Apuração, com os valores de referência para cada item ou lote, é realizado o enquadramento da despesa. Esta etapa pressupõe estabelecer se o processo resultará em uma modalidade de licitação, dispensa ou inexigibilidade. O responsável por esta etapa, escolhe também se o processo com base na natureza das informações terá ou não contrato, se é feito só de itens, lote ou itens e lotes. Nesta etapa, o responsável financeiro e ordenador de despesas também se posicionam, autorizando ou não o que corresponde a cada um.

Autorização em Lote das Requisições de Compra

Os autorizadores podem utilizar a tela de 8.12.1.2.3 Autorizações em Lote (GC2060) para visualizar e autorizar requisições de compras e processos licitatórios pendentes.
O manual desta tela se encontra em Autorização em Lote

Parâmetros utilizados pelo sistema

Nesta tela, mostrada na Imagem 14, temos o e-mail responsável pelo envio das notificações automáticas do módulo de Compras. O acesso é realizado pelo seguinte caminho: MENU: Gerenciador -> Parâmetros -> Cadastros -> Parâmetros (2.1.1)

Imagem 14

Permissões Especiais (Controles)

Esta tela, mostrada na Imagem 15, é utilizada para o cadastramento dos perfis de usuários do módulo de Compras. Dependendo do perfil selecionado, o usuário poderá executar determinadas ações no módulo.

Imagem 15

O acesso é realizado pelo seguinte caminho: MENU: Aplicações -> Administrativas -> Compras -> Cadastros -> Controles -> Autorizações (8.12.1.3.1)

Tipos de Autorizações Possíveis:

• 39 – Requisitante por Setor: Funcionário com permissão para requisitar compras de Materiais/Serviços para o Setor.
• 4 – Chefe do Setor: Responsável do setor requisitante, que autoriza a requisição de compra.
• 2 – Funcionários de Compras: Funcionários do setor de compras.
• 5 – Responsável de Compras: Responsável pelo setor de compras, que formaliza a requisição.
• 15 – Gestor de Sistema: Responsável pelo módulo de Compras.
• 3 – Ordenador: Ordenador de Despesas.
• 14 – Administrador de Informática:

Cadastro de Materiais e Serviços

O cadastro de materiais e serviços é próprio de cada órgão delegado, sendo que o mesmo deve procurar ter um cadastro atualizado e, tanto quanto possível, alinhado ao cadastro nacional. Neste sentido, os materiais devem ser correlacionados as referências do Inmetro, encontrando o material/serviço que melhor se associa, através do quadro Referência Inmetro (Família/Subfamília/Item).
O cadastro é realizado na tela 8.12.1.1.1 Materiais e Serviços (CN2120) , e o manual da mesma se encontra em Cadastro de Materiais e Serviços

Modelos de Termos de Referência

Um Termo de Referência (ou Termos de Referência) é um documento no qual uma instituição contratante estabelece os termos pelos quais um serviço deve ser prestado ou um produto deve ser entregue por potenciais contratados. Os termos de referência precedem a assinatura do contrato e tem como função principal informar potenciais contratados sobre as especificações do serviço ou produto. A elaboração de termo de referência ou projeto básico é obrigatória para toda contratação, e quando o contrato é celebrado, os termos de referência se tornam parte integrante do contrato. O requisitante sempre terá a chance de, na requisição de compra, ao utilizar um modelo de termo de referência, fazer as devidas correções, acrescentar campos, itens e modificar os textos. Dependendo do enquadramento da despesa o termo pode virar um projeto básico.
Para obter mais informações sobre o Termo de referência, clique em Modelos de Termos de Referência.

Indicadores de Avaliação de Serviços

A tela permite o cadastramento de modelos de Indicadores e Critérios de Avaliação de Serviços de Contratos, podendo ser utilizados nas telas de 8.12.1.2.1 Requisição de Compras (GC2010) e Relacionamento com Fornecedores, mas somente para os Contratos do tipo Terceirização. Trata-se de apenas modelos, pois o responsável pelo cadastro sempre terá a chance de, ao utilizar um modelo, fazer as devidas correções, acrescentar critérios e valores de acordo com a finalidade e a avaliação do serviço.
Para maiores detalhes sobre os Indicadores de Avaliação de Serviços, clique em Indicadores de Avaliação de Serviços.


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