Guia Rápido do Módulo de Contratos

Introdução

Esta Guia tem por finalidade apresentar as principais funcionalidades do módulo de Contratos.

Barra de Tarefas do SGI

Para ter acesso às informações referentes às funcionalidades da tela, clicar em Introdução ao SGI .

Localização no Menu

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Fluxo de Cadastro de Processos

Processo homologado e publicado – Processo Administrativo protocolado no SGI.

• Solicitação de Emissão de Empenho original (SEE);
• Assinatura da SEE;
• Cadastro de Nota de Empenho gerado a partir da SEE (exceto produtos de Almoxarifado);
• Cadastro do Contrato/Termos Aditivos (quando ocorrer informando a SEE original);
• Assinaturas na Portaria (responsável e fiscais);
• Emissão de Boletim de Medição pelo Fiscal para pagamento de cada nota fiscal.

Solicitação de Emissão de Empenho - SEE

A tela 8.9.1.2.1 - Solicitação de Emissão de Empenho (CN2110), contém informações necessárias para a emissão do empenho, ou seja, dados financeiros, dados da vencedora do certame e do Representante Legal.
Antes de começar a preencher a SEE, é necessário que existam alguns cadastros no SGI:

• protocolo do processo/NUP, que deve ser do tipo Administrativo (7.1.1 - Protocolo (PR2010));
• Fornecedor (1.1.1.1 – Proprietários (LO2090));
• Itens de Material/Serviços Diversos ( 8.9.1.1.4 - Materiais e Serviços (CN2120)).

Para mais informações sobre SEE, clicar em Solicitação de Emissão de Empenho.

Nota de Empenho - NE

Empenho é o ato praticado pela autoridade competente que cria para o Estado, a obrigação de pagamento pendente, consiste na reserva de DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA para um fim específico.
É formalizado mediante a emissão de um documento denominado “NOTA DE EMPENHO”, pela tela 8.9.1.2.2 - Notas de Empenho (CN2131).
Para mais informações sobre SEE, clicar em Notas de Empenho.

Cadastro de Materiais e Serviços

O Cadastro de ( 8.9.1.1.4 - Materiais e Serviços (CN2120), é próprio de cada órgão delegado, sendo que o mesmo deve manter o cadastro atualizado e, tanto quanto possível, alinhado ao cadastro nacional.
Neste sentido, os materiais devem ser correlacionados às referências do Inmetro, encontrando o material/serviço que melhor se associa, através do quadro Referência Inmetro (Família/Subfamília/Item).
Para mais informações sobre este serviço, clicar em Cadastro de Materiais e Serviços.

Relacionamento com Fornecedores

A tela de 8.9.1.2.3 - Relacionamento com Fornecedores (CN2010), serve para cadastramento de Contratos Administrativos, Processos Ordinários, Atas e Convênios.
Para eventuais ajustes, como alteração dos itens, a situação deve ser alterada para ABERTO.
Para mais informações sobre este serviço, clicar em Relacionamento com Fornecedores.

Assinatura em Lote para Documentos

A tela 8.9.1.2.7 – Assinatura em Lote para Documentos (CN2100), permite a visualização e assinatura/aceite em lote dos documentos do módulo de Contratos (Ex.:Solicitação de Emissão de Empenho, Portaria de Nomeação de Fiscais, Boletim de Medição) de acordo com o usuário logado.
Para mais informações, clicar em Assinatura em Lote para Documentos.

Grupo de Veículos para Contratos

Na tela8.9.1.1.1 - Grupo de Veículos para Contratos (CN2050), são cadastrados os grupos de veículos, com finalidade de facilitar o cadastramento e manutenção de contratos do tipo Veículos.
Para maiores informações, acessar Grupo de Veículos para Contratos.

Modelos de Portarias de Contratos

A Tela de 8.9.1.1.2 - Modelos de Portarias de Contratos (CN2080), utilizada para o cadastramento de configurações padrão para os textos das portarias de nomeação e revogação dos Fiscais/Membros/Comissão dos Contratos.
Para mais informações, acessar Modelos de Portarias de Contratos.

Assinantes para Documentos de Contratos

A tela 8.9.1.1.3 - Assinantes para Documentos de Contratos (CN 2090), será usada para configurar a abertura da portaria conforme assinante indicado na mesma.
Para mais informações, acesse Assinantes para Documentos de Contratos.

Modelos de Notificações Contratuais

Na tela de 8.9.1.1.5 - Modelos de Notificações Contratuais (CN2180), são cadastrados os modelos que posteriormente serão utilizados para 8.9.1.2.8 - Notificações Contratuais (CN2160).

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Campos da Tela

• Quadro Modelo
  • Nome: nome do modelo;
  • Tipo: tipo de documento (Notificação, Comunicado, Carta, Memorando, Memorando de Autorização);
  • Objetivo: objetivo do documento/modelo;
  • Situação: situação do modelo (Ativo ou Inativo);

• Quadro Parágrafos
  • Apresentação: primeiro parágrafo/texto contendo apresentação do assunto;
  • Motivação: parágrafo/texto seguinte contendo o porquê do documento;
  • Fundamentação: parágrafo/texto seguinte referente a fundamentação legal;
  • Encerramento: parágrafo/texto final de encerramento do documento;
  • Botão Visualizar Modelo: visualização do modelo de documento no formato PDF.

Visualização do Formulário CN3160 (MODELO DE NOTIFICAÇÃO CONTRATUAL)

Abaixo imagem de um Modelo de Notificação com os devidos parágrafos circulados para melhor entendimento da estrutura.

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Notificações Contratuais

A tela de 8.9.1.2.8 - Notificações Contratuais (CN2160), permite o cadastramento de documentos que serão encaminhados para a Contratada de acordo com a necessidade e motivação.
Podem ser cadastrados Comunicados, Notificações, Cartas e Memorandos, nos casos de Comunicados ou Notificações cadastrados com Prazo de Defesa, quando o prazo vencer o sistema auxilia enviando e-mail para o Administrador do Contrato informando o do prazo vencido.
Para maiores informações, clicar em Notificações Contratuais.

Modelos de Minutas

A tela de 8.9.1.1.6 - Modelos de Minutas (CN2170), permite o cadastro de modelos para Contratos, ATAs, Termos Aditivos e Termos de Autorização de Cronotacógrafo. A Minuta de Contrato/ATA é parte integrante do Processo Licitatório, contendo cláusulas importantes para o certame. Podem ser cadastrados muitos modelos para atender a vários tipos de licitação, ou seja, para aquisição de bens, para prestação de serviços simples, para prestação de serviços continuados, obras de engenharia, material de informática, entre outras demandas que, por sua particularidade, exigem campos diversos. Trata-se de apenas modelos, pois o responsável pelo cadastro sempre terá a chance de, ao utilizar um modelo, fazer as devidas correções, acrescentar campos, itens e modificar os textos.
Para maiores informações, acessar Modelos de Minutas.

Indicadores de Avaliação de Serviços de Contratos

A tela de 8.9.1.1.7 Indicadores de Avaliação de Serviços de Contrato (CN2220), permite o cadastramento de modelos de Indicadores e Critérios de Avaliação de Serviços de Contratos, podendo ser utilizados nas telas de Requisição de Compras e Relacionamento com Fornecedores, mas somente para os Contratos do tipo Terceirização.
Trata-se apenas de modelos, pois o responsável pelo cadastro sempre terá a chance de, ao utilizar um modelo, fazer as devidas correções, acrescentar critérios e valores de acordo com a finalidade e a avaliação do serviço.
Para maiores informações, clicar em Indicadores de Avaliação de Serviços.

Controle de Preços de Combustíveis

A tela de 8.9.1.2.4 - Controle de Preços de Combustíveis (CN2060), serve para o cadastro das variações ocorridas no valor do combustível, conforme rege o Contrato.
Utilizado nos casos de Contratos de Abastecimento com pagamento via Nota Fiscal da Distribuidora, com a utilização dos cartões para abastecimento essa modalidade de contratação ficou ultrapassada.

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Campos da tela

• Quadro Contrato
  • Número: número e ano do Contrato;
  • Objeto: objeto do Contrato.

• Quadro Itens Contrato
  • Descrição: quando tipo incluir REVOGAÇÃO, deve ser informado qual portaria esta sendo Revogada;
  • Vl. Unit. Contratado: valor unitário homologado na contratação;
  • Custo Unit. Inicial: valor unitário do custo inicial.
• Quadro Histórico de Variações - Revisados
  • Dt Variação: data da nota do distribuidor;
  • Custo Atual: valor unitário cobrado;
  • Variação (%): percentual de ajuste;
  • Valor Ajustado: valor ajustado para pagamento do combustível;
  • Rev: quando marcado indica que foi revisado pelo administrador do contrato no SGI.

• Quadro Histórico de Variações
  • Dt Variação: data da nota do distribuidor;
  • Custo Atual: valor unitário cobrado;
  • Variação (%): percentual de ajuste;
  • Valor Ajustado: valor ajustado para pagamento do combustível;
  • Rev: campo liberado para o administrador do contrato no SGI marcar após revisão do lançamento, depois salva, o sistema envia os marcados para o quadro da esquerda dos Revisados.

Empenho para Manutenção de Veículos

Na tela de 8.9.1.2.5 - Empenho para Manutenção de Veículos (CN2070), devem ser cadastradas as informações referentes aos empenhos para pagamentos de Manutenção de Veículos.

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• Orçamentos Aprovados, aguardando digitação do Empenho: nessa opção o sistema lista todos os Orçamentos pendentes de informação dos Empenhos para pagamento;
• Orçamentos com Empenhos já digitados: lista de todos os orçamentos e seus empenhos vinculados por conta de despesa;

Campos da tela

• Quadro Orçamentos: Orçamentos aprovados com valor total separado pelos campos Total de Peças, Filtros, Óleos e Serviços.
  • Regional: nome da regional a que o veículo está vinculado;
  • Orçamento: número e ano do orçamento;
  • Data: data do orçamento;
  • Memorando: número do memorando da ordem do serviço;
  • Placa: licença do veículo;
  • Empresa - Oficina: nome da empresa contratada;
  • Peças: total de peças;
  • Filtros: total de filtros;
  • Óleos: total de óleos lubrificantes;
  • Serviços: total de serviços (mão de obra);
  • Total: total do orçamento;
  • Botão Retornar: desfazer a Digitação das informações do Empenho.

• Quadro Empenhos
  • Conta Contábil: grupo Contábil do item de despesa;
  • Descrição da Conta: descrição da Conta Contábil;
  • NE Original: número da Nota de Empenho original;
  • Data: data do Empenho;
  • NE Reforço: número da Nota de Empenho de Reforço;
  • Data: data do Empenho de Reforço;
  • Valor Orçamento: valor do Orçamento/Empenhado para o grupo contábil.

Boletim de Medição

O 8.9.1.2.6 - Boletim de Medição (CN2150), é um documento complementar ao Atesto da nota fiscal no qual será emitido parecer sobre o fornecimento/serviço prestado.
Para maiores informações, acessar Boletim de Medição.

Comunicado de Alteração de Postos de Trabalho

O módulo de contratos do Sistema de Gestão Integrada – SGI possui diversas funcionalidades para atender o processo de relacionamento com fornecedores, uma delas é a tela de 8.9.1.2.9 - Comunicado de alteração de Postos de Trabalho (CN2200), que visa padronizar, organizar e facilitar a rotina de comunicação de acréscimo, substituição, transferência e disponibilidade de posto de trabalho de contratos de serviços continuados.
Para mais informações sobre esta funcionalidade, clicar em Comunicado de Alteração de Postos de Trabalho.

Verificação de Pendências de Colaboradores/Servidores

A tela 8.9.1.2.10 - Verificação de Pendências Colaborador/Servidor (RH6040), permite verificar a existência de pendências para um determinado funcionário. Isto poderá ocorrer por solicitação do RH, que ao inativar um funcionário não obteve êxito em virtude de pendências encontradas.

Para maiores informações, acessar Verificação de Pendências Colaborador/Servidor.

Permissões Especiais (Controles)

A tela 8.9.1.3.1 – Autorizações (GS2420), serve para o cadastramento dos perfis de usuários do módulo de Contratos.
Dependendo do perfil selecionado, o usuário poderá executar determinadas ações no módulo.

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Tipos de Autorizações possíveis:

• 2 - Funcionários: usuários com permissão para cadastrar SEE's, NEE's, Contratos e demais telas do Menu Cadastros Básicos, bem como ser Administrador de Contratos;
• 3 - Ordenador: responsável pela aprovação de Acréscimo ou Disponibilidade de Postos de Trabalho por Contrato;
• 4 - Chefe de Setor: requisitante ou responsável do setor requisitante/destino, que autoriza o Acréscimo, Substituição, Transferência ou Disponibilidade de Posto de Trabalho;
• 14 - Administrador Informática: funcionário de TI com permissão para suporte de alguns cadastros;
• 15 - Gestor de Sistema: gestor de Contratos;
• 16 - Coordenador/Diretos: coordenador de Grupo/Diretor, responsável pela validação de acréscimo de Posto de Trabalho;
• 23 - Solicitante Geral: funcionário com permissão para cadastrar SEE's;
• 50 - Responsável/Aprovador Documentos: funcionários com permissão para assinar SEE's, Boletins de Medição e Notificações;
• 79 - Assinante designado por Portaria: Assinar portarias de fiscais de Contratos e outros documentos especiais;

Parâmetros Utilizados pelo Sistema

O acesso aos parâmetros utilizados pelo módulo, se dá pelo seguinte caminho: MENU: Gerenciador -> Parâmetros -> Cadastros -> Parâmetros (2.1.1)

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